Správa dokumentů

Včetně elektronického podpisu

DMS je v AyMINE samostatným modulem, který je efektivně integrován do všech procesů. Zajistí, abyste nikdy žádný dokument nehledali.

AyMINE spolu s dokumenty ukládá doprovodné informace, tzv. metadata.

Seznam si upravíte podle vašich potřeb.

Dokument, soubor, složka, skříň

AyMINE vám zajistí organizaci dokumentů v několika úrovních

Soubor je nejnižší úroveň a zahrnuje elektronický záznam (nejčastěji PDF), ale může být i s odkazem na umístění papírového originálu
Dokument může mít v DMS několik souborů, které k němu patří - nejnom samotný originál, ale i pracovní kopie nebo připomínky komentáře pracovníků. Dokumenty jsou často přímo zpracovávány (např. faktury).
Složka zahrnuje větší množství dokumentů a vztahuje se k procesnímu průběhu. V rámci složky se postupně skládá více dokumentů, některé jsou vstupní, jiné interní, jiné odcházejí mimo organizaci. Příkladem bývá zpracování požadavku zákazníka, např. vydání informací, posudek apod. Stejně jako dokument má složka metadata a oprávnění se složkou pracovat.
Skříň zahrnuje dokumenty a složky stejného nebo různého typu. Základní vlastností vlastností skříně je uzamykatelnost. Pro každou skříň jsou definována přístupová práva - kdo do ní má přístup.

Metadata pro dokument

Základní metadata:

Kdo a kdy dokument založil
Kdy vznikl
Jak probíhalo schválení
Jak byl dokument odeslán adresátovi nebo jak byl přijat od odesílatele
Kdy a byl naposledy upraven a kým

AyMINE splňuje a podporuje

Požadavky na spisovou službu

Pokud musíte dodržovat zákonné požadakvy na spisovou službu, nemusíte mít obavy, AyMINE je všechny dorží. Ať už se bavíme o značení, skladování nebo ochraně dokumentů, všechny požadakvy dle zákona jsou zajištěny.

Elektronický podpis a pečeť

AyMINE vám umožňuje interní i odchozí dokumenty v rámci schvalování elektronicky podepsat, nebo je před odesláním orazítkovat elektronickou pečetí. Podepsané a orazítkované dokumenty jsou uloženy bez možnosti změny nebo odstranění, takže máte vždy jistotu, že se žádný právně platný dokument nemůže ztratit.

Velmi silnou ochranu dat

Všechna přístupová práva mají několikastupňovou ochranu přístupu. AyMINE vám zajistí zcela bezpečnou ochranu, aby s k dokumentu nikdo nemohl dostat, samozřejmě ani administrátor.

Jak je zajištěna ochrana souborů

Každá skříň a každý dokument mají vlastní nastavení přístupových práv. Práva jsou jednak statická - kdo smí skříň otevřít, ale i závislá na stavu dokumentu nebo složky (kdy smí být upravován a kým). Složky a soubory mohou být nastaveny tak, že jse smí upravovat pouze pracovník, který má konkrétní přidělený úkol, co má s dokumenty dělat.

Systém zajistí, že na serveru jsou všechny dokumenty šifrovány privátním klíčem vaší organizace. Nikdo, kdo firmou schválený, nemá možnost dokumenty odšifrovat.

Každá skříň může být samosatně šifrována s hesly uloženými v datovém trezoru. Klíče ke skříni musí předávat osobně správce skříně a klíče má každý zašifrovány u sebe v mobilu nebo osobním počítači. Bez těchto klíčů není možné rozšifrovat ani obsah metadat.

AyMINE je více než spisovka

Kompletní zpracování agend včetně řízení procesů
Kontrolu a připomínání termínů
Speciální archiv smluv s podporou procesů schvalování a kontroly jejich platnosti
Vyvěšování dokumentů na elektronické nástěnce