Upozornění a vzkazy

Upozornění jsou krátké zprávy zasílané mezi uživateli systému. Smyslem zpráv je umožnit rychlé vzkazy, které jsou připojeny k objektu, kterého se týkají.

• Jak poslat upozornění
  • Upozornění od záznamu
  • Upozornění bez vazby na záznam
• Příjem upozornění
• Jak odstranit upozornění?
• Zaslání upozornění do emailu
• Nový úkol z upozornění
• Nezapomeňte

Hlavní rozdíly upozornění proti emailu:

• Upozornění je vždy jedné osobě, není možné (na rozdíl od emailů), poslat jedno upozornění více lidem – cílem upozornění je nahradit emaily na mnoho osob zejména tím, že upozornění zaslaná od objektů je možné u nich i později dohledat. Není proto důvod je posílat vzkaz pro informaci třetím osobám.
• Pokud se upozornění váží k určitému záznamu (většinou), vidí je všichni, kdo vidí daný záznam. I když jsou adresována jinému, nejsou skrytá. Každý, kdo se záznamem pracuje, tak vidí podrobnosti diskuze, která k němu proběhla
• Upozornění vyskočí automaticky, když adresát otevře detail záznamu. Nehrozí tedy, že by se záznamem pracoval a upozornění přehlédl.

Nepřehlédněte: K záznamům se vážou také diskuze a poznámky. Umožňují oslovit více lidí a jsou součástí dlouhodobého archivu.

Jak poslat upozornění

Upozornění od záznamu

Většina záznamů (např. úkoly, požadavky, objednávky atd.) mají v pravém horním rohu detailu tlačítko pro zobrazení a zaslání upozornění. Po jeho stisku se vám nabídne seznam zaslaných upozornění a možnost poslat nové.

Upozornění bez vazby na záznam

Máte možnost zaslat i upozornění, která nemá vazbu na konkrétní objekt (např. pozvání na oběd 😊). K tomu slouží tlačítko Nový vzkaz v bloku upozornění na pracovní ploše.

Ochrana soukromí: Pokud pošlete upozornění uživateli (přímo z hlavního stolu), je striktně soukromé a nikdo jiný než by a adresát si ho nemůže přečíst. (Je to rozdíl proti upozornění u záznamu, kde ho vidí i ostatní, kdo s ním pracují.)

Příjem upozornění

Upozornění dostáváte přímo na pracovní stůl do bloku se značkou . I když máte blok schovaný, ikona se změní, abyste upozornění nepřehlédli. Pokud máte povolené předávání zpráv do systému (na mobilu zprávy od lišty podporuje např. Chrome), upozornění uvidíte i mezi ostatními upozorněními.

Pokud máte nainstalovanou aplikaci v mobilu, dostanete upozornění i do oznamovací lišty (aplikace je zatím dostupná pro přístroje s Android). Pokud povolíte zprávy z prohlížeče ve Windows, vyskočí upozornění i v oznamovací liště a v pravém dolním rohu.

Otevřené upozornění má 2 záložky – samotné upozornění a na druhé záložce objekt, kterého se upozornění týká. Máte možnost se proto rovnou podívat, na co vás odesílatel upozorňuje.

Jak odstranit upozornění?

Upozornění se neodstraňují ručně. Zůstávají u objektu jako záznamy o komunikaci. Odstraňovány jsou automaticky rok poté, co objekt přestává být aktivní. Proto můžete snadno využít upozornění i pro případné dohledání, co kdo komu k objektu poslal.

Ručně je možné odstranit pouze upozornění, které není svázáno s business záznamem (tedy typicky aktivum, produktem, úkolem, projektem apod.). Pokud vám poslal někdo vzkaz přímo z hlavní pracovní plochy, smazat jej můžete. Pokud adresát, kterému jste poslali vzkaz, tento vzkaz odstraní, uvidíte jej ještě 3 dny jako smazaný a pak se smaže definitivně.

Zaslání upozornění do emailu

Pokud si upozornění v systému nepřečtete, AyMINE vám ho pošle do emailu, aby vám neuteklo. V nastavení si můžete zvolit, za jak dlouho vám upozornění přijde. Když nastavíte např. 1 minutu, přijde vám v podstatě hned.

Doporučení: Pokud s AyMINE pravidelně pracujete, doporučujeme nastavit si přeposílání na větší interval – ušetříte si tak zbytečné dvojí čtení.

Pokud píšete někomu, o kom víte, že zprávy v AyMINE pravidelně nečte, můžete nastavit přímo ve zprávě, aby bylo upozornění rovnou odesláno na email.

Zprávy zaslané do emailu jsou stále považované za nepřečtené, ale je u nich uložena informace, kdy byly do emailu zaslány.

Nový úkol z upozornění

V přehledu upozornění můžete přímo tlačítkem Do úkolu založit nový úkol, do kterého se zkopíruje obsah vzkazu nebo nový požadavek. Podívejte se na use case ke změně produktu a pochopíte, proč se z upozornění dá snadno požadavek udělat.

Pokud byl vzkaz pro vás přeložen, v novém úkolu budou překlady textů a originální text se nekopíruje.

Nezapomeňte

• Upozornění zaslaná od objektu vidí standardně všichni, kdo mají k objektu přístup. Pokud chcete, aby jej viděl jenom adresát, musí ho označit jako soukromé.
• Dostali jste vzkaz k objektu a nemůžete si ho zobrazit? (Záložka pro objekt je prázdná?) Nejde o chybu systému, ale kolega vám poslal vzkaz k objektu, ke kterému nemáte oprávnění. Nezapomeňte upozornit kolegu, aby věděl, že na jeho upozornění nemůžete adekvátně reagovat!
• Do upozornění nepatří informace, které mají být dlouhodobě uchovávány. Takové informace sdílejte v diskuzi k objektu.