Back-office – Efektivní kancelář
Back office zajišťuje všechno, co organizace potřebuje ke svému fungování.
Pomůžeme vám zjednodušit a automatizovat interní práci. Lidé se nemusí starat o to, komu co poslat, kde najít informace nebo kdy co udělat. Systém hlídá úkoly, termíny, informace i návaznosti mezi činnostmi.
- Automatizujte běžnou práci
- Úkoly, informace a odpovědnosti na jednom místě
- Co všechno můžete automatizovat
- Efektivní kancelář bez zbytečné administrativy
- AyMINE pro automatizaci back-office
Nepostradatelnost člověka je často známkou špatné práce s informacemi a chybějící automatizace.
Automatizujte běžnou práci
Back office řeší každý den desítky činností, které se opakují:
- zpracování poptávek a zakázek,
- přijímání informací z webových formulářů,
- objednávky a správa zásob,
- personální agenda a podklady pro externí personalisty,
- schvalování a předávání úkolů,
- evidence majetku, odpovědností a dokumentů,
- příprava podkladů pro audity a kontroly,
- řešení požadavků zaměstnanců,
- pravidelné kontroly a další provozní činnosti.
Člověk nemusí pokaždé přemýšlet, co má udělat. Systém může úkol vytvořit, přiřadit, hlídat termín a upozornit, pokud není splněn.
Úkoly, informace a odpovědnosti na jednom místě
Automatizace není jen o jednotlivých úkolech. Důležité je, aby spolu souvisely informace, lidé a činnosti.
AyMINE umožňuje:
- řídit úkoly a jejich návaznosti,
- uchovávat a sdílet informace,
- evidovat odpovědnosti, zaměstnance a majetek,
- hlídat termíny a automaticky urgovat,
- předávat úkoly při nepřítomnosti člověka,
- ukládat postupy přímo k úkolům,
- automaticky spouštět další kroky podle výsledku předchozí činnosti.
Výsledkem není další systém, který musí lidé obsluhovat. Cílem je, aby běžná práce probíhala sama a člověk zasahoval hlavně tam, kde je potřeba rozhodnutí.
Automatizace nemusí znamenat AI
Podporujeme automatizaci pomocí umělé inteligence, ale AI není nutná pro většinu běžných firemních procesů.
Tam, kde stačí dobře navržený postup, je klasická automatizace často spolehlivější, levnější a předvídatelnější. AI používáme tam, kde skutečně přináší ekonomický nebo praktický přínos.
Co všechno můžete automatizovat
Rutinní procesy
- Poptávky a zakázky – přijetí, přiřazení, zpracování a kontrola termínů.
- Projekty – založení projektu, vytvoření týmu, úkolů a potřebných dokumentů.
- Personální agenda – nástup a odchod zaměstnance, dovolená, nemoc, předávání informací.
- Hospodářská agenda – schvalování faktur, kontrola pohledávek, pravidelné kontroly.
- Nákup a zásoby – objednávky, evidence majetku a kontrola dostupnosti.
- Agenda vedoucího – příprava porad, úkoly, zápisy a následné kroky.
Kvalifikované a méně časté činnosti
Automatizovat lze i činnosti, které se neopakují každý týden. Důležité je, aby při jejich provádění nebylo nutné znovu vymýšlet celý postup.
Například:
- organizace valné hromady nebo jednání vlastníků,
- schvalování strategického rozhodnutí,
- cvičná evakuace,
- příprava na výpadek systémů nebo ransomware,
- příprava podkladů pro audit nebo kontrolu.
Postup může být uložený přímo v systému. Když pak někdo z týmu není k dispozici, jeho práci může převzít kolega bez hledání informací v e-mailech a osobních poznámkách.
Efektivní kancelář bez zbytečné administrativy
Kreativita lidí má sloužit ke zlepšování firmy, ne k organizování vlastní práce.
Nemá smysl, aby lidé pokaždé řešili, jak založit projekt, komu poslat požadavek, kde najít dokument nebo koho upozornit na blížící se termín.
Tyto činnosti může zajistit systém.
Lidé se tak mohou soustředit na práci, která skutečně vyžaduje jejich zkušenosti, rozhodování a kreativitu.
AyMINE pro automatizaci back-office
AyMINE propojuje úkoly, informace, dokumenty, komunikaci a firemní procesy v jednom systému.
Můžete začít jednoduchou automatizací jedné činnosti a postupně přidávat další. Není nutné předem navrhnout celý firemní informační systém.
Díky tomu lze automatizovat i malé procesy, které by se samostatným specializovaným softwarem nevyplatilo řešit.
AyMINE – homepage
AyMINE – moduly
Začněte zdarma
© PDQM, s.r.o.