Možnost rychle doplnit do účastníků porady lidi mimo firmu
Do seznamu pozvaných na projektovou poradu je možné nově snadno doplnit externí účastníky
Dokumentace porady a generování zápisu vyžaduje, aby v seznamu účastníků byli nejenom interní pracovníci, ale i všichni externí účastníci. Ty bylo možné mezi účastníky doplnit, když byli v adresáři. Nově je možné rychle doplnit seznam přidáním lidí od projektového adresáře.
U každé osoby je navíc vidět, jakých porad se účastnila.
Jak přidání externího účastníka funguje
V seznamu účastníků je volba Přidat z adresáře. Pokud není externí pracovník v seznamu, je možné jej snadno přidat tlačítkem v seznamu dole:
Proč evidovat externí účastníky porady
Evidence dává jasný přehled, s kým byly projektové záležitosti projednány. Pokud jsou např. zaznamenána rozhodnutí, je důležité vědět, kdo se na nich podílel.
Když jsou účastníci vyplněni, je možné se v v adresáři podívat, kdo byl na které poradě. To výrazně ušetří práci všem, kdo na projektu spolupracují.
V neposlední řadě zadáním všech lidí usnadníte generování zápisu, do kterého se samozřejmě nemohou dostat lidé, kteří nebyly vyplněni.
Je evidence porad povinná?
Povinnost samozřejmě záleží na tom, jako metodiku dodržujete. Ve větších projektech je významnou výhodou právě přehled, kdo se na projektu podílí. Je mnohem snadnější do projektu někoho přibrat, protože se snadněji orientuje.
Standardy projektového vývoje, jako např. ISO 26262 nebo ASPICE, ale i řada dalších, vyžaduje, aby existovala evidence, co bylo s kým probráno. Pak je evidence porad zcela nezbytná.
Nevyplatí se externí účastníky zadat jako uživatele?
Záleží na tom, jak jsou porady vedeny. Vytvořením dočasných (po dobu projektu) účtů pro externí uživatele získáte několik důležitých výhod:
- Systém jim může zaslat připomenutí o poradě
- Pouze interním pracovníkům je možné přidělit odpovědnost za úkol. Pokud tedy úzce spolupracují a na poradě se probírají úkoly i na externí pracovníky, může být vhodné je zapojit více. Nezapomeňte ale, že odpovědný pracovník by měl úkol taky někdy ukončit. Udělat to ale může i vedoucí projektu a porady přímo na poradě.
- Pokud se scházíte on-line, může se vám hodit hlasování na dálku. Hlasovat samozřejmě mohou jenom uživatelé, takže v tomto případě se vám rozhodně hodí, aby se mohli externí kolegové přihlásit a pod svým jménem hlasovat.
Kde najdu seznam spolupracovníků projektu
Do nabídky na pracovní ploše projektu přibyla nová volba pro otevření projektového adresáře:
Nezapomeňte, že v projektovém adresáři jsou jenom kontakty, které vytvoříte v rámci projektu. Pokud s někým spolupracujete dlouhodobě, budete ho mít pravděpodobně ve firemním adresáři (resp. v některém z adresářů, protože těch může být také libovolně). Pak se k záznamu dostanete přímo na hlavním pracovním poli přes nabídku Adresář.