Správa informací pro Systém řízení kvality

QMS má na informační management specifické požadavky

Informační management je jednou z oblastí, na kterou má QMS hned dvě skupiny požadavků - zajištění kvality a poskytování služeb, které QMS potřebuje pro své procesy.

Požadavky kvality na inforamční management

QMS má na kvalitu práce s inforamcemi nároky i v případě, že jde o "běžné" normy typu ISO 9001 nebo ISO 20000. Není nutné, aby to bylo přímo ISO 27000 nebo jiná norma věnující se informacím podrobněji. QMS vyžaduje:

• Znát autory a odpovědné pracovníky za každý dokument.
• Sledovat stavy dokumentů i dalších informací
• Provádět revize a být schopen revize vyhodnocovat
• Zamykat dokumenty resp. zajistit, že dokumenty, které jsou schváleny, nemůže nikdo změnit, aniž by se to řešilo jako změnové řízení.
• Efektivně sbírat doklady o činnostech, které umožní audit, kdy se co dělo.
• Zajistit ochranu dokumentů v souladu se všemi požadavky. Typicky zákazníci mají požadavky na utajování dokumentace výrobků, sledování, kdo k nim přistupuje, GDPR a další zákony vytvářejí požadavky na ochranu a spolehlivost.

Nic z uvedeného s pomocí souborů v cloudu nezajistíte. Např. revize přímo v MS Office dokumentu jsou pohodlné, ale vyhodnotit, zda revize proběhla, kdo měl připomínky a kolik jich bylo, to z nich nikdy neuděláte. Zamykání dokumentů v cloudu sice jde ale, vyžaduje ruční práci, do které se kvůli pracnosti žádný tým nepustí.

Požadavky SMJ na podporu vlastních procesů od informačního managementu

SMJ do velké míry stojí na dokumentech, není tedy překvapení, že kvalitní SMJ vyžaduje, aby pro něj existovala systémová podpora

• Řízení verzí dokumentů. Vždy musí být zřejmé, které verze dokumentu je platná
• Schopnost lidi informovat o změnách. Informovanost vyžaduje, aby u každé informace bylo jasné, koho se týká a ideálně i kdy ji potřebuje.
• Pracovní postupy integrovat s workflow, aby lidé měli postup práce přímo v rámci úkolu.

SMJ předpokládají workflow jako součást jejich naplnění. Některé normy (např. ISO 26262) ho explicitně vyžadují, ostatní (ISO 9001, PMBOK apod.) mají požadavky postavené tak, že bez automatizace pomocí workflow je budete dodržovat jen teoreticky.

Jak informační požadavky SMJ naplnit

AyMINE poskytuje řešení pro všechyny požadavky, které SMJ má

• Kompletní správu řízené dokumentace, tedy nejenom evidenci platných, ale i informování pracovníků a uchovávání potvrzení o seznámení
• Správu veškeré dokumentace s ohledem na kontrolu řízení práv podle stavu záznamu. Podpora komunikace a revizí souvisejících s každým záznamem, takže je možné doložit, jak byl zpracováván.
• Náhradu e-mailů pro interní komunikace, takže postupy, změny a revize nejsou nedostupné v emailových schránkách, ale součástí správy informací.
• Pracovní postupy jsou přímo součástí workflow. Ať už jsou činnosti řízeny v rámci procesů, nebo bez nich, popis pracovního úkolu uvedeného v rámci SMJ je přímo zadáním, které pracovník spolu s úkolem vidí.
• Důkladné a nezměnitelné dokladování všech změn. AyMINE vede k pečlivosti a mnoho práce ušetří, ale současně brání zametání nepořádku pod koberec.

Uschování důležitých informací má význam zejména pro plnění zákonných a smluvních povinností firmy. Povinnost uchovávat informace se ale nevztahuje pouze na dokumenty, ale na mnoho dalších informací. Např. záznamy o dodržování procesů a postupů dle systému kvality musí firmy uchovávat i 20 let.

Systém řízní kvality je strategickou hodnotou

Systém řízení kvality je často opomíjenou hodnotou firmy. Firmy většinou uvádí, že je nákladný, zdržuje, přidělává práci a nepřispívá kvalitě. Všechny uvedené protiargumenty mohou být relevantní a bohužel často jsou. Důvodem je ale čistě formalitický přístup bez integrace do nástrojů a způsobu práce.

AyMINE a jeho informační management vám pomůže plnit všechny požadavky SMJ a přtom mít v důsledku toho lepší pořádek a méně práce.