Modul CRM: Správa a sdílení kontaktů

Chraňte kontakty a dodržujte GDPR

CRM umožňuje pohodlné sdílení kontaktů i jejich používání z mobilních zařízení, ale současně jejich ochranu a odstranění z mobilů pracovníků, když už není důvod, aby je v mobilu měli.

Maximální kontrola nad přístupem k datům

Všechny kontakty jsou rozděleny do adresářů s vlastní správou přístupových práv. Lze přesně určit, kdo vidí konkrétní údaje, poznámky nebo projektové informace.
Tím zajistíte, že obchodníci pracují pouze s kontakty, které mají ve své odpovědnosti.

Ochrana dat v mobilních zařízeních

AyMINE umožňuje pracovníkům přístup ke kontaktům přes mobilní zařízení bez nutnosti ukládání dat přímo do telefonu. Tím se zabrání nechtěnému sdílení kontaktů do aplikací jako WhatsApp, Signal nebo Microsoft Outlook. Práce s daty je tak trvale v souladu s GDPR i na mobilních zařízeních.

Synchronizace kontaktů do mobilních zařízení

Kontakty lze synchronizovat přes rozhraní CardDAV s aplikacemi jako Microsoft Outlook, Thunderbird či mobilními telefony.
Synchronizace je navržena s ohledem na GDPR a bezpečnost dat:

• Synchronizovat mohou pouze pracovníci s oprávněním.
• Po ukončení projektu nebo spolupráce se kontakty automaticky odstraní.
• Systém podporuje i proces „zapomenutí“ dle GDPR.

Jak legálně nakládat s kontakty pro zpracování osobních údajů

Evidence a správa souhlasů

Adresář zahrnuje nástroje pro evidenci a správu souhlasů se zpracováním osobních údajů – jak z webových formulářů, tak i z poboček či osobních jednání.
Každý souhlas je uložen včetně data, času a zdroje jeho udělení. Lze také jednoduše evidovat jeho zrušení nebo vypršení platnosti.

Získání souhlasu přes web

Když získáváte souhlas, musíte mít současně uloženo, kdy, kde a jak jste souhlas získali. Bez těchto informací souhlas nedoložíte. Obvyklou metodou je souhlas přes webový formulář. Uživatel ale musí vědět, k čemu přesně souhlas dává.

CRM podporuje 2 stupňový proces:

1. V 1. kroku uživatel zadá email, na který přijde odkaz
2. V 2. kroku otevře odkaz a vybere si z nabídky možností, k čemu dává souhlas. Jeho volby se uloží do CRM spolu s informací, kdy a z jaké IP adresy souhlas poskytl.

Souhlas získaný osobně

Při osobním souhlasu je obvyklou formou souhlas, který je součástí např. vytištěné nabídky u které si zaškrtnutí souhlasu. Správně byste neměli ukládat podpis, protože ten je biometrickým údajem.
CRM Systém eviduje i souhlasy získané osobně – včetně kopie podepsaného dokumentu. Dokument můžete vložit do sekce souhlasů u kontaktu.

Právo změnit a odstranit své údaje

Když získáte souhlas na dálku přes web, musíte poskytnout stejně pohodlnou metodu pro jeho úpravu nebo zrušení. CRM proto poskytuje nástroje

• Uživatel může kdykoli ověřit, jaké souhlasy jsou u jeho kontaktu vedeny, nebo je odvolat. Může si je na webu zobrazit a upravit.
• S každou zprávou zasílanou jako marketingová informace (tedy s využitím souhlasu) dostává uživatel odkaz, kterým může své preference upravit bez nutnosti znát heslo nebo jiné ověření.

Právo uchovávat zapomenuté kontakty

• Odvolané souhlasy se nemažou, ale označují jako neplatné, aby byla zachována auditní stopa. Uživatel odpovědný za adresář dostane upozornění, když někdo požádá, aby byl zcela zapomenut. Pokud zapomenutí nebrání jiné důvody, měl by správně zapomenutí schválit.

Umístění dat v souladu s GDPR

Všechna data jsou uložena na serverech v České republice nebo EU.
Správcem údajů zůstáváte vy – AyMINE zajišťuje pouze systémové zpracování dle uzavřené zpracovatelské smlouvy.
Vaše firemní kontakty ani osobní údaje neopouštějí evropský prostor.

Podpora obchodních procesů

Procesy aktivní správy a obchodu zahrnují:

• plánování a realizaci obchodních akcí, konferencí nebo marketingových kampaní,
• evidenci jednání, telefonátů a záznamů o komunikaci se zákazníky,
• přípravu exportů kontaktů pro hromadné e-mailové kampaně,
• plánování a vyhodnocování aktivit obchodních zástupců.
• Oslovení zákazníků a kampaně

Pomocí AyMINE lze připravovat a hodnotit marketingové akce:

• Výběr cílových skupin kontaktů
• Tvorba úkolů pro obchodníky
• Rozesílání pozvánek nebo newsletterů (přes integrované exporty do e-mailových nástrojů)

Podpora CRM procesů

AyMINE CRM poskytuje širokou škálu nástrojů pro efektivní obchodní práci:

• Hromadná i personalizovaná komunikace se zákazníky
• Historie kontaktů napříč uživateli
• Přímé odesílání e-mailů, SMS nebo zpráv přes Signal
• Plánování a vyhodnocování marketingových kampaní
• Evidence obchodních schůzek a návštěv s možností otevření navigace
• Vyhodnocování výkonu obchodníků a call center
• Napojení na ceníky a obchodní moduly (více zde

Provázanost kontaktů s obchodními daty

U každého zákazníka

• Obchodní segmenty a skupiny
• Kontrakty
• Obchodníci a další role
• Přehled obchodní komunikace - zobrazení historie e-mailů, schůzek a při napojení ústředny i telefonátů
• Zaslané nabídky
• Objednávky a dodávky
• Faktury
• Obchodní skupiny a data propojená s nimi - ceníky, obchodníci

U dodavatelů a výrobců

• Produkty
• Ceníky produktů
• Nákupní objednávky a jejich stav

Provázanost s projektovými daty a zakázkami

• Projekty a zakázky realizovahé pro zákazníky
• Zapojení dodavatelů do projektů
• Odborná kvalifikace dodavatelů
• Hodnocení dodavatelů i jejich kvalifikace