Efektivní interní komunikace

Efektivita komunikace je velkou bolestí mnoha firem všech velikostí a jedním z nejčastějších důvodů odchodu lidí. Máme pro vás řešení, které firmám šetří v průměru 1/3 nákladů
Problémy komunikace středních a velkých firem
Problémy, které mají velké firmy, vyplývají jak ze samotné velikosti týmů, ale i složitých odpovědností a pravidel.

Množství emailů

Interní komunikaci stále ještě dominují emaily, i když jde o velmi neefektivní způsob komunikace. Není výjimečné, že vedoucí pracovníci mají i 100 emailů za den a stejně tak mají stovky nepřečtených zpráv.

Problém mnoha emailů zatěžuje i nejenom manažery, ale i výkonné pracovníky. Ať už proto, že jejich emaily vedoucí nestíhá číst, takže nemají reakce na důležité věci nebo mají důležité informace v emailu vytržené ze souvislostí.

Zkušenosti z firem potvrzují, že minimálně 50 %, ale u řídících pracovníků často i 90 % mailů jsou maily "pro informaci" – aby byl adresát v obraze, aby mohl později dohledat, jak se to či ono řešilo a nemusel hledat u lidí a ptát se. Lidé si tak z emailů budují vlastní poznámkový blok – knowledge base.

Příliš mnoho informací

Velké firmy své pracovníky zavalí množstvím informací. Informacím často chybí kvalitní struktura, nejsou provázané a jsou lidem sdělovány v době, kdy je autor vymyslel, ne když je adresát potřebuje.

Efektivní komunikace neznamená, že informace nemají vznikat nebo nemají být dostupné, ale že jsou dostupné tehdy, když je příjemce potřebuje.

Neefektivní porady

Snad nejčastější stížností lidí ohledně komunikace jsou neefektivní porady. Jde o problém komplexní počínaje nezkušeností organizátorů porad, přes nevhodně nastavené procesy (např. povinnost věci projednat na poradě, i když porada nepřináší užitek), až po chybějící nástroje pro „online“ firemní komunikaci.

Efektivní porady potřebují nejenom zkušené manažery, ale i automatizaci. A v neposlední řadě jiné komunikační kanály, které mohou velkou část porady nahradit a tak potřebu scházet se omezit.

Složité předpisy s příliš mnoha změnami

Čím je firma větší, tím více interních pravidel má. Ve velkých firmách není výjimečné, že každý týden nebo i častěji pracovníci dostávají informace o změnách předpisů. Kromě toho, že je tento způsob velmi drahý (doba čtení × počet čtenářů, to jsou i tisíce hodin ročně), je i velmi neefektivní. Není možné, aby si lidé všechny změny pamatovali, v nejlepším případě si zapamatují, že se pravidla změnila.

Dynamické řízení úkolů navázané přímo na předpisovou základnu umožňuje tuto komunikaci zásadně zjednodušit. Práce je díky tomu kvalitnější a ušetří se mnoho hodit. V neposlední řadě se lidem bude pracovat lépe.

Problémy komunikace malých firem
Malým firmám zejména chybí nástroje a kultura. Obojí je dáno malými investicemi do vnitřní organizace a chybějícími zkušenostmi.

Chybějící nástroje

Malé firmy často nemají nic jiného, než emaily. Chybí intranetové stránky, sdílené adresáře, „knowledgebase“ a mnoho dalších nástrojů, které velké firmy mají.

Nástroje často chybí proto, že nejsou znalosti, jak je používat, takže se není, kdo by si je vzal na starost. Malé firmy také více šetří a každá investice do vnitřní kultury je více zvažována.

Chybí zkušenosti

Zkušenost je základním krokem k tomu, abychom si ověřili, že nám něco skutečně pomůže. Když není možnost ověřit, že investice se vyplatí, je těžké si jí interně zdůvodnit.

Firma přerostla vlastní procesy

Zatímco 5 nových pracovníků ve velké firmě nemá na její fungování vliv, v malé firmě znamenají zásadní nárůst, který vyžaduje interní změny. Je třeba změnit způsoby sdílení informací, komunikace i řízení. Když firma vnitřně neroste, problémy se hromadí a brzy začnou mít vliv i na další části fungování rostoucího týmu.

Není výjimkou, že v malých i středních firmách chybí k většině rozhodnutí, dohod i pokynů záznamy. Vše se vyřizuje ústně, telefonicky, případně zprávami přes SMS nebo dokonce WhatsApp.

Důsledkem chybějících pravidel je opět malá efektivita, ale také často spory a nejasnosti, které se přímo projevují do kvality výrobků a služeb.

Kompletní podpora komunikace

S AyMINE získáte podporu efektivní komunikace:

„Základem efektivní komunikace není snižovat informovanost. Největší zlepšení přinesou dvě jednoduchá pravidla:

  1. Místo, aby se k lidem přenášelo co nejvíc informací v době, kdy vznikají a způsobem, který se hodí autorovi, je třeba poskytovat jenom užitečné informace, a to v době, kdy je člověk potřebuje.
  2. Sdílet informace je třeba co nejjednodušší formou.“

Způsoby interní komunikace

Jedním z nejdůležitějších nástrojů komunikace je sdílení informací a vzájemná informovanost o práci. Díky tomu lidé nemusí shánět a posílat si informace, jako jsou vzory dokumentů, popisy úkolů, přehledy, kdo co dělá a jak dlouho práce trvala, atd. Efektivní sdílení ušetří "neproduktivní komunikaci", kdy sháníme něco, abychom mohli dělat vlastní tvořivou práci.

Pro komunikaci jsou k dispozici:

K efektivní komunikaci přispívá i její automatizace v rámci podporovaných procesů, např.:

Nástroje pro komunikaci s veřejností a obchodními partnery

Zbavte se interních emailů

Systém nahradí většinou interní emailové komunikace efektivnější komunikací. Prováděli jsme analýzu mnoha emailů vedoucích i výkonných pracovníků a hledali, které je možné nahradit efektivnější prací nebo komunikací. Z výzkumu vyplynulo, že je možné redukovat počet interních emailů o 30 – 90% změnami způsobů, jak lidé komunikují:

Okamžitá publikace výsledků

AyMINE umožňuje vystavit informace na veřejnou nástěnku (např. úřední desku) přímo ze systému. Můžete publiovat na libovolný počet nástěnek. Nástěnky mohou být přístupné:

  • Komukoli z internetu
  • V rámci intranetu přihlášeným uživatelům
  • Pouze vybrané skupině uživatelů

Pokud publikujete informace ve více jazycích, můžete pro každý jazyk vytvořit samostatnou nástěnku a stejnou informaci s překladem publikovat v různých jazycích. Nástěnky je možné upravovat podle vašich představ pomocí stylů.

Začněte hned a zdarma

Založit účet

Vytvořte si firemní účet a můžete okamžitě začít pracovat. Vyzkoušejte si všechny výhody a přesvědčíte se, že můžete ušetřit hodně času.

Vytvoříme vám účet a současně s vámi uzavíráme jednostrannou smlouvu o ochraně vašich dat. Jednoduše, ručíme vám za to, že všechna data jsou důsledně chráněna a umístěna na serverech v Evropské unii.

Může vás zajímat

Správa informací Řízení úkolů Česko-ukrajinská komunikace

Dejte nám kontakt, ozveme se

Chcete se rovnou zeptat?

Volejte na tel. +420 605 203 938

nebo využijte další kontakty

www.aymine.com

Řízení projektů & úkolů – Porady – Interní komunikace – Intranet

Automatizace procesů a správy informací

Dodržování standardů a norem

PDQM © PDQM, s.r.o. 1997 – 2007 – 2023 Podmínky užití stránek; Mapa stránek