Správa rozhodnutí v organizaci

Rozhodnutí řídí proces přijetí rozhodnutí, dokumentuje rozhodovací proces i samotné rozhodnutí a zajišťuje informování o rozhodnutí

• Rozhodnutí v organizaci
• Procesní podpora rozhodování
• Role spojené s rozhodnutím
• Jak je rozhodnutí dokumentováno
• Operace související s rozhodováním:
  • Založit rozhodnutí
  • Příprava podkladů
  • Příprava a realizace rozhodnutí
  • Hlasování o rozhodnutí
• Publikace rozhodnutí
• Smazat rozhodnutí

Rozhodnutí v organizaci

Rozhodnutím se rozumí stanovisko (tvrzení), které skupina osob (příp. jednotlivec) vydali a které:

• Je od určitého data závazné
• Předtím, než bude závazné, se s ním musí seznámit lidé, jejichž práci jakkoli ovlivňuje
  • Musí být veřejné minimálně pro ty, kteří se jím mají řídit
  • Autorizované – osoba nebo orgán odpovědná za rozhodnutí, jej vydá a lze ověřit, že jej skutečně vydala a kdy

Rozhodnutí by mělo být:

• Ověřitelné – je možné zpětně dohledat, kdy, kdo rozhodnutí učinil
• Přezkoumatelné – je možné zpětně ověřit, na základě jakých podkladů bylo rozhodnutí provedeno.

Procesní podpora rozhodování

V rámci životního cyklu rozhodnutí jsou sledovány kroky:

• Identifikace předmětu rozhodnutí: Rozhodnutí vždy reflektuje nějakou potřebu organizace sjednotit pravidla, postupy stanovit odpovědnost apod.
• Identifikace odpovědné osoby: Je nutné, aby bylo známo, kdo je kompetentní k předmětu vydávat rozhodnutí.
• Stanovení rozhodovací metody: Rozhodnutí v závislosti na významu pro organizaci nebo jiných atributů (např. objem investice, ale i zkušenost týmu) může mít různé požadavky na formálnost rozhodování, zapojené počty účastníků, povinné kroky před rozhodováním (např. požadavek finanční analýzy, dvoukolového hlasování širšího a užšího pléna atd.)
• Příprava podkladů: Pro rozhodnutí jsou shromážděny podklady, na základě kterých je následně rozhodnutí provedeno
• Seznámení účastníků s podklady: Osoby zapojené do rozhodování mají možnost se předem s podklady seznámit. Ne vždy se všichni mají právo / možnost seznámit se všemi podklady (např. techničtí odborníci nemají přístup k finanční části nabídky, o které se rozhoduje)
• Návrhy na rozhodnutí: Může vzniknout více návrhů na rozhodnutí, které se postupně mohou měnit. K jednotlivým návrhům se mohu vztahovat podklady, každopádně se k nim může vztahovat SWOT analýza.
• Výběr rozhodnutí: Proběhne výběr varianty rozhodnutí formou dle rozhodovací metody, např. hlasováním.
• Vydání rozhodnutí: S rozhodnutím musí být seznámeni ti, kterých se týká a jsou povinní se jím řídit (nebo má jiný vliv na jejich práci).
• Stažení rozhodnutí: Platnost rozhodnutí někdy končí a je třeba jej stáhnout, případně i informovat dotčené osoby, že bylo staženo.

Všechny uvedené kroky s výjimkou Výběru rozhodnutí v praxi mohu chybět. Výběr rozhodnutí může chybět také, pokud se v průběhu přípravy rozhodnutí rozhodne rozhodnutí neučinit, v takovém případě je proces ukončen bez rozhodnutí.

Průběh rozhodnutí může proběhnout na jednom setkání, ale také může vyžadovat mnoho dalších kroků – opakovaná setkání různých skupin, sběr podkladů, zapojení expertů atd.

Role spojené s rozhodnutím

• Vydavatel / Podepisující: Pracovník, jehož jménem je rozhodnutí vydáno a která autorizuje celý rozhodovací proces.
• Vedoucí / Koordinátor: Přípravu rozhodnutí má na starost někdo, kdo odpovídá za jeho dokončení (nebo zrušení). Koordinátor nemusí (ale může) být Vydavatelem rozhodnutí (může jím být např. vedoucí nákupu, který potřebuje rozhodnutí vedení společnosti, ale sám se na rozhodnutí přímo nepodílí).
• Rozhodující / Volitel: Aktivní účastník kroku, kde se podílí o finální podobě rozhodnutí formou připomínkování a hlasování v případě výběru z variant
• Poradce: Pracovník, který se podílí na přípravě podkladů nebo jiným způsobem poskytuje informace potřebné pro rozhodnutí.

Rozhodnutí musí mít stanoveného vedoucího (v případě rozhodnutí vydaného kolektivním orgánem) nebo kdo rozhodnutí podepisuje – alespoň jedna z těchto rolí musí být stanovena. Lidé v této roli řídí kroky rozhodování i mají možnost rozhodnutí zrušit. (Z hlediska řízení jsou obě role totožné; jejich zdvojení umožňuje zástupnost a hlavně možnost odpovědného pracovníka předat např. organizaci hlasování na koordinátora, a přesto mít rozhodující pozici.)

Jak je rozhodnutí dokumentováno

K rozhodnutí se vážou informace:

• Popis předmětu: O čem je třeba rozhodnout; předmět často je reálný objekt (např. majetek, smlouva) či subjekt (např. zaměstnanec). Pokud má předmět rozhodnutí své digitální dvojče v AyMINE, je rozhodnutí s tímto dvojčetem spojeno vazbou.
• Podklady: Dokumenty, zápisky a jiné informace, které jsou pro rozhodnutí podstatné. (Podklady mohou být připravovány v rámci samostatných úkolů jakožto podklady pro rozhodnutí. Osoby, které jsou zapojeny do úkolu, nemusí nic vědět o připravovaném rozhodnutí, ani že se úkol rozhodnutí týká.)
• Učiněné kroky: V rámci přípravy na rozhodnutí (v rámci AyMINE jde o dokončené úkoly, které vznikly jako příprava).
• Zapojené osoby: K rozhodnutí je možné i zpětně dohledat všechny výše zapojené role.

Operace související s rozhodováním:

Založit rozhodnutí

V okamžiku vzniku potřeby učinit rozhodnutí založit objekt, který pomůže celé rozhodnutí řídit a dokumentovat
Součástí založení je identifikace klíčových osob nebo skupiny, která bude rozhodovat

Příprava podkladů

V rámci přípravy podkladů je možné:

• K rozhodnutí přikládat soubory s podklady, které jsou k dispozici týmu, který rozhoduje a hlasuje.
• Vytvářet úkoly, které pomohou sesbírat podklady a provést úkony potřebné před rozhodnutím

Příprava a realizace rozhodnutí

• Je možné připravovat návrhy rozhodnutí.
• K návrhům je možné přidávat argumenty (SWOT)
• Všichni, kdo se na rozhodování podílí – tedy jak hlasující, tak rádci – mohou návrhy hodnotit a přidávat k nim poznámky
• Rozhodnutí je zařazeno do schůzek, na kterých je projednáváno
• Hlasování: je možné dávat hlasy jednotlivým návrhům

Hlasování o rozhodnutí

AyMINE podporuje řízení celého procesu hlasování. Podporuje odbornou diskuzi před hlasování, do které se mohou zapojit nejenom hlasující, ale i poradci.

Samotné hlasování může být veřejné nebo tajné, je možnost i vedení formou per rollam. Výsledek dokumentuje, kdo hlasoval, kdo se zdržel nebo se vůbec neúčastnil. V případě tajného hlasování jsou známy informace o účastnícich, ale systém neposkytuje informaci, kdo jak hlasoval.

Hlasování o rozhodnutí je možné organizovat v rámci jednání, nebo mu nechat i delší čas a nastavit období, kdy mohou lidé hlasovat. Všichni, kdo se mají hlasování účastnit, mají hlasování k dispozici na hlavním pracovním stole AyMINE. Je možné organizovat i hlasování mezi lidmi, kteří nejsou uživateli systému. Ti hlasují na základě emailové výzvy.

Publikace rozhodnutí

Rozhodnutí je po vydání typicky zveřejněno a je zájem, aby se informace o něm dostala k lidem, kterých se týká. Rozhodnutí umožňuje vybrat skupiny uživatelů, kteří budou o rozhodnutí informováni a formu informace:

• Méně formální informaci upozorněním, které obsahuje odkaz na rozhodnutí. Upozornění dostanou uživatelé v rámci AyMINE, a pokud si jej nepřečtou do 24h po zaslání, je jim zasláno i na email. Upozornění se dlouhodobě nearchivují a proto je nelze použít jako dlouhodobý doklad, že se uživatel s rozhodnutím seznámil.
• Formální požadavek na seznámení formou úkolu Požadavek na seznámení s rozhodnutím, jehož splnění je účastník povinen potvrdit. Potvrzením, které je vědomým krokem uživatele, vzniká i doklad, že se s rozhodnutím skutečně seznámil.

Smazat rozhodnutí

Smazat je možné rozhodnutí, která nemají značku. Rozhodnutí se mažou do koše, ze kterých je lze případně vrátit.
Funkce smazání rozhodnutí je v nabídce v menu.
Je možné mazat hromadně více rozhodnutí najednou, ale pouze v rámci jedné oblasti. Funkce je dostupná v nabídce v menu seznamu rozhodnutí jedné oblasti.