Řízení úkolů
Řízení úkolů je klíčovou činnosti každé firmy i každého projektu. Efektivní řízení úkolů je také klíčovou dovedností každého manažera. AyMINE tuto činnost zásadním způsobem zjednodušuje.
- Pro řízení úkolů se vyplatí systémová podpora
- Přínosy propojení řízení úkolů se systémem kvality
- Začněte hned a zdarma
- Může vás zajímat
„Způsob řízení od přímého nadřízeného je po výši platu nejčastějším důvodem nespokojenosti zaměstnanců.“
„Problémy s řízením úkolů způsobují ⅓ problémů, kvůli kterým jsou projekty neúspěšné.“
Pro řízení úkolů se vyplatí systémová podpora
Efektivní řízení úkolů výrazně šetří čas a zlepšuje atmosféru kolektivu:
Jasně definovaný úkol snižuje pravděpodobnost chyby
Systémové řízení úkolů umožňuje pro zadání využít předem připravené vzory. Vzory jsou dány systém řízení kvality, nebo si je vedoucí pracovník připravuje sám. V obou případech se výrazně šetří čas díky opakovanému využití vytvořeného zadání.
Zadání úkolu je možné s pomocí mobilního telefonu do systému přímo nadiktovat. Zadání proto ani nevyžaduje psaní. Navíc si jak vedoucí, tak odpovědný pracovník jsou jisti, jak zadání zní.
Přínosy propojení řízení úkolů se systémem kvality
U zrodu systému řízení stál odborník na ISO standardy. Má rozsáhlé zkušenosti, proč systém řízení kvality ve firmách často nefunguje.
Teprve díky propojení řízení úkolů s pracovními postupy systému řízení kvality dostanou pracovní postupy skutečně smysl.
Proč jsou lidé skeptičtí k ISO 9001 a systému kvality obecně
Tradičně je systém řízení kvality popsán v dokumentech, které jsou procesně správně vedeny, ale pracovníci je fakticky neznají. Postupy jsou navíc popsány tak obecně, že ve skutečnosti nemají na kvalitu práce praktický vliv.
Postupy, které nemají na práci vliv, samozřejmě nikoho nezajímají. Stejně tak dokumenty, které nikdo roky neaktualizuje. V důsledku toho je systém řízení kvality většinou vnímán jako čistý povinný náklad, místo aby sloužil jako strategická investice.
Pracovní úkoly mají být na stole při práci
Kvalitně napsaný pracovní postup je skutečně zadáním, jak konkrétní činnost udělat. Pracovní postup má ale smysl tehdy, když je při ruce ve chvíli, kdy se podle něj má pracovat. A to AyMINE zajišťuje – definice vzorových úkolů jsou součástí metodiky a z nich dostává pracovník úkol.
Zejména pro činnosti, které lidé dělají výjimečně, je propojení nejdůležitější. Pracovníkovi poskytne informace i všechny potřebné podklady. Pracovník pak úkol udělá snadněji i s větší chutí, protože nemá z úkolu obavy.
Standard ISO 26262 workflow management systém přímo vyžaduje
Není obvyklé, aby procesní standardy přímo vyžadovali používání systému. V případě workflow systému tomu tak ale je. ISO 26262, ale i ASPICE jej výslovně požadují. Autoři standardů totiž věděli, že bez podobného systému není možné požadavky standardů dodržet.
Řízení úkolů zlepšuje spolupráci
Úkoly zadané všem, kdo se na nich mají podílet, jednoznačně určují odpovědnosti a vytvářejí týmy, které spolupracují. Tím, že všichni mají úkol na svém pracovním stole, odpadá často nepříjemné dohadování – někdy až doprošování – aby se někdo do úkolu zapojil např. jako konzultant.
Týmové úkoly jsou nejefektivnějším způsobem řízení úkolů
"Místo detailních workflow jsou týmové úkoly o 50% úspornější na práci se systémem při zadávání i plnění úkolů
Přidělování jednoho úkolu týmu má velmi důležité přínosy:
- Brání mikromanagementu ze strany vedoucího. Tím se zjednodušuje komunikace a podporuje samostatnost
- Ušetří přes 50% "odklikávání" úkolů. Díky tomu je sytém řízení méně pracný a příjemnější.
- Týmové úkoly odpovídají míře detailu, která je obvyklá ve směrnicích a pracovních postupech. Umožňují popsat komplexnější řešení i týmu dávají možnost spolupráci upravit podle konkrétní potřeby
- Tým si vzájemně lépe pohlídá, aby úkol u nikoho nezůstal neřešený. I při zapojení více lidí zůstává za úkol odpovědnost, ale nemusí být na vedoucím. Kontrolu si efektivně dělá celý tým.
- Řízení týmových úkolů je výrazně jednodušší, než řízení detailního workflow.
Řízení úkolů umožňuje plánovat i vyhodnocovat, jak firma pracuje
Díky možnosti sledovat, kolik práce je pro jednotlivé pracovníky plánováno pro běžnou denní agendu i pro projekty máte možnost vyhodnocovat skutečné vytížení lidí. Výkazy práce k jednotlivým úkolům zase výrazně omezují možnost lidí si práci "vymýšlet".
I pro pracovníky např. obchodního úseku nebo marketingu je důležité definovat úkoly. Jim samotným i vedoucímu oddělení dá systém řízení přehled, kolik práce se skutečně udělalo. (více se tomuto tématu věnuje podpora práce obchodního oddělení.)
Elektronická správa úkolů je nezbytností při práci na dálku
Vedoucí, kteří mají pracovníky pracující z domova, si často stěžují, že to je jak jim dát den volna. Chybou ale je nefunkční systém kontroly plnění pracovních povinností.
Základem efektivní kontroly je možnost detailního přidělení úkolu a současně výkazu práce k jednotlivým úkolům. Kalendář pak jasně ukáže, které úkoly pracovníci řešili.
Statistická kontrola a hodnocení ukáže, jestli úkoly zpracovávané doma mají stejný nebo výrazně větší čas na řešení. Unikátní systém hodnocení v AyMINE ale funguje především obráceně. Pracovníci, kteří dostávají úkoly přímo systémem řízení, vědí, že úkoly jsou statisticky hodnoceny a proto ví, že jejich produktivita při práci doma musí být srovnatelná s prací v práci.
„Existence objektivního kontrolního nástroje je nejúčinnějším cestou k poctivosti.“
Řídit úkoly
Začněte hned a zdarma
Vytvořte si firemní účet, přidejte kolegy a můžete začít hned pracovat.
- Úkoly uvidíte v mobilu i v kalendáři vy i vaši kolegové
- Úkoly můžete synchronizovat do MS Outlook, Thunderbird i jiných programů
- Citlivé informace můžete šifrovat a tak komunikaci kolem řešení ještě více zabezpečit.
Nepotřebujete žádnou investici ani technické znalosti. Pokud to ale vaše firma vyžaduje, řízení úkolů může být celé ve vaší firmě.
Řízení projektů
Efektivní interní komunikace
© PDQM, s.r.o.