Synchronizace pracovníků a uživatelů systému

Systém podoruje plnou synchronizaci mezi pracovníky v personalistice a uživateli systému. Díky tomu je správa přístupů k informacím automaticky aktualizována na základě pracovního zařazení.

• Připojenít pracovníka k systémovému účtu
  • Vytvořit pracovníkovi účet
• Časté otázky
  • Když chci propojit záznam pracovníka s účtem, nabídne mi to jenom pár uživatelských účtů a ten správný mezi nimi není
  • Musí být zaměstnanec uživatelem systému?
• Je měnit vztah mezi složkou a pracovníkem?
  • Automatická správa a možnost ručního spuštění
• Může vás dále zajímat

Záznam o pracovníkovi je možné propojit se systémovým účtem. Pracovník v personalistice může pro nového pracovníka i účet přímo vytvořit. Na základě nastavených oprávnění a přístupů pro jednotlivá oddělení jsou přístupy pracovníků řízeny automaticky podle jejich organizačního zařazení.

Připojenít pracovníka k systémovému účtu

Pracovník má možnost propojit zázname pracovníka s existujícím účtem od AyMINE. Teprve propojením vznikne uživateli možnost přistupovat ke svému záznamu pracovníka.

Propojení vyžaduje vybrat volný účet. Je možné vybrat pouze účet uživatele se stejným příjmením.

Vytvořit pracovníkovi účet

Příkazem personalista vytvoří nový systémový účet pro nového pracovníka.

Na základě systémového nastavení modulu bude uživateli zaslána pozvánka, aby se přihlásil s vlastním heslem, nebo bude účet vytvořený jako zablokovaný a čekat na uvolnění administrátorem uživatelů.

Pozor: Systémový účet je možné od pracovníka odpojit. Až na výjimky to ale nedoporučujeme dělat. Po odpojení musí správu systémového účtu uživatele plně zajistit systémový správce.

Časté otázky

Když chci propojit záznam pracovníka s účtem, nabídne mi to jenom pár uživatelských účtů a ten správný mezi nimi není

Systém se snaží minimalizovat riziko, že složku spojíte s nesprávným účtem. Vyžaduje proto, aby uživatelský účet v AyMINE a příjmení pracovníka v záznamu personalistiky měly stejné příjmení. Pokud máte jiné příjmení nebo např. překlep, není možné složku s účtem spojit.

Musí být zaměstnanec uživatelem systému?

Zaměstnanec nemusí mít účet a nemusí být uživatelem systému. Nebude samozřejmě možné využívat nástrojů komunikace s ním a dokumentace např. seznámení se s povinnou dokumentací, hodnocením školení apod.

Pokud zaměstnanec je současně uživatelem, umožňuje systém plnou podporu funkcí, které zjednodušují administrativu i dávají zaměstnancům užitečné přehledy.

Je měnit vztah mezi složkou a pracovníkem?

Je možné vytvořit i zrušit vztah mezi složkou pracovníka a uživatelským účtem. Je to možné např. v případě, kdy pracovník pro firmu pracoval, pak své vztahy ukončil a byl mu zrušen uživatelský účet v AyMINE. Jeho osobní složka ale zůstala uzavřená a po jeho opětovném zaměstnání byla znovu otevřena. Pak je možné složku připojit k jinému účtu.

Pozor, je třeba dbát opatrnosti, aby nedošlo k propojení vyřazené a znovuobnovené složky s účtem jiného pracovníka. Vzhledem k tomu, že osobní složka obsahuje osobní údaje, došlo by k narušení jejich ochrany. NIKDY nepoužívejte vyřazenou složku pro jiného pracovníka; vždy jsou se složkou uloženy záznamy o zpracování, které mají vztah ke konkrétní osobě.

Automatická správa a možnost ručního spuštění

Systémová práva se pracovníkovi nastavují automaticky při změně pracovního zařazení – tedy po změně smlouvy nebo stavu pracovníka (např. po zrušení jeho poslední pracovní smlouvy).

Funkce je dostupná i pro ruční spuštění – v detailu pracovníka funkce Aktualizovat práva provede kontrolu a všechna práva nastaví podle aktuálního stavu smluv.

Pokud má pracovních problém s přístupem k funkcím a datům:

• Zkontrolujte, že je správně jeho pracovní zařazení (musí mít přiděleny správné pracovní pozice)
• Zkontrolujte, že je pro oddělení aktivní synchronizace oprávnění – v seznamu oddělení i v detailu oddělení je značka, že má přiřazenou systémovou roli – propojení nastavuje systémový administrátor
• Spusťte Aktualizaci rolí
• Pokud se stav nespravil, požádejte o kontrolu systémového administrátora

Může vás dále zajímat

• Stránky o administraci uživatelů