Automatizovaný systém řízení kvality
Nahraďte sadu dokumentů efektivním workflow systémem a zjistíte, že systém funguje: práce vyžaduje méně času a je kvalitnější
- Proč je systém řízení kvality vnímán jako náročný
- Jdeme na to jinak
- Významné ušetření práce
- Když chcete vědět víc
Využijte moderní technologie a místo dokumentů nasaďte workflow systémem, který postup kontroluje, každému dá k úkolu návod a navrch vše dokumentuje. Automatizujte kontroly dodržování zákonů, standardů a norem.
Automatizací ušetříte čas a splníte požadavky norem, které systémovou podporu vyžadují. Snadno splníte i ty nejnáročnější standardy vývoje, zkoušek, testování, ale zefektivní i opakované zakázky a rutinní činnosti.
Zkušenosti potvrdily, že podpora procesů ušetří čas proti tomu, co činnosti vyžadovaly před zavedením standardů
Systémová podpora evidencí a procesů umí řešit požadavky všech standardů a předpisů:
- Povinné evidence
- Plánování a řízení povinných činností auditů
- Automatické vytváření povinných záznamů a zjednodušení protokolů
- Kompletní správa systému kvality a všech organizačních předpisů a směrnic
- Řízení postupů prací v souladu se systémem jakosti nebo interní metodikou
Vzorové úkoly a úkolový tým – infografika
Proč je systém řízení kvality vnímán jako náročný
- Přináší spoustu „papírování“
- Je potřeba znát a dodržovat pravidla, takže vyžaduje studium.
- Nezřídka jsou postupy požadované SMJ považované za nevhodné.
Největším problémem ale často je, že pracovníci nevidí přínos, který by normy měly mít. Často oprávněně, protože pokud se za jediný cíl vezme „normu nějak splnit“, žádné přínosy nemá. A pokud procesům chybí systémová podpora a automatizace, SMJ vytváří hodně byrokracie.
Plnění norem vyžaduje systémovou podporu
Pro správné plnění norem týkajících se procesů v organizaci je nezbytný systém řízení úkolů:
- Automatizuje přidělování úkolů
- Usnadňuje práci, protože každý pracovník má při ruce zadání i všechny podklady
- Automaticky tvoří důkazy povinné pro audit
- Provazuje úkoly se všemi záznamy, se kterými se pracuje
"Systémy správy dokumentů podporující řízenou dokumentaci většinou práci přidělávají, místo aby pomáhaly. Místo, aby usnadňovali kvalitní práci, vynucují neefektivní způsob její dokumentace."
Procesně orientované normy potřebují podporu řízení
Organizace mají pro správu sytému řízení kvality často podporu v podobě správy dokumentů, která podporuje řízenou dokumentaci. Jde fakticky o DMS, které ale nepodporuje procesy. Navíc vyžaduje, aby všechny postupy, protokoly a záznamy byly v dokumentech.
Obecné standardy, pro které je systém řízení úkolů a procesů důležitý
Obecné normy – bez oborového určení
ISO 9001
Není možné nezačít u nejobecnějšího standardu. Není výjimkou, že si firmy "pořídí" ISO 9001 standard a na fungování týmů se nezmění vůbec nic. Ale i tento standard, kdy že skutečně implementován, vyžaduje, aby:
- Každý byl pro práci proškolen
- U každé činnosti bylo jasně řečeno, co znamená, že je udělána správně
- Důležité kroky a výstupy byly verifikovány
Systém řízení úkolů tyto požadavky automatizuje, takže je možné je splnit bez dohledu a většinou i bez školení. Samozřejmostí je i automatické dokládání, že požadavky na činnost byly dodrženy.
ISO 20000
Standard vyžaduje, aby byly podrobněji kontrolovány činnosti, sbírala se data pro hodnocení poskytování služeb a služby byly pravidelně ověřovány. Systém řízení úkolů je klíčový pro to, aby byla povinná data k dispozici
ISO 27000
Standard zabývající se bezpečností obsahuje především pravidla zabezpečení zařízení. Není tedy primárně procesně orientovaný. Přínos pro ISO 27000 proto je zejména v podpoře evidenční části. Kritickou částí, kde je řízení úkolů důležité, je systémová kontrola, že se na důležité činnosti nezapomene.
Automotive standardy
Automotive standardy jde rozdělit podle dvou základních klíčů:
- Obecné × Proprietární konkrétního výrobce
- Zabývající se hlavně výrobou × Zabývající se především
Na výrobu směřuje zejména standard IATF 16949, ale např. i proprietární TFP. Z hlediska významu a přínosu systémové podpory je na tom ISO 16949 stejně, jako ISO 26262.
Vývojem se zabývá celá řada standardů jak proprietárních (např. Formel Q), tak obecných ISO 26262, ASPICE, nebo VDA 6.3.
Pro všechny uvedené standardy platí, že se bez řízení úkolů nemohou obejít. Jejich požadavky na přesnost postupů a kontrolu všech kroků jsou tak vysoké, že by bylo velmi obtížné všechno průběžně dohlížet. Navíc je ale nutné mít doklady o realizaci všech kroků, což je bez elektronického řízení činností zcela nemožné.
Kromě procesní podpory je pro standardy důležitá i evidence všech záznamů, které musí být zpracovávány (plány, požadavky, testy atd.). Důležité navíc je, aby byly integrovány s úkoly, protože součástí jejich evidence jsou i záznamy o tom, co s nimi kdo dělal

Jdeme na to jinak
Při návrhu, jak automatizovat činnosti požadované normou, jsme se zaměřili na oblasti, které systémovou podporu nutně potřebují a ty, které způsobují nejvíce komplikací.
"Systém řízení kvality s AyMINE 80% dokumentů nahrazuje automaticky vznikajícími záznamy. Zásadně tím šetří čas lidí i přispívá k dodržování standardu.
Problém, který normy provází | Systémová podpora řeší |
---|---|
Normy vyžadují dokladovat, co všechno bylo vykonáno. Bez systémové podpory je to velmi pracné | Doložení činností vzniká automaticky |
SMJ vyžaduje pamatovat na revize, audity apod. | AyMINE plánování revizí a auditů automatizuje. Úkoly automaticky přiděluje lidem, kteří na to mají kvalifikaci |
ISO normy a podobné dokumenty jsou dlouhé nezáživné čtení | S normami jsme se seznámili my. Vy ji studovat nemusíte, hotové interní metodiky vám poskytneme my nebo naši partneři |
SMJ nepomáhá, jenom přidělává práci, takže se nestíhá, ale rozhodně se proto nepracuje lépe | Místo směrnic nabízíme automatické úkoly s pracovními postupy každému na stůl, když je potřebuje. Není třeba nic studovat nebo dělat bez užitku |
Významné ušetření práce
Automatizace pomůže se vším, v čem jsou „odborníky“ informační systémy – ve správě informací i řízení:
- Místo potřeby znát normy mají pracovníci na stole správně úkoly s popisem
- AyMINE automaticky vytvoří 90% povinných záznamů o činnostech, není proto třeba tvořit žádné záznamy o tom, kdo co dělal, rozhodoval nebo revidoval
- Systém uchová všechny informace, které jsou potřeba pro auditora – bezpracně tak vytváří podklady
- Odpovědní pracovníci a vedoucí mají trvale přehled, které činnosti jsou vykonány, a v jakém stavu práce je.
- Úkoly jsou automaticky přidělovány a současně se kontroluje, aby byly dodrženy kompetence a kvalifikace
- Efektivní podpora komunikace a sdílení informací vlastní práci výrazně zjednodušuje
AyMINE poskytuje systémovou podporu pro procesy, která vyhovuje standardům ISO 26262, ISO 61508, Automotive SPICE, CMMI, ale i mnoha dalším procesně orientovaným standardům.
Podpora povinných projektových procesů
Standardy napříč obory požadují, aby v projektu fungovaly procesy, které jsou bez systémové podpory neřešitelné:
- Konfigurační řízení pro požadavky, produkty i dokumentaci
- Změnové řízení umožňující v projektu kontrolu nad zapracování změn a jejich dopady na požadavky i návrh řešení
- Správa úkolů, odpovědností a kontrola jejich plnění
- Řízení rizik
- Řízení problémů
- Revize a připomínkování
- Ověřování kvality / akceptace / testování
- Hlídání a dokumentace revizí zařízení nebo přístrojů (metrologie). Navrženo i pro evidence kontrol kybernetické bezpečnosti (podle ISO 27000)