Elektronické podepisování i v mobilu

AyMINE vám umožňuje elektronicky podepisovat dokumenty a záznamy přímo v systému a to jak na počítači, tak na mobilním telefonu

Elektronický podpis je základem spolehlivé komunikace

K potvrzení pravosti dokumentu je využíván komerční nebo kvalifikovaný podpis nebo pečeť. Elektronický podpis je uložen tak, že jej můžete použít pouze vy a je chráněn heslem, které znáte pouze vy osobně.

Elektronická pečeť je uložena na serveru a její použití je řízeno procesy v systému. Spolu s použitím pečetě je vytvořen protokol, kdo a kdy ji použil, takže všechna použití jsou archivována. Standardní dobu archivu (2 roky) je možné libovolně prodloužit

AyMINE vám umožní podepisovat záznamy přímo z mobilního telefonu nebo tabletu. Musíte mít mobilní zařízení registrované jako bezpečné, pak v něm může být datový trezor.

Když vám přijde o podpisu dokument, zobrazíte si ho v PDF formě na telefonu a příkazem schválit a podepsat se vám nabídne možnost doplnit svůj elektronický podpis. Systém si vyžádá heslo z vašeho trezoru (ten musíte odemknout) a pak do dokumentu elektronický podpis doplní.

Jak začít používat elektronické podpisy?

Elektronický podpis, který je platný po celé Evropě, vám může vydat organizace, která má k tomu pověření (v Česku jsou nejznámější PostSignum nebo I.CA, vznikají ale i další společnosti). Podpis je nutno zakoupit.

Pokud nemáte s podpisy zkušenosti, nebo potřebujete podpis pro větší počet lidí, můžete využít automatizovanou službu AyMINE:

• Každý uživatel si zadá vlastní heslo pro žádost o certifikát. Heslo je uloženo v datovém trezoru a přístup k němu musí uživatel jednorázově povolit.
• AyMINE vygeneruje žádosti o certifikát s použitím hesla uživatele.
• AyMINE přijmde certifikáty a uživatelům je zpřístupní. Bez hesla uživatele nejsou použitelné, takže jsou stále v bezpečí.

Elektronický podpis nebo pečeť?

Elektronický podpis potvrzuje, že záznam podepsal konrétní uživatel. Naproti tomu elektronická pečeť potvrzuje, že dokument vytvořila konkrétní organizace.

Podrobnosti o elektronickém podpisu a pečeti a jejich použití pro podepisování záznamů se věnuje stránka zde.

Elektronický podpis ve spisové službě

AyMINE integruje možnost elektronického podepisování do všech procesů. Je integrován i v rámci spisové služby.

Jaké výhody přinese integrovaný elektronický podpis?

• Máte jistotu, že všechny podepsané dokumenty jsou archivovány
• Zjednodušíte lidem výrazně práci
• Můžete zajistit povinné spolupodepisování – dokument podepsaný jedním pracovníkem půjde na kontrasignaci k druhému.
• Víte, že vám žádný pracovník nebude zneužívat podpis mimo povolené postupy nebo dokonce po odchodu z práce.

Kde se hodí elektronický podpis nebo pečeť?

Nikdy byste neměli zasílat právně závazné dokumenty v platném znění bez odpovídající možnosti ověřit, že dokument je přímo od vás.

• Vždy elektronicky podepisujte faktury a poučte své zákazníky, že pouze faktury s vaším podpisem nebo firemní pečetí jsou platné
• Závazné nabídky nebo ceníky vždy předávejte elektronicky podepsané. Vyhnete se riziku, že vám bude zákazník tvrdit, že dostal nabídku, kterou jste mu nepředali
• Důležitá firemní rozhodnutí by měli jednatelé, představenstvo nebo prokuristé vždy podepsat. Pracovníkům to dává jistotu, že dokument je skutečně platný. Naopak, elektronický podpis vytváří jistotu odpovědnosti za rozhodnutí. Na podpisu od jednatelů by měli trvat i vlastníci nebo dozorčí rady.