Effiziente interne Kommunikation

Nachrichten und Newsgroups

• Schnelle Nachrichten zwischen Mitarbeitern – Alarme, Nachrichten, die mit dem Betreff verbunden sind, auf das sie sich beziehen
Diskussionsgruppen zu komplexeren Themen online, aber auch Kommentierung von Vorschlägen und Revisionen
• Digitalisierung des Managements von Meetings – automatisierte Vorbereitung und gemeinsame Nutzung des Programms (Tagesordnung des Meetings) und damit Protokolle.

Intranet und Bulletin Boards

Verteilung von Informationen über Entscheidungen inkl. Erlass einer neuen Richtlinie (obwohl wir effektivere Methoden empfehlen)
• Dynamic task management vernetzt mit methodologien und workflows erspart ihnen viel kommunikation

Wichtige Regeln für die Effizienz

• Informationen nur für diejenigen, auf die sie sich beziehen Einfaches Teilen von Formularen

• Schnelle Nachrichten zwischen Arbeitern – Warnungen, Nachrichten, die mit dem Betreff verbunden sind, auf das sie sich beziehen
Einträge über eigene Aktivitäten – ein detailliertes Log, das für jeden leicht zu finden ist Automatisch generierte Informationen
• Dokumentenmanagement
Die Automatisierung der Kommunikation innerhalb unterstützter Prozesse trägt ebenfalls zu einer effizienten Kommunikation bei, z.B.: Automatische Aufgabenübertragung: Für eine neue oder übergebene Aufgabe muss nichts gesendet werden, der Mitarbeiter erhält automatisch Informationen
Abstimmungen: Wenn eine Entscheidung in einem Unternehmen, Projekt oder Team getroffen werden soll, müssen Sie nur noch die Abstimmung öffnen und entscheiden, wer beteiligt ist. Alle Beteiligten werden automatisch über die Abstimmung, Optionen und Ergebnisse informiert
Entscheidungen und Änderungen von Direktiven: Die Direktive oder Entscheidung beinhaltet immer einen Überblick über die beteiligten Personen. Diese Personen können automatisch und angemessen informiert werden, ohne sich um die Information, Zertifizierung und Dokumentation des Prozesses kümmern zu müssen. Meetings: System automatisiert jegliche Kommunikation über Meetings über Einladung, Zugang zur Tagesordnung, Arbeit am Meeting und Protokolle
Web-Formulare: Incentives, Beschwerden, Whistleblowing, Fragen zur DSGVO, Arbeitssuchende – das Unternehmen sollte Formulare haben, die eine direkte Kommunikation über das Web ermöglichen. Das System über den Webdienst empfängt die Eingaben aus dem Formular und erstellt automatisch die Aufgabe und informiert die Mitarbeiter.

Unterscheidung zwischen externer und interner Kommunikation. Deutlich reduzieren das Risiko von undichten internen Informationen. Durch den klaren Austausch von Informationen können Sie vermeiden, diese zu verpassen. Verwenden Sie einen Überblick über die Aufgaben der Mitarbeiter im Team. Du brauchst von ihnen keine Informationen darüber, was fertig ist. Sie übergeben Aufgaben mit einem komfortablen Workflow und müssen nicht darüber schreiben.

Keine Zeit mit E-Mails verlieren

Arbeiter brauchen nicht den Rücken zu haben, um zu beweisen, dass sie kommuniziert oder etwas getan haben. Sie sind nutzlos, wenn man leicht sieht, wenn jemand etwas gemacht hat.

Information über ein öffentliches Bulletin Board (z.B. das offizielle Board) oder eine intrante Seite mit einem Klick.

Board accesses

Zu jedermann aus dem Internet
• An angemeldete Benutzer im Intranet
• Nur zu ausgewählter Benutzergruppe

Interne Bulletin Boards sind effektiv

Erstellen Sie eine Intranet-Seite für Unternehmensinformationen. Jede Abteilung kann Informationen veröffentlichen, nach denen die Leute fragen. Wichtige Informationen griffbereit halten.