Efektivní interní komunikace

Porady a zápisy z nich jsou jedním z největších problémů komunikace

Většina týmů buď nedělá zápisy vůbec a informace z porad ztrácí, nebo je nedělají efektivně a nikdo je nepoužívá.

• Posouvejte přímo úkoly na v rámci porad.
• Uchovávejte maximálně stručné poznámky, které jsou přímo u úkolů, problémů, požadavků a dalších záznamů, o kterých se bavíte.
• Zápis vytvoříte jedním klikem – pokud ho z formálních důvodů potřebujete

Efektivní sdílení informací

Oběžníkové maily chodí v mnoha firmách a mají jedno společné: Lidé čtou informace, které aktuálně nepotřebují a minimálně polovina z nich je nikdy potřebovat nebude. Zbavte se jich.

• Informace o rozhodnutích vč. např. vydání nové směrnice (i když doporučujeme efektivnější metody) sdílejte adresně přesně s těmi, kdo informaci potřebují.
• Pomůžeme vám, aby informace byly snadno dostupné. Lidé si najdou, když je potřebují, ne když jste je vytvořili.

Základem úspory není ne-komunikovat. Sdělujte informace snadno pochopitelné a rychle dostupné. Tak, aby se nemíchaly různé typy sdělení. Přesně na to byl AyMINE vyvinut.

• Rychlé vzkazy mezi pracovníky – Odlište rychlý dotaz nebo upozornění od obsáhlých sdělení.
• Propojte upozornění se záznamem, kterého se týká - ušetříte 80% času a zabráníte chybám. Ověřeno v praxi.
• Vykazujte práci efekitně - spojte výkaz z daily logem. Bude přesnější, rychlý a lidé si nebudou vymýšlet, že dělali něco, co nedělali.
• Spravujte dokumenty efektivně tak, abyste je našli i za pár let

K efektivní komunikaci je nezbytná automatizace

• Automatické předávání úkolů: Správa úkolů v AyMINE vám umožní doržovat postupy a proti jiným SW ušetří čas.
• Hlasování: Když je třeba něco ve firmě, projektu nebo týmu rozhodnout, stačí otevřít hlasování a zvolit, kdo se ho účastní. O hlasování, variantách a výsledku jsou všichni zainteresování informování automaticky
• Informujte o rozhodnutí změnách pravidel jen ty, koho se změna týká. AyMINE vám to zajistí automaticky.
• Porady: Systém automatizuje veškerou komunikaci týkající se porad od pozvánky, zpřístupnění agendy, práce na poradě i zápis
• Webové formuláře: Podněty, stížnosti, whistleblowing, dotazy ohledně GDPR, zájemce o práci – automatizujte s AyMINE komunikaci od zaslání až ke zpracování. Místo emailu použijte bezpečný interní nebo webový formulář. Data z něj půjdou přímo do zpracování a ne někomu do emailu.

Základním problémem mailu je, že se do něj sype spousta informací, které nepotřebujete a míchá se, co k sobě nepatří. Zbytečných emailů vás zcela zbavíme. S AyMINE:

• Odlišíte vnější a interní komunikaci.
• Výrazně omezíte riziko úniku interních informací.
• Využívejte přehled o úkolech místo, aby vám lidé posílali zprávy.
• Předávjete si úkoly pohodlným workflow. Už nikdy si nebudete o úkolech psát emaily.

Neplýtvejte časem na emaily

• Maily neslouží k tomu, aby si pracovníci kryli záda. Doložte svou práci jinak.
• Z interních emailů je možné zrušit 95%. Uštříte přitom více než 50% času, který emaily trávíte.