Zavedení ISO 9001 – Cesta ke kvalitě a odolnosti

Je pro vás ISO 9001 přidanou hodnotou, nebo nutným zlem? Možná vás do normy tlačí výběrová řízení.

Když budete hledat co nejlevnější cestu k certifikátu, zaplatíte hodně za málo. Získáte certifikát, ale ne přínosy. Budete platit za postupy, které vám v řízení firmy nepomohou. Budete každoročně dělat činnosti, které jsou jen kvůli papíru. ISO pro vás bude čistým nákladem. To je škoda, protože může být investicí s dobrou návratností.

Podívejte se s námi na možnost udělat dobrou investici. Rádi vám osobně představíme, jak vám může ISO 9001 firmu výrazně posunout. Není to drahé. Je to strategie.

Omyl č. 1: Vyžaduje spoustu "papírování"

Představa zbytečného vytváření dokumentů vyplývá z chybného předpokladu, že požaduje plánování, kontroly a audity, které musí být možné auditovat a tedy je třeba, aby o nich vznikl záznam.

Tak to ale v praxi vůbec být nemusí. Při dobré automatizaci práce, jsou všechny činnosti automaticky dokumentovány.

Příklad:

ISO 9001 vyžaduje, aby se u každého nedostatku sledovalo jeho vyřešení. Formalistický přístup bude požadovat, aby se kontrola uložila do tabulky (Excelu) a vzniklo PDF, kde se zaznamená řešení.

Systém řízení problémů toto všechno automatizuje. Problémy jsou automaticky spravovány až do uzavření. Když se vyskytne stejný problém opakovaně, systém upozorní správce procesu, že je třeba se tím zabývat systematicky. Založí mu úkol. Kvalitář má úkol ve svém přehledu, takže se neztratí. Když zjistí, zda měly problémy společnou příčinu, navrhne, co s tím. Tak automaticky založí preventivní opatření a zlepšení procesu.

Automaticky založený úkol má mnoho výhod

1. Nikdo na to nemusí pamatovat – nehrozí, že postup nebude dodržen kvůli něčí zaneprázdněnosti
2. Když je úkol založen, je velmi snadné hlídat, že byl také proveden. Pokud by zůstal nevyřešený, je to jasně vidět
3. Je možné zpětně vyhodnocovat, kolik skutečně proces vyžaduje práce. I když nejsou nutně u úkolu výkazy práce, už z jejich počtu lze množství práce posoudit.
4. Díky úkolu je automaticky i doklad, kdo a kdy práci udělal, protože úkol uzavřel.

Všechny provedené činnosti jsou průběžně ukládány a auditor se podívá, že proces funguje. Nikdo nic nedělá kvůli auditu. Dělají to proto, aby se problém neopakoval

Omyl č. 2: Pracovní postupy jsou k ničemu. Stejně se podle nich nepracuje

Příčinou není, že se podle nich nepracuje. Příčinou je, že od začátku vznikaly kvůli ISO, ne proto, aby zlepšily kvalitu firmy. Postupy, které firma potřebuje, dodržuje a udržuje přesně. Např. výrobní postup nikde nesmí změnit.

Když pracovní postupy připraví externista, je možné je použít jako vodítko. Pokud nepasují přesně na firemní kulturu a další postupy, nikdo je dodržovat nebude. Naopak, když se investuje do jejich přizpůsobení, stanou se přirozenou součástí řízení firmy a nikdo je nebude vnímat jako práci pro ISO. Bude to práce pro kvalitu firmy.

Omyl č. 3: Věci, které norma požaduje, jsou zbytečné

Existuje spousta "zbytečných" norem. Např. jsme kdysi měli školit normu pro vývoj sofistikované elektroniky ve firmě, která lisuje plastové blatníky. Bylo chybou, že dostali za úkol plnit normu, která pro jejich podnikání nedává žádný smysl.

I norma ISO 9001 může být zbytečná. Např. řemeslník – živnostník bez zaměstnanců nemá žádný důvod normu plnit. Ale ve chvíli, kdy bude mít pracovníky, už může dávat smysl. Když na ně předává práci, ručí zákazníkovi za její kvalitu a termín. Tesař nebude pro partu psát, jak mají svou práci dělat. Ale musí mít mechanismus, jak kvalitu zajistí: Jak si zkontroluje, že nový pracovník umí, co má dělat. Jak se postará o partu, když někdo vypadne. Jak bude řešit reklamaci a kdo to bude mít na starost. To všechno jsou praktické otázky a ISO 9001 (ale také např. ISO 20000) po firmě chtějí, aby si je pokládaly. A taky aby zkoumaly, jestli je mají odpovězené a vyřešené.

Nejsou zbytečné normy. Je jenom špatné použití.

My vám pomůžeme, aby vaše použití normy bylo dobré. Nebo možná přijdeme na to, že se pro vás nehodí. Jako u zmíněného školení.