Informační management musí řešit i uchování informací

Uschování důležitých informací má význam zejména pro plnění zákonných a smluvních povinností firmy. Povinnost uchovávat informace se ale nevztahuje pouze na dokumenty, ale na mnoho dalších informací. Např. záznamy o dodržování procesů a postupů dle systému kvality musí firmy uchovávat i 20 let.

Systém řízení kvality je často opomíjenou hodnotou firmy. Přitom jeho ztráta nebo zanedbání může mít pro firmu dalekosáhlé důsledky.

Nestačí směrnice, nutné jsou všechny doklady

Správa informací musí zajistit, že firma má k pro audit k dispozici nejenom systém řízení kvality, ale i všechny doklady, jak byl dodržován v minulých letech. Pro standardy vývoje i výroby jako např. ASPICE či ISO 26262 jsou nezbytné:

• Plány projektu
• Plány výroby
• Plány, kontrol
• Úkoly – kdy vznikly, kdo je plnit, kdo kontroloval
• Zkoušky, testy a kontroly – jak byly naplánovány, kdo je vykonal a jak dopadly.
• Kontrolní listy ze všech činností

Spisová služba není efektivní pro interní sdílení informací

Spisovka je samozřejmě důležitým systémem, který státní organizace mají ze zákona povinně. Spisovou službu si zřizuje i řada soukromých firem jakožto řešení pro archivaci dokumentů, protože tyto aplikace obsahují nástroje pro skladování dokumentů a dokladování, kdy co dorazilo.

Pro interní správu a práci s informacemi je ale třeba flexibilní systém, který umí uchovávat historii, ale současně podporuje nové verze, revize a další práce s dokumentem.