Projekt

Projekt vytváří prostor pro kompletní řízení informací a činností souvisejících s jedním projektem.

• Co všechno patří do projektového řízení
• Vedoucí projektu
• Projektový tým
  • Projektový tým v nastavení projektu
• Časté otázky k fungování projektového týmu

Co všechno patří do projektového řízení

Projektové řízení zahrnuje přípravu projektu, jeho vedení a zajištění, že projekt splní svůj cíl. Z hlediska dokumentace je třeba se starat o celou řadu záznamů, které vyžaduje většina organizací, dodavatelů i metodik projektového řízení (např. PMBOK).
Následující schéma ukazuje, co všechno do projektového řízení patří (klikněte si pro zvětšení):

Nástroj projektového řízení poskytuje přehled přes všechny projektové záznamy. Přehled těch aktuálních má pracovník na svém pracovním stole:

Projekty jsou určeny pro řízení činností, na kterých se podílí skupina osob (projektový tým), kteří spolupracují, mají jasně definovaný cíl, který vzniká na základě zadání (požadavků).
Jednotlivé evidence, které jsou v rámci řízení projektu podporovány, popisuje samostatná kapitola Projektové záznamy.

Vedoucí projektu

Vedoucím projektu je pracovník za projekt odpovědný (nastavuje se v okně správy při vyváření projektu, později je možné vedoucího změnit).
Vedoucí projektu spravuje tým – určuje potřebné role a schopnosti, ktreré projekt potřebuje a kým je obsadí. Nikdo jiný, než vedoucí projektu, nemůže tým projektu měnit.

Projektový tým

Projektový tým tvoří lidé, kteří se podílejí na realizaci projektu. Vždy jsou v nějaké projektové roli.

Pokud má projekt definovánu metodiku (normu, kterou se řídí), je význam projektových rolí definován metodikou. Metodika současně stanovuje, jakou kvalifikaci musí mít člověk, který má projektovou roli zastávat.

(Projektová role není organizační role. Např. může být uživatel projektovým manažerem – tuto roli nemusí mít v rámci organizace. Nebo může mít někdo v projektu roli auditora, i když v organizaci auditora nedělá). Více se tomu věnujeme právě v odkazovaném článku.

Projektový tým v nastavení projektu

Při vytváření nového projektu se vytvoří i nová skupina pro projektový tým. (Skupina je mezi skupinami a rolemi ve správě systému). Tato skupina je automaticky synchronizována s projektovým týmem, který se spravuje na pracovním stole projektu. Když do projektového týmu vedoucí přidá dalšího člověka, je automaticky přidán i do této skupiny a naopak.

Pokud před uložením projektu přiřadíte projektu vlastní skupinu, popsaný mechanismus nebude aktivní. Má to opodstatnění, pokud projekty realizuje pravidelně stejná skupina lidí; pak nedává smysl, aby se pro každý projekt zakládala nová skupina.

Připomenutí: Skupina u projektu řídí přístupová práva k objektům v projektu. Je proto potřeba, aby lidé, kteří v projektu aktivně pracují, v této skupině byli. Pokud ale např. potřebujete od někoho konzultaci, ale nemá v projektu aktivně pracovat, můžete mu dát projektový úkol, a ten může splnit, i když není členem projektu.

Proto:

• Pokud máte již definovanou skupinu, která projekt bude realizovat, připojte ji k projektu
• Pokud bude mít projekt vlastní tým, nechte pole prázdné a skupina pro projekt bude vytvořena automaticky.

Časté otázky k fungování projektového týmu

Je možné změnit skupinu lidí u projektu?

Když chcete v průběhu vedení projektu změnit chování projektové správy vzhledem k uživatelským skupinám, je možné to změnit. Skupina pro projekt se ale už nevytvoří automaticky. Můžete ji vytvořit ručně (tlačítko vlastní skupina), ale je třeba do skupiny zařadit stávající lidi z projektového týmu. Další už budou zařazování automaticky.

Naopak, pokud projektu přiřadíte skupinu jinou (např. vývojové oddělení), systém nebude skupinu měnit podle projektového týmu.

Potřebujeme, aby k projektovým datům měl přístup i někdo, kdo v projektu není

Do skupiny, kterou spravuje systém automaticky, může vedoucí projektu ručně přidat uživatele stejně, jako by to byla jakékoli jiná skupina. Automatická synchronizace správě projektové skupiny nebrání.

Musíme projektové skupiny lidí nechávat v systému i po ukončení projektu?

Ne, skupina se průběžně mění a vždy odpovídá tomu, kdo s projektem pracuje. Je logické, že ke konci už v ní není skoro nikdo. (Poslední zavírá dveře obvykle vedoucí projektu.) Ve chvíli, kdy je projekt ukončen, skupinu, která vznikla pro jeho realizace, je správné odstranit.

Skupina není odstraněna automaticky – není neobvyklé, když je projekt pozastaven nebo i ukončen, ale počítá se s jeho obnovou. Pak by skupina chyběla.

Správa projektu, stejně jako business oblasti mají skupinu aktivních uživatelů a skupinu čtenářů. Čtenáři bývají po ukončení projektu lidé, kteří mají právo z projektu čerpat informace, auditoři, většinou i bývalý vedoucí projektu. Tito lidé by měli být v rámci nastavení projektu ve skupině čtenářů projektu, tedy lidí s přístupem pro nahlížení. Díky tomu zůstane know-how z projektu dostupné a současně chráněné.

Nezapomeňte: V projektech bývá hodně informací podléhajících utajení. Neměli byste proto právo nahlížení do projektu udělovat obecné skupině typu všech vedoucích projektů. Pravděpodobně byste tím porušili ochranu. Pokud pracuje vaše firma např. podle standardů ISO 27000 nebo ISO 21434, musíte skupině čtenářů věnovat stejnou pozornost, jako skupině aktivních uživatelů.