Informační management

Hlavní cíle informačního managementu

Cílem informačního managementu je:

• Sbírat a uchovávat všechny informace cenné pro chod firmy, řízení a rozhodování
• Chránit informace před zneužitím i ztrátou
• Zpřístupňovat informace, aby byly nejenom dostupné, ale i snadno k nalezení
• Uchovávat informace tak dlouho, jak je potřeba
• Likvidovat informace, které už ve firmě nemají co dělat

Jak se do informačního managementu pustit

Každé společenství pracuje s informacemi. Jinak s nimi bude pracovat spolek, jinak státní orgán a jinak zbrojařská firma. Pro každou z nich je třeba jiný přístup.

Sběr informací

Informační prostor je obrovský a každý pracuje s množstvím informací. Hlavním cílem sběru proto je, aby byl co nejjednodušší ideálně automatický
AyMINE sběr zjednodušuje tak, že pomáhá s maximem informací pracovat přímo tam, kde vznikají. Knowledge base, smlouvy, poznámky z porady a další máte pohromadě, takže je můžete vy i kolegové efektivně prohledávat. Systém tím, že vám vytváří jednotnou platformu pro informace mnoha různých druhů, zásadně usnadňuje jejich získání, protože s každým dokumentem nebo typem informace pracujete pouze jednou.

Ochrana a zpřístupnění informací

Ochrana a zpřístupnění jsou zdánlivě protichůdné pojmy. Dokud jsou cenné informace v souborech v cloudu, nelze od sebe pořádané ochranu a zpřístupnění oddělit. Kvalitní informační systém to ale umí. Dokáže přesně řídit, kdo co smí vidět a kdy. Díky tomu může např. asistent vidět smlouvy jenom v době přípravy, ale nemůže si prohlížet smlouvy staré. Nebo vám systém najde informace podle zadané otázky, ale neumožňuje vám informacemi volně procházet a hledat zajímavosti.
A jednou z nejdůležitějších vlastností kvalitního systému je, že sice informace vidíte, ale je velmi obtížné je odnést. Soubory je možné zkopírovat, ale informace, které máte přístupné po jedné, se odnášejí obtížně. Ano, můžete fotit obrazovku, ale to je velmi pomalé a navíc snadno odhalitelné - systém prostě ví, že otevíráte jednu informaci za druhou a upozorní na to.

Víte, že podle průzkumu si 70% obchodníků, když z firmy odchází, mají chuť odnést adresář s kontakty? (Průzkum je z USA, ale v Česku to nebude jiné.)

Zabránit odnesení informací - např. projektové dokumentace, adresářů apod. by mělo být samozřejmostí pro každou firmu, která nechce, aby jí konkurence vytunelovala.

Nástroje ochrany v informačních systémech

Kvalitní ochrana informací má několik úrovni, protože každá úrověň chrání před jinými hrozbami. Cloud na soubory má v podstatě jedinou úroveň - právo přístpu k souboru a právo zápisu. AyMINE dokáže mnohem víc:

• Povolit přístup v závislosti na stavu záznamu
• Povolit přístup jenom po určitou činnost - můžete např. dovolit někomu upravovat záznam, ale jenom když na to dostal úkol, jinak ne
• Povolit informace vyhledávat, ale ne exportovat
• Zakázat tisk a povolit jenom zobrazení na obrazovce
• Ukládat citilivé informace do trezorů, ke kterům musí uživatel dostat osobně klíč od správce.

Likvidace

Spolehlivá likvidace informací

Zlikvidovat informace je na první pohled jednoduché. Soubory smažeme, papíry skartujeme. Ale odstranili jsme všechny kopie? Víme, jak dlouho jsou inforamce v zálohách? Víme, že nejsou v koši?
Nemusíme zrovna obchodovat se zbraněmi, abychom nechtěli šířit informace o zakázkách, klientech nebo problémech, které se řeší.

Zálohy jsou samozřejmě nezbytnou součástí informační bezpečnosti a jejich rušení rozhdodně nebylo správnou cestou. Je ale odpovědné se ptát:

• Nedostávají se inforamce do logů, kde by je mohli vidět i jiní lidé, než kdo má právo
• Jak jsou zálohy chráněny, aby se z nich nedalo nic dostat
• Je možné důležité inforamce šifrovat, aby ani v zálohách nebyly dostupné

Bezpečná ochrana před smazáním omylem

I když je ochrana důležitá, neméně důležité je počítat s lidskou chybou, že někdo smaže nějakou informaci omylem. Cloudy pro soubory mají pro to ochranu a stejnou by měl mít informační systém, na který spoléháte.
Vždy se zajímejte, jako jsou možnosti vrátit krok, když něco smažete omylem