DMS – Elektronická správa informací a dokumentů

Modul zajišťuje řízení přístupů k dokumentům, jejich jedinečnou identifikaci a integraci do procesů, které s dokumenty pracují.

Modul zajišťuje řízení přístupů k dokumentům, jejich jedinečnou identifikaci a integraci do procesů, které s dokumenty pracují.
Evidence
Ochrana dokumentů
Spisová služba a archivace nejen na dokumenty
Elektronická nástěnka
Integrace dokumentů
Dokumenty se pro správu informací nehodí
Může vás zajímat

AyMINE zajišťuje komplexní správu informací. Nevyčleňuje dokument mimo ostatní součásti práce, ale dokumenty jsou přirozenou součástí informací, se kterými se volně doplňuje. Dokumenty mohou být součástí všech typů záznamů – od úkolů, přes projektová data, až po personální složku zaměstnance.

AyMINE ale také pomáhá, abyste museli mít méně dokumentů, než jste byli dříve zvyklí. Automatizuje dokladování a evidenci, takže se díky AyMINE bez řady dříve nezbytných dokumentů zcela obejdete, protože získáte spolehlivou elektronickou evidenci bez dokumentů

Evidence

Součástí systému je evidence dokumentů u všech objektů, které dokumentaci potřebují. Ke každému dokumentu náleží značky a historie.

Jednoznačnou identifikací informací (spisovou značku)
Uchovávání dokumentů u úkolů i informací
Správa verzí – vytváření nových verzí a evidence starších
Balíky – konfigurační a archivační balíky umožňují vytvářet sady dokumentů a chránit je před ztrátou. Současně zařazení do balíku nebrání jeho dalšímu využívání.

Ochrana dokumentů

Každý dokument a informace jsou chráněny v rámci projektu nebo oblasti, do které patří. Ochrana může vyplývat i z jejich zařazení do složky, která zakazuje změny nebo přístup k informacím.

Spisová služba a archivace nejen na dokumenty

Systém správy informací a dokumentů umožňuje řízení jejich životního cyklu, ochranu před smazáním, tvorbu složek a jejich archivaci

Tvorba archivačních balíků
Řízení obsahu archivace
Zamknutí informací v archivaci (dostupnost pouze pro náhled nebo vůbec)

Elektronická nástěnka

AyMINE umožňuje vytvářet elektronické nástěnky a publikovat informace v různých jazycích. Informace ze systému je tak možné publikovat v různých formátech nástěnek.

Správa nástěnky umožňuje definovat práva, kdo smí na nástěnku publikovat, i vyžadovat schválení správcem nástěnky před publikací.

Integrace dokumentů

Zásadní výhodou AyMINE je integrace správy dokumentů do ostatních činností – správy projektové kanceláře, správy systému kvality, dokumentace řízených postupů (např. zkoušek, testování) i do personalistiky. Funkce DMS – správy dokumentů tak není samostatně stojícím systémem, ale přirozenou součástí práce.

Dokumenty se pro správu informací nehodí

AyMINE obsahuje plnohodnotné DMS – systém správy dokumentů. Přesto jsme přesvědčeni, že význam dokumentu je často přeceňován. Má nezastupitelné místo v komunikaci mezi organizacemi, ale neměl by být základe interní komunikace nebo správy informací. Základem efektivního sdílení informací ale nejsou dokumenty, ale kvalitní strukturované informace.

"Měření prokázalo, že při tvorbě dokumentu stráví lidé v průměru více než 50% času řešením formy a podoby, ne obsahem."

Víc než DMS – změna přístupu k práci s informacemi

AyMINE obsahuje plnohodnotné DMS – systém správy dokumentů. Základem efektivního sdílení informací ale nejsou dokumenty, ale kvalitní strukturované informace.

Nevýhody dokumentů v komunikaci

I když je pro mnoho lidí stále dokument první volbou, když mají uložit informace, velmi často se nejedná o vhodné řešení. Důkazem toho jsou informace uchovávané v MS Excel dokumentech, který často nahrazuje právě potřebu pracovat s mnoha dílčími informacemi.

Naspat dokument je typicky o 100% náročnější, než vytvořit záznam informace. Měření ukazuje, že když má pracovník sepsat např. postup do dokumentu, stráví více než polovinu času řešením šablony, stylů, rozsahu a umístěním dokumentu. I proto řada lidí raději napíše informace do emailu, takže ji pak mají v emailu adresáti, ale nikdy se nedostane dál.

Efektivní organizace informací, ne dokumentů

Efektivní správa informací umožňuje strukturované stručné informace, které umožňují vyhledávat, třídit a filtrovat. Na to jsme se s AyMINE zaměřili a vytvořili systém, který vám umožní s firemními informacemi takto pracovat. Na základě analýzy firemních záznamů jsme definovali desítky typů informací, se kterými se pracuje, a připravili nejenom nástroje pro jejich evidenci, ale i je propojili s dalšími funkcemi. Díky tomu je práce s nimi automatizována a výrazně zjednodušena.

Dokumenty mají stále své místo

I když většina interních informací nepotřebuje dokumenty, přesto dokumenty každá firma potřebuje. Především se to týká vnější komunikace – např. závazné nabídky a smlouvy, ale i interních záznamů – např. protokoly.

Systém poskytuje efektivní správu dokumentů a jejich verzí. Umožňuje fulltextové vyhledávání, řízení přístupů, ochranu dokumentů i nástroje, které předchází opakovanému ukládání dokumentů a tak šetří místo na discích.