DMS – електронне управління інформацією та документами

AyMINE забезпечує комплексне управління інформацією. Він не виділяє документ серед інших складових частин роботи, але документи є природною частиною інформації, з якою він вільно доповнюється. Документи можуть бути частиною всіх типів записів – від завдань, даних проекту, до персональної складової працівника.

Але AyMINE також допомагає вам мати менше документів, ніж ви звикли раніше. Автоматизує документування та облік, тож завдяки AyMINE, ви можете повністю обійтися без ряду раніше необхідних документів, оскільки ви отримуєте надійний електронний облік без документів.

Облік

У системі ведеться облік документів на всіх об'єктах, які потребують документації. До кожного документа є позначки та історія.

• Однозначна ідентифікація інформації (товарний знак)
• Збереження документів у завданнях та інформації
• Керування версіями – створення нових версій і облік старих
• Пакети – конфігураційні та архіваційні пакети дозволяють створювати набори документів і захищати їх від втрати. У той же час включення в пакет не перешкоджає його подальшому використанню.

Захист документів

Кожен документ та інформація захищаються в рамках проекту або області, до якої вони належать. Захист може також бути результатом включення їх до папки, яка забороняє зміни або доступ до інформації.

Служба реєстрації та архівування документів не тільки

Система управління інформацією та документами дозволяє керувати їх життєвим циклом, захищати від видалення, створювати папки та їх архівувати.

• Створення архівних пакетів
• Управління вмістом архівації
• Блокування інформації в архіві (доступність тільки для попереднього перегляду або взагалі)

Електронна дошка

AyMINE дозволяє створювати електронні дошки оголошень і публікувати інформацію на різних мовах. Таким чином, інформацію з системи можна публікувати в різних форматах дошок.

Управління дошкою дозволяє визначити права, хто може публікувати на дошці оголошень, а також вимагати затвердження адміністратором дошки оголошень до публікації.

Інтеграція документів

Принциповою перевагою AyMINE є інтеграція управління документами в інші види діяльності – управління проектним офісом, управління системою якості, документація контрольованих процедур (наприклад, іспити, тестування) і в кадри. Таким чином, функція DMS – керування документами не є автономною системою, а природною частиною роботи.