Effizientes Unternehmen

In vielen Organisationen treten die gleichen Ursachen für ineffiziente Arbeit und oft auch Frustration der Mitarbeiter auf. Die häufigsten Ursachen sind Probleme, die sich auf wiederkehrende routinemäßige Kleinigkeiten beziehen, bei denen sich selbst ein kleines Problem auswirkt.

Basierend auf Studien zum Team- und Mitarbeiterverhalten hat die Forschung die häufigsten Ursachen identifiziert, warum Unternehmen ineffizient sind.

Präzision bei der Aufgabenzuweisung

Arbeit zuzuweisen ist für viele Führungskräfte langweilig. Andere haben Spaß daran, was aber nicht bedeutet, dass sie es effizient tun. In AyMINE haben Sie ein System, das langjährige Praxis nutzt, die in Standards und Schulungen für Manager einfließt – eine Kombination aus automatisierter Aufgabenzuweisung mit einem ausgefeilten System zur Steuerung der Aufgabenverantwortung.

Unternehmen verlassen sich oft z. B. auf Aufgaben in MS Outlook. Deren Problem ist jedoch, dass es sich immer um eine Aufgabe für einen einzelnen Mitarbeiter handelt und die Kontrolle über diese Aufgaben problematisch ist. Auch die meisten anderen Workflow-Management-Tools weisen Aufgaben so zu, dass es oft nicht passt, weil man eine Aufgabe nicht mehreren Personen zuweisen kann – einem Team, das die Aufgabe übernimmt und erledigt.

AyMINE bietet Ihnen die modernste Art der Aufgabenverwaltung, die Sie finden können. Es kombiniert die Anbindung an Methoden und Standards, Automatisierung, aber auch Flexibilität, die Ihnen Workflow-Systeme sonst nicht bieten.

Aufbewahrung von Informationen und Dokumentationen aller Art

Ein hochwertiges Management der operativen und archivierten Dokumentation ist der Schlüssel zu einem effizienten Unternehmen. Dabei sind Informationen bei weitem nicht nur Dokumente – im Gegenteil. Meist ist eine andere Form effizienter als Dokumente, aber diese werden genutzt, weil nichts Besseres verfügbar ist.

AyMINE ist ein breit gefächertes Informationssystem, das es Ihnen ermöglicht, strukturierte Informationen strukturiert aufzubewahren, während es gleichzeitig ein vollwertiges DMS ist. Strukturierte Informationen, Aufgaben, Entscheidungsfindungen in weiteren alltäglichen Agenden lassen sich leicht mit Dokumenten wie Verträgen, Bestellungen, aber auch Anforderungen, Problemen usw. verknüpfen.

AyMINE bietet Ihnen auch die Funktion eines Aktenarchivs, sodass Sie Dokumente langfristig mit der Gewissheit archivieren können, dass Sie die volle Kontrolle über den Zugriff darauf haben.

Arbeitsberichte

Arbeitsberichte wirken auf den ersten Blick nicht wie ein wichtiges Objekt – abgesehen von der grundlegenden Notwendigkeit, der gesetzlichen Pflicht zur Überwachung der Arbeitszeit und der Kontrolle der Arbeit der Leute nachzukommen.

Effiziente Arbeitsberichte müssen natürlich die Erfüllung gesetzlicher Pflichten ermöglichen, sollten aber auch dem Zweck dienen. Sie sind ein bedeutendes Werkzeug für Planung, Qualitätskontrolle und die Bewertung der Unternehmenseffizienz. Um dies erfüllen zu können, müssen sie richtig strukturiert und unterstützt sein.

AyMINE widmet den Berichten große Aufmerksamkeit. Dadurch können sie ein wertvoller Beitrag zur Unternehmensführung sein und gleichzeitig komfortabel für die Mitarbeiter.

Jeder hat schon einmal erlebt, dass er Informationen nicht finden konnte, die er benötigte. Oft sogar solche, die er selbst vor kurzem irgendwo gespeichert hat.

Informationsmanagement umfasst jedoch viel mehr – die gesamte Problematik sollte mit einer Vision beginnen, was alles wichtig ist. Das Teilen ist erst der 3. Schritt – zuerst muss es etwas zu teilen geben.

Informationen nützen jedoch nichts, wenn sie nicht geteilt werden. Umgekehrt ist das Teilen mit allen meist nicht wünschenswert. Oft ist es sogar gefährlich, illegal oder vertraglich untersagt. Sie benötigen daher ein starkes Werkzeug, um steuern zu können, wer worauf Zugriff hat.

Mehr zum Thema Informationsmanagement finden Sie hier.

Informationsmanagement

Automatisierung der Pflichterfüllung

Eine wichtige Agenda jedes Unternehmens ist auch die Einhaltung vieler Vorschriften und Standards. Egal, ob Sie Elektronik für Autos herstellen, Brücken bauen oder Torten backen. Auf jede Tätigkeit beziehen sich heute Pflichten, die erfüllt werden müssen. Und genau dafür dient in AyMINE die Unterstützung zur Einhaltung von Standards.

Übrigens haben wir die Automatisierung von Prozessen für vorgeschriebene Vorschriften ans Ende gesetzt, aber sie stand am Anfang des Systems AyMINE. Auch deshalb ist die Unterstützung konsequent in andere Prozesse und Tätigkeiten integriert.

Richtiges Führen von Besprechungen

Besprechungen sind und bleiben die Grundlage für ein effizientes Funktionieren des Teams. Jeder saß wahrscheinlich schon in einer Besprechung, die ihm lang, unnötig oder unproduktiv vorkam. Vielleicht wirken sie auf den ersten Blick nicht wie der wichtigste Punkt, aber ineffiziente Besprechungen ziehen eine ganze Reihe von Problemen nach sich: Zeitverlust, dysfunktionale Entscheidungsfindung, fehlende Informationen. Sie sind oft die Essenz aller oben beschriebenen Probleme.

Effizienzsteigerung von Besprechungen

Besprechungen werden von Mitarbeitern langfristig als eines der größten Probleme wahrgenommen, weshalb wir uns ihnen besonders sorgfältig gewidmet haben.

In AyMINE haben wir uns den Besprechungen aber auch aus einem anderen Grund gewidmet – dort entstehen Entscheidungen, Aufgaben werden gelöst, Informationen besprochen. Es handelt sich um Tätigkeiten, die für die weitere Arbeit sehr wichtig sind, und ein großes Problem vieler Teams sind fehlende oder unauffindbare Informationen aus Besprechungen.