Projektový archiv emailů

Spravujte si projektový archiv komunikace

V kostce: AyMINE podporuje přímé nahrávání emailů do archivu z eml souborů.

Co je eml soubor: EML soubory jsou emailové zprávy uložené přímo do souboru. Většina emailových programů (např. open source Thunderbird, ale i všechny komerční) vám umožňují zprávy do souborů ukládat.

Jak do bylo dosud

AyMINE až dosud umožňoval stahování emailů přímo z mail serverů. Měli jste - a samozřejmě stále máte - možnosti:

Pro projekt nebo jinou oblast vytvořit speciální emailovou adresu a tu zahrnovat do veškeré emailové komunikace

Tak s projektovými emaily pracuje mnoho firem (např. VW Group).

Výhodou je jednoduchost a okamžitá použitelnost pro všechny členy týmu.

Nevýhodou je, že na přidání adresy musíte pamatovat a odpovídající strana nemusí odpovídat pomocí ReplyAll, ale jenom Reply, takže pak musíte zprávu přeposlat - to pak ale není od skutečného odesílatele, ale od vás

Stahovat do emailu jednu ze složek svého emailu

AyMINE můžete nastavit, aby synchronizoval některou ze složek vašeho emailové schránky. Co do složky vložíte, bude v AyMINE.

Výhodou je, že máte plnou kontrolu nad tím, co je v projektu archivováno. Díky tomu můžete archivovat jenom důležité zprávy, typicky dohody, problémy apod. Nebudou v systému průběžné zprávy (před dosažením dohody), takže archiv můžete udržovat přehlednější a tím kvalitní.
Druhou zásadní výhodou je, že vám nijak nenarušuje pořádek v mailech ve vaší schránce. Pokud máte pro jednotlivé projekty složky, vytvořte si podsložku, která se synchronizuje a nic víc není potřeba.

Nevýhodou je, že musíte AyMINE udělit přístup k emailové složce, což nemusí vyhovovat korporátním pravidlům. I když je systém bezpečný a vy nikomu nesdělujete heslo, pokud s tím nebude IT souhlasit, nejde metodu použít.

Ukládat eml soubory (emailová zpráva) přímo k záznamům

Už teď bylo možné k objektům eml soubory přikládat stejně jako jiné soubory. EML ale byl soubor, do kterého se nešlo podívat ani si otevřít přílohu. Byl archivován, ale těžko použitelný.

Nová možnost: přetahovat do archivu eml soubory

Ukládat přímo emailové zprávy se liší v tom, že zpráva se načte mezi zprávy a můžete s ní pracovat stejně pohodlně, jako v emailovém prohlížeči. Máte přístup k celému obsahu, můžete ji přeposlat nebo si otevřít jakoukoli přílohu. Navíc ji ale můžete propojit s dalšími objekty, např. s rozhodnutím, požadavkem nebo plánem.

Nahrát eml do archivu zpráv je stejně jednoduché, jako uložení zprávy k záznamu.

1. Otevřete si zprávy, a použijte tlačítko Nahrát EML.
2. Přetáhněte z adresáře nebo pracovní plochy jeden email
3. Odešlete. Zpráva se po chvíli zpracuje a otevře se vám v novém okně

Co se hodí vědět

Každý email jenom jednou

Systém kontroluje id zprávy. Pokud už zpráva v sytému je, neuloží ji znova, ale otevře vám už uloženou verzi. Pokud stejnou zprávu dostalo více lidí v týmu, jde o stejnou zprávu. Proto i když bude stejnou zprávu do AyMINE ukládat více lidí, uloží se jen jednou. Z téhož důvodu, pokud budete chtít do systému uložit zprávu, kterou jste odeslali přímo z AyMINE, nepůjde to, protože už tam je (jako odeslaná zpráva). Díky tomu se nemusíte bát, že byste přetažením zprávy do AyMINE mohli zprávu duplikovat

Zprávu nemusí být možné přetáhnout přímo z emailového klienta

Některé emailové aplikace a operační systému při přetahování z emailové aplikace z bezpečnostních důvodů soubor nepředají. Je pak nutné si soubor uložit např. na plochu a z něj do AyMINE. Pak ji samozřejmě můžete z plochy hned smazat.

Ochrana před vzdáleným obsahem

I zprávy vložené z EML jsou kontrolovány a veškerý vzdálený obsah blokován. Díky tomu nemůže nikdo na dálku sledovat, jestli emailovou zprávu někdo používá. Jde o velmi důležitou ochranu před sledování vás i vašich kolegů. Proto není možné tuto kontrolu vypnout ani nijak obejít.

Proč jsme to všechno udělali

Archiv zpráv je velmi důležitou součástí projektové i obchodní komunikace. Zprávy jsou klíčové např. při jednáních o dodržení termínů a dohodách, které k tomu proběhly.

Archiv projektových zpráv

V projektové dokumentaci byste proto vždy měli mít:

• Všechny zprávy, kterými se upřesňuje dokumentace
• Veškerou komunikaci týkající se termínů dodávek

Archiv obchodní komunikace

Ke každé smlouvě a zakázce byste měli archivovat

• Dokumentaci o pozměňovacích návrzích
• Veškerá upřesnění obsahu a výkladu smlouvy
• Informace, kdo za co odpovídá
• Pokud je ve smlouvě uvedeno, že bude jedna strana druhou o něčem informovat, tak veškeré zprávy, které na základě takového smluvního bodu proběhly. Typicky jde o změnu odpovědné osoby, změny termínů, rozsahu dodávky nebo hlášení o problému.