Aufgabenmanagement

Planung, Zusammenarbeit, Diskussionen, Berichte,...

Aufgabenmanagement ist eine Schlüsselaktivität für jedes Unternehmen und jedes Projekt.

Effektives Aufgabenmanagement ist eine Schlüsselkompetenz für jeden Manager.

AyMINE vereinfacht das Aufgabenmanagement auf entscheidende Weise

Bequeme Zusammenarbeit, einschließlich Diskussionen und Übersetzungen
Aufgabenplanung, Aufgabenabhängigkeiten, Änderungen im Zeitplan
Dokumentation des Fortschritts, Übersicht im Kalender
Für wiederkehrende Aufgaben die Möglichkeit, Vorlagen für Aufgaben, Prozesse und Verfahren zu nutzen
Arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig
Arbeitsberichte direkt bei der Aufgabe
Alles Wichtige an einem Ort, einschließlich bearbeiteter Dateien
Aufgabenrevision bei Besprechungen: Einfaches Hinzufügen zur Tagesordnung. Eine Übersicht darüber, was bei der Besprechung beschlossen und notiert wurde
Aufgabenverwaltung als Teil eines vielseitigen Systems: Erstellen Sie einfach Aufgaben zu dem, was zu lösen ist – E-Mail, Bestellung, Anfrage,...
Führungskräfte haben einen Überblick über Aufgaben, sehen den Fortschritt von Projekten, die Leistung der Mitarbeiter, laufende Aktivitäten,...

Für das Aufgabenmanagement lohnt sich systemische Unterstützung

Effektives Aufgabenmanagement spart erheblich Zeit und verbessert das Arbeitsklima im Team.

Aktuelle Aufgaben sind übersichtlich auf dem Schreibtisch dargestellt.

Ein klar definierter Auftrag verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit

Aufgaben können mit Hilfe eines Mobiltelefons direkt in das System diktiert werden.

Der Vorgesetzte sowie der zuständige Mitarbeiter sind sich sicher, wie die Aufgabe lautet.

Vorlagen für Aufgaben

Das systematische Aufgabenmanagement ermöglicht es, vorab vorbereitete Vorlagen für die Aufgabenzuweisung zu nutzen.

Die Vorlagen werden durch das Qualitätssicherungssystem vorgegeben oder vom Vorgesetzten selbst erstellt.

Aufgabenmanagement verbessert die Zusammenarbeit

Die Aufgaben werden allen zugewiesen, die an deren Durchführung beteiligt sein sollen.

Die Verantwortlichkeiten werden eindeutig festgelegt und Teams werden gebildet, die zusammenarbeiten.

Vorteile der Verknüpfung des Aufgabenmanagements mit dem Qualitätssystem

Ein Experte für ISO-Standards stand am Anfang der Entwicklung des Systems. Er verfügt über umfassende Erfahrungen, warum Qualitätssysteme in Unternehmen oft nicht funktionieren.

Erst durch die Verknüpfung von Aufgabenmanagement mit den Arbeitsabläufen des Qualitätsmanagementsystems erhalten die Arbeitsabläufe echten Sinn.

Strategische Investition

Traditionell ist das Qualitätssystem in Dokumenten beschrieben, die zwar prozesskonform geführt werden, den Mitarbeitenden aber praktisch unbekannt sind. Die Abläufe sind zudem so allgemein formuliert, dass sie in der Praxis kaum Einfluss auf die Arbeitsqualität haben.

Verfahren, die keinen Einfluss auf die Arbeit haben, interessieren natürlich niemanden. Ebenso wenig wie Dokumente, die seit Jahren nicht aktualisiert wurden. Daher wird das Qualitätsmanagementsystem oft nur als lästige Pflichtausgabe gesehen, anstatt als strategische Investition.

Arbeitsaufgaben gehören auf den Tisch während der Arbeit

Ein gut formulierter Arbeitsablauf ist tatsächlich eine Anleitung, wie eine bestimmte Tätigkeit durchzuführen ist. Ein solcher Ablauf macht aber nur dann Sinn, wenn er griffbereit ist, wenn danach gearbeitet werden soll.

Und genau das stellt AyMINE sicher – die Definition von Aufgaben-Vorlagen ist Teil der Methodik und daraus erhält der Mitarbeitende seinen Auftrag.

Gerade bei Tätigkeiten, die selten ausgeführt werden, ist die Verknüpfung besonders wichtig. Der Mitarbeitende erhält die nötigen Informationen und alle erforderlichen Unterlagen. Dadurch wird die Aufgabe leichter und mit mehr Motivation erledigt, da keine Unsicherheit besteht.

Die Norm ISO 26262 verlangt ein solches System ausdrücklich

Es ist unüblich, dass Prozessnormen ausdrücklich den Einsatz eines Systems verlangen. Beim Workflow-System ist das jedoch der Fall. ISO 26262 und auch ASPICE verlangen es explizit.

Die Autoren der Normen wussten, dass ohne ein entsprechendes System die Anforderungen der Normen nicht eingehalten werden können.

Aufgabe aus der Besprechung

Alles, was in einer Besprechung besprochen und festgehalten wird, ist leicht zugänglich.

Das Protokoll wird direkt während der Besprechung erstellt. Man kann auch währenddessen einfach auf frühere Protokolle zugreifen.

Direkt bei der Aufgabe finden Sie alles, was dazu in Besprechungen notiert wurde.

Vorteile von Aufgaben für das Team

Verhindert Mikromanagement durch die Führungskraft. Dadurch wird die Kommunikation vereinfacht und die Eigenverantwortung gefördert.
Spart über 50 % des „Klickaufwands“ bei Aufgaben. Das macht das Managementsystem weniger aufwendig und angenehmer.
Teamaufgaben entsprechen dem Detaillierungsgrad, der in Richtlinien und Arbeitsanweisungen üblich ist. Sie ermöglichen es, komplexere Lösungen zu beschreiben und dem Team die Zusammenarbeit je nach Bedarf anzupassen.
Das Team achtet gemeinsam darauf, dass keine Aufgabe unbearbeitet bleibt. Auch bei Beteiligung mehrerer Personen bleibt die Verantwortung klar, muss aber nicht allein bei der Führungskraft liegen. Die Kontrolle erfolgt effizient durch das gesamte Team.
Das Management von Teamaufgaben ist deutlich einfacher als die Steuerung eines detaillierten Workflows.

Aufgabenmanagement ermöglicht Planung und Bewertung der Arbeitsweise des Unternehmens

Es ist möglich zu verfolgen, wie viel Arbeit einzelnen Mitarbeitenden für die tägliche Routine oder für Projekte zugewiesen wird – so lässt sich die tatsächliche Auslastung bewerten.

Arbeitsnachweise zu einzelnen Aufgaben reduzieren deutlich die Möglichkeit, sich Aufgaben „auszudenken“.

Auch für Mitarbeitende in z. B. Vertriebs- oder Marketingabteilungen ist es wichtig, Aufgaben zu definieren. Für sie selbst und die Abteilungsleitung bietet das Managementsystem einen Überblick darüber, wie viel Arbeit tatsächlich erledigt wurde.

Elektronisches Aufgabenmanagement ist unerlässlich für Remote-Arbeit

Einfaches tägliches Überprüfen der Erfüllung von Arbeitsaufgaben.
Für eine effektive Kontrolle geben Mitarbeitende Arbeitsnachweise für einzelne Aufgaben ein. Der Kalender zeigt, welche Aufgaben die Mitarbeitenden bearbeitet haben.
Statistische Kontrolle und Auswertung zeigen, ob Aufgaben, die von zu Hause aus bearbeitet werden, die gleiche oder deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Mitarbeitende, die Aufgaben direkt über das Managementsystem erhalten, wissen, dass ihre Aufgaben statistisch bewertet werden und dass ihre Produktivität bei der Arbeit von zu Hause mit der Arbeit im Büro vergleichbar sein muss.

Das Vorhandensein eines objektiven Kontrollwerkzeugs ist der effektivste Weg zu Ehrlichkeit.

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Es sind keine Investitionen oder technischen Kenntnisse erforderlich.