Systémy pro řízenou dokumentaci většinou přidělávají práci. Neusnadňují kvalitní práci, ale vynucují neefektivní způsob její dokumentace.

Organizace mají pro správu sytému řízení kvality často podporu v podobě správy dokumentů, která podporuje řízenou dokumentaci. Jde fakticky o DMS, které ale nepodporuje procesy. Navíc vyžaduje, aby všechny postupy, protokoly a záznamy byly v dokumentech.

Obecné standardy, pro které je systém řízení úkolů a procesů důležitý:

Obecné normy – bez oborového určení

ISO 9001

Není možné nezačít u nejobecnějšího standardu. Není výjimkou, že si firmy "pořídí" ISO 9001 standard a na fungování týmů se nezmění vůbec nic. Ale i tento standard, když je skutečně implementován, vyžaduje, aby:

• Každý byl pro práci proškolen
• U každé činnosti bylo jasně řečeno, co znamená, že je udělána správně
• Důležité kroky a výstupy byly verifikovány

Systém řízení úkolů tyto požadavky automatizuje, takže je možné je splnit bez dohledu a většinou i bez školení. Samozřejmostí je i automatické dokládání, že požadavky na činnost byly dodrženy.

ISO 20000

Standard vyžaduje, aby byly podrobněji kontrolovány činnosti, sbírala se data pro hodnocení poskytování služeb a služby byly pravidelně ověřovány. Systém řízení úkolů je klíčový pro to, aby byla povinná data k dispozici

ISO 27000

Standard zabývající se bezpečností obsahuje především pravidla zabezpečení zařízení. Není tedy primárně procesně orientovaný. Přínos pro ISO 27000 proto je zejména v podpoře evidenční části. Kritickou částí, kde je řízení úkolů důležité, je systémová kontrola, že se na důležité činnosti nezapomene.

Automotive standardy

Automotive standardy jde rozdělit podle dvou základních klíčů:

• Obecné × Proprietární konkrétního výrobce
• Zabývající se hlavně výrobou × Zabývající se především vývojem

Na výrobu směřuje zejména standard IATF 16949, ale např. i proprietární TFP. Z hlediska významu a přínosu systémové podpory je na tom ISO 16949 stejně, jako ISO 26262.

Vývojem se zabývá celá řada standardů jak proprietárních (např. Formel Q), tak obecných ISO 26262, ASPICE, nebo VDA 6.3.

Pro všechny uvedené standardy platí, že se bez řízení úkolů nemohou obejít. Jejich požadavky na přesnost postupů a kontrolu všech kroků jsou tak vysoké, že by bylo velmi obtížné všechno průběžně dohlížet. Navíc je ale nutné mít doklady o realizaci všech kroků, což je bez elektronického řízení činností zcela nemožné.

Kromě procesní podpory je pro standardy důležitá i evidence všech záznamů, které musí být zpracovávány (plány, požadavky, testy atd.). Důležité navíc je, aby záznamy byly integrovány s úkoly, protože součástí evidence musí být i přehled, jak byly jednotlivé záznamy zpracovávány.