Povinnosti – zadání pro systém řízení

Povinnost popisuje vnější pokyn či nařízení. Povinnost stanovuje, čemu se má metodický rámec věnovat, jaké stanovit limity a co je jeho skutečným cílem.

• Co jsou povinnosti
  • Povinnosti jsou součástí metodického rámce
  • Povinnosti v projektu
• Povinnosi je třeba sledovat
• Povinnosti v AyMINE
  • Povinnosti pro více metodických rámců

Co jsou povinnosti

Povinnosti mají většinou vztah ke konkrétnímu procesnímu rámci, i když se promítají do celého systému řízení.

Společnými znaky povinností je, že:

• Jsou dané z vnějšku
• Interně je společnost akceptuje, ale přímo je neovlivňuje
• Jejich nařízeními by se měly řídit všechny interní směrnice, pravidla a postupy.

Povinnosi je třeba sledovat

Stadnardy požadují, aby organizace měla přehled o všech svých povinnostech. Typicky auditor i požaduje, aby firma stadnardy fyzicky vlastnila nebo k nim měla stále zajištěný přístup.

Přehled o povinnostech zahrnuje také možnost kontrolovat, že všechny povinnosti jsou splněny. Pro každou jednotlivou povinnost stanovenou standardem musí mít organizace jistotu, že je s ním v souladu, tedy:

• Že někdo odpovídá za to, aby systém řízení byl s požadavkem v souladu
• Pokud je vyžadována činnost, je známo, ve kterém procesu nebo kterými pracovními úkoly je realizována
• Pokud je vyžadována odpovědnost, která směrnice tuto odpovědnost někomu přiděluje a kdo plnění kontroluje.
  V optimálním případě by mohly existovat uložené relace mezi odpovědnostmi a jejich realizací. V praxi by šlo o velmi náročnou dokumentaci, takže se udržování vazeb zjednodušuje. (Také je možné nechat AI ověřit, zda jsou požadavky do ISM promítnuty.)

Povinnosti v AyMINE

AyMINE povinnosti, které formují metodický rámec, systém eviduje jako součást dokumentace rámce, Hlavním užitkem popisu povinností v rámci rámce je splnění požadavků popsaných výše:

• Jasně definovat, jaký externí důvod nařizuje konkrétní postup nebo výstup
• Usnadnit správu a kontrolu správnosti metodiky

Povinnosti pro více metodických rámců

V AyMINE můžete mít více rámců popsaných samostatně (doporučujeme!). I když to není úplně běžné, nastává situace, kdy stejná povinnost se přímo „propisuje“ do více rámců. Povinnost se pak nevkládá do opakovaně. AyMINE umožňuje:

• Buď samostatný modul systému řízený určený pouze pro správu externích povinností nebo
• Zařazení do metodického rámce, který se tématu povinnosti věnuje nejvíce.

Pokud je vytvořený samostatný modul pro povinnosti, je vhodné, aby byl dodržován důsledně a byly v něm všechny zařazené povinnosti.