Správa a sdílení kontaktů

Ochraně dat jsme věnovali skutečně hodně péče

Členění adresářů

Všechny kontakty jsou rozděleny do adresářů s vlastní správou, kdo smí jaká data vidět. Tím můžete zajistit, že obchodníci mohou vidět jenom ty kontakty, které mají na starost.

Informace připojené ke kontaktům mají vlastní řízení přístupů. Pokud se např. spolupracovník účastní projektových porad, z adresáře se to dozví pouze lidé, kteří jsou do spolupráce zapojeni, nebo mají speciálně udělené oprávnění.

Můžete řídit, kdo si smí kontakty synchronizovat do mobilního zařízení. Dovolte pracovníkům synchronizovat pouze kontakty, které skutečně potřebují pro běžnou komunikaci. Jedním klikem můžete pracovníkovi synchronizaci zrušit.

Chraňte firemní kontakty před WhatsApp

Pomocí aplikace i webového přístupu mají pracovníci snadný přístup ke kontaktům i bez ukládání obchodních kontaktů přímo v mobilu. Jde o důležitou ochranu, protože ke kontaktům v mobilu přistupuje řada aplikací, zejména WhatsApp, ale i další, např. Signal nebo MS Outlook. Uživatel mobilu, který chce WhatsApp a podobné aplikace používat, nemá možnost omezit, ke kterým kontaktům z mobilu mají přístup. S využitím kontaktů přímo v mobilu pracovní data ochráníte.

Pustit firemní kontakty do zmíněných aplikací nesmí žádný pracovník. Ani když spolupracujete s kolegou v projektu. V praxi se to často neřeší, ale to sdílení neospravedlňuje. Nemělo by k tomu docházet nikdy, ale zcela nepřípustné to je ve chvíli, kdy kontakt dostáváte od kolegy a ne přímo od spolupracující osoby. Předání kontaktu např. v projektu je přitom nejenom nezbytné, ale samozřejmě i zcela v souladu GPDR.

GDPR začnete porušovat když:

• Kontakt sdílíte, kolega si jej uloží do mobilu a ten jej odešle do dalších aplikací (WhatsApp, MS Outlook v rámci Office365 se servery mimo EU apod.)
• Nemáte možnost automaticky stáhnout kontakt z mobilů lidí poté, co projekt skončí a kontakt už pro spolupráci nepotřebují.

Řešením je přistupovat k pracovním kontaktům v samostatné aplikaci. Pak můžete mít kontakty v mobilu a přitom GDPR neporušovat. Umožníte lidem volat z mobilního telefonu přímo z firemního adresáře a kontakty využívat podle potřeby.

Pokud mají lidé služební mobil bez práva instalace nefiremních aplikací – zejména tedy Facebook apod. mohou synchronizovat kontakty i přímo do mobilu. AyMINE synchronizaci podporuje, ale pokud synchronizaci dovolíte, měli byste i interně stanovit zákaz sociálních sítí v mobilu.

Firmy nesmí používat WhatsApp ani do něj sdílet data

Sdílením kontaktů do WhatsApp, ale i Microsoft 365, Signal apod. posíláte data o občanech EU mimo prostor Evropské unie bez souhlasů těchto osob. (Souhlas, který by to dovoloval, by musel přímo obsahovat informaci, že kontakty zpracovává společnost Meta (pro WhatsApp), Microsoft (pro Outlook propojený s Office365) což jistě nemáte. V případě aplikace WhatsApp navíc druhá strana ihned vidí, že k předání dat došlo. Jak pak jen otázkou času, kdy to někomu začne vadit.

Proč jsou data v našem CRM spravována v souladu s GDPR

Naše servery jsou vždy v zemi, kde je sídlo organizace, která data vlastní. Pro vás jsou v Česku. Nikdy data mimo EU nepřenášíme.

Vaše data nevidíme. Správcem údajů zůstáváte vy. Nikdo jiný, než vaši pracovníci, údaje nezpracovávají, ani k nim nemají přístup. Zpracováváte je prostřednictvím našeho systému, ale každé zpracování (např. vyhledávání konkrétního zákazníka), je vždy činnosti vašeho pracovníka nebo spolupracovníka. My s vámi uzavíráme zpracovatelskou smlouvu.

Systém podporuje evidenci souhlasů včetně evidence doby jejich platnosti. Podporuje i skrývání kontaktů, jejichž souhlas už vypršel.

Uložení souhlasu přes webový formulář

Souhlas se zpracováním do CRM uložíte snadno přímo z webového formuláře:

• Prostřednictvím služby jej stránka z webu zašle do CRM
• CRM ověří, zda kontakt už v systému je a pokud ne, do evidence jej přidá.
• Systém může vyžádat ověření kontaktu
• Systém uloží datum, čas a stránku, kdy byl souhlas udělen. Všechny tyto informace musíte uchovávat pro případ zpochybnění ze strany toho, kdo souhlas zadal

Ověření souhlasu osobou (subjektem)

Měli byste umožňovat, aby si osoby, od kterých máte souhlas, mohly kdykoli ověřit, jaké souhlasy evidujete.

• Pomocí formuláře na webu může uživatel zadat žádost, aby na registrovaný email přišla informace, zda je email registrován
• Systém automaticky odešle informace, jaké souhlasy jsou registrovány. Pokud není žádný aktivní, systém buď zprávu nepošle, nebo pošle oznámení, že souhlas není registrován
• Součástí odeslané bude i možnost souhlas odvolat. (Pokud máte více typů souhlasů, může zpráva směřovat na stránku, kde si uživatel vybere, které souhlasy ruší.)

Vložení souhlasu přímo na pobočce

Evidence souhlasů podporuje i ukládání souhlasů získaných fyzicky na pobočce. K souhlasu můžete uložit i fotokopii podepsaného souhlasu.

Fotokopie se nikdy automaticky nikomu nezasílá. Můžete ji použít při stížnosti ze strany osoby.

Zrušení souhlasu

Pomocí webového formuláře je možné zavolat službu, která souhlas v systému označí za neplatný. Na základě příznaku z webu může poslat na email potvrzení, že souhlas byl zrušen.

Zrušený souhlas není ze systému odstraněn, ale je označen za neplatný.

AyMINE umožňuje přípravu obchodních a zážitkových akcí, konferencí apod. od plánu až po řízení průběhu. Podporuje plánování komunikace i evidenci všech jednání, telefonátu a jiných obchodních kontaktů.

Systém nepodporuje hromadné rozesílání emailů. Umožňuje vytvořit export pro využití specializovaných služeb.

Oslovení zákazníků

CRM vám umožňuje připravit i hodnotit marketingovou kampaň:

• Vybrat skupiny kontaktů, které chcete oslovit
• Vygenerovat úkoly pro obchodní zástupce
• Rozeslat pozvánky na akce

Rozesílání emailů

Rozesílání emailů přímo ze CRM není standardně podporováno; je ale možné vygenerovat seznamy adres pro „newsletterové“ aplikace, které emaily rozesílají.

Přímé rozesílání emailů ze CRM je možné pouze s využitím vlastního emailového serveru.

Příprava a realizace obchodní akce:

Obchodní akci můžete řídit buď jako projekt, nebo jako událost. Událost je organizačně jednodušší, ale často postačuje.

Řízení obchodního týmu vám umožní:

• Naplánovat termíny
• Řídit úkoly a porady týkající se přípravy včetně účasti zapojených spolupracovníků
• Řídit dokumenty a informace – např. smlouvy s dodavateli
• Evidovat potřebné zdroje a aktiva – např. vybavení
• Evidovat, kdo se čemu věnoval a kolik tím strávil času

Integrovaný poloautomatický výkaz práce

V AyMINE jsme integrovali výkaz práce s přehledem obchodních činností a plněním úkolů. Záznam o plnění úkolu, např. obchodním telefonátu, současně poslouží jako výkaz práce. Výhoda? Doplnění výkazu není prací navíc a nezdržuje. A záznam přímo u záznamu konkrétní aktivity dává možnost skutečně zkontrolovat, co člověk dělal.