j

Ефективні внутрішні комунікації

Ефективність спілкування – це великий біль багатьох фірм усіх розмірів і одна з найпоширеніших причин виходу людей. У нас є рішення, яке дозволяє компаніям економити в середньому 1/3 витрат.
Проблеми комунікації середніх і великих компаній
Проблеми, які мають великі фірми, виникають як від самого розміру команд, так і від складних обов'язків і правил.

Кількість повідомлень електронної пошти

У внутрішньому спілкуванні все ще домінують електронні листи, хоча це дуже неефективний спосіб спілкування. Не є винятком і те, що керівники мають навіть 100 електронних листів на день, а також мають сотні непрочитаних повідомлень.

Проблема безлічі електронних листів обтяжує не тільки керівників, а й виконавців. Чи то тому, що їхні листи ведучі не встигають читати, тому вони не мають реакції на важливі речі або мають важливу інформацію в електронній пошті, вирвану з контексту.

Досвід компаній свідчить, що як мінімум 50%, але для керівників часто 90% листів – це листи "для інформації" – щоб адресат міг потім подивитися, як вирішувалося те чи інше питання, а не шукати в людей і питати. Таким чином, люди створюють власний блокнот з електронної пошти – knowledge base.

Надто багато інформації

Великі компанії завалюють своїх працівників великою кількістю інформації. Інформації часто не вистачає якісної структури, вона не пов'язана і повідомляється людям в той час, коли автор її вигадав, а не тоді, коли адресат її потребує.

Ефективне спілкування не означає, що інформація не повинна створюватися або не повинна бути доступною, а доступною тоді, коли вона потрібна одержувачу.

Неефективні наради

Мабуть, найпоширенішими скаргами людей на спілкування є неефективні консультації. Це складна проблема, починаючи з недосвідченості організаторів постійно, через неналежно налаштовані процеси (наприклад, обов’язок обговорювати речі на нараді, навіть якщо нарада не приносить користі), аж до відсутніх інструментів «онлайн» корпоративного спілкування.

Ефективні консультації потрібні не тільки досвідченим менеджерам, але й автоматизації. І останнє, але не менш важливе, інші канали комунікації, які можуть замінити значну частину наради і таким чином потреба зустрічатися, щоб обмежитися.

Складні правила з занадто великою кількістю змін

Чим більша компанія, тим більше внутрішніх правил вона має. У великих компаніях не виключено, що щотижня або частіше працівники отримують інформацію про зміни в регламенті. Крім того, що цей спосіб дуже дорогий (час читання × кількість читачів, тобто тисячі годин на рік), він також дуже неефективний. Неможливо, щоб люди пам'ятали всі зміни, в кращому випадку вони пам'ятають, що правила змінилися.

Динамічне управління завданнями, прив'язане безпосередньо до нормативної бази, дозволяє істотно спростити цей зв'язок. Це робить роботу більш якісною і заощаджує багато для того, щоб стати в нагоді. І, нарешті, людям буде легше працювати.

Проблеми комунікації малого бізнесу

Особливо малим підприємствам бракує засобів та культури. І те, й інше обумовлено невеликими інвестиціями у внутрішню організацію та відсутністю досвіду.

Відсутні інструменти

Маленькі компанії часто не мають нічого, крім електронної пошти. Відсутні інтранет-сторінки, спільні каталоги, «knowledgebase» та багато інших інструментів, які мають великі компанії.

Інструменти часто відсутні через те, що немає знань про те, як їх використовувати, тому немає кому їх брати на себе. Малий бізнес також більше економить, і будь-які інвестиції у внутрішню культуру більше розглядаються.

Бракує досвіду

Досвід є важливим кроком для того, щоб переконатися, що щось дійсно допомагає нам. Коли немає можливості перевірити, що інвестиції окупаються, важко аргументувати це внутрішньо.

Компанія переросла власні процеси

Хоча 5 нових працівників у великій фірмі не мають впливу на її функціонування, в малій фірмі вони означають суттєве збільшення, яке потребує внутрішніх змін. Необхідно змінити способи обміну інформацією, комунікації та управління. Коли фірма внутрішньо не росте, проблеми накопичуються і незабаром починають впливати і на інші частини функціонування зростаючої команди.

Не є винятком і те, що в малих і середніх фірмах до більшості рішень, угод і інструкцій не вистачає записів. Все вирішується усно, по телефону, можливо, повідомленнями через SMS або навіть WhatsApp.

Знову ж таки, наслідком відсутніх правил є мала ефективність, але також часто виникають суперечки і плутанини, які безпосередньо виявляються в якості продукції і послуг.

Повна підтримка зв'язку

З AyMINE ви отримаєте підтримку ефективного спілкування:

«Основа ефективної комунікації – це не зниження обізнаності. Найбільші поліпшення принесуть два простих правила:

  1. Замість того, щоб доносити до людей якомога більше інформації в той час, коли вона виникає, і у спосіб, який підходить автору, потрібно надавати лише корисну інформацію, а саме в той час, коли вона потрібна людині.
  2. Ділитися інформацією потрібно в найпростішій формі».

Способи внутрішньої комунікації

Одним з найважливіших інструментів комунікації є обмін інформацією та взаємна обізнаність про роботу. Завдяки цьому людям не потрібно шукати і надсилати інформацію, таку як зразки документів, описи завдань, звіти, хто чим займається і як довго тривала робота, і т.д. Ефективний обмін рятує "непродуктивне спілкування", коли ми шукаємо щось, щоб робити власну творчу роботу.

Для спілкування доступні:

Ефективному спілкуванню сприяє і його автоматизація в рамках підтримуваних процесів, наприклад:

Інструменти для спілкування з громадськістю та діловими партнерами

Економія внутрішніх листів

Найчастіше система замінює внутрішні комунікації електронною поштою на ефективніші. Ми провели аналіз багатьох електронних листів як керівників, так і виконавчих працівників і шукали, які можна замінити більш ефективною роботою або комунікацією. Дослідження показало, що можна зменшити кількість внутрішніх листів на 30-90%, змінюючи способи спілкування людей:

Миттєва публікація результатів

AyMINE дозволяє виставляти інформацію на публічну дошку (наприклад, офіційну дошку) безпосередньо із системи. Ви можете публікувати на будь-яку кількість дошок. Дошки можуть бути доступними:

  • Будь-кому з Інтернету
  • В рамках інтранет зареєстрованим користувачам
  • Тільки вибрана група користувачів

Якщо ви публікуєте інформацію кількома мовами, то для кожної мови можна створити окрему дошку оголошень і одну і ту ж інформацію з перекладом публікувати різними мовами. Дозволяється редагувати дошки за власним бажанням за допомогою стилів.

Створити акаунт

Почніть зараз і безкоштовно

Створіть корпоративний обліковий запис, і ви зможете негайно приступити до роботи. Спробуйте всі переваги і переконайтеся, що ви можете заощадити багато часу.

Ми створимо вам обліковий запис і одночасно укладемо з вами односторонню угоду про захист ваших даних. Просто, ми гарантуємо вам, що всі дані надійно захищені та розміщені на серверах у Європейському Союзі.

Вас може зацікавити

Дайте нам контакт, ми зв'яжемося

Ви хочете прямо запитати?

Телефонуйте за тел. +420 605 203 938

або використовуйте інші контакти

© PDQM, s.r.o. 1997-2007-; Умови користування сайтом; Карта сайту

yxb