Moduly

Pokud potřebujete odkaz přímo na dokument vložit do dokumentu nebo např. do příspěvku na nástěnce, můžete vložit přímo odkaz na dokument, který bude možné stáhnout a otevřít bez otevírání detailu okna dokumentu.

Ochrana přístupových práv

Odkaz je stále pod ochranou systému AyMINE a dokument je možné stáhnout pouze, pokud má ten, kde dokument stáhnout chce, potřebná oprávnění. Oprávnění se nastavují volbou Právo přístupu v detailu dokumentu:

Stejné s objektem – uživatel si bude moci soubor stáhnout, pokud má právo si otevřít detail, u které dokument je a stáhnout si soubor takto.
Pro společnost – Dokument je publikován jako veřejný v rámci společnosti. Dokument si proto může stáhnout kdokoli, kdo je do systému přihlášený (a je ze stejné společnosti). Bez přihlášení není možné soubor získat
Veřejné – dokument je dostupný komukoli a kdokoli odkaz dostane, může si soubor stáhnout.

I veřejné odkazy jsou bezpečné

Často firmy potřebují někomu poslat bezpečně dokument. Přílohy v emailu na to nejsou vhodné (viz poznámky na konci) a nezřídka používaná veřejná úložiště jsou ještě horším případem. Veřejný odkaz je pro to vhodnějším řešením. Pošlete odkaz, který není možné odhalit, takže se k němu dostane pouze ten, kdo odkaz zná. Ve chvíli, kdy v AyMINE zrušíte zveřejnění dokumentu, už se k němu nemůže nikdo dostat a tedy ani odkaz z mailu není dodatečně zneužitelný.

Oproti veřejným úložištím máte stále kontrolu nad tím, kde dokument je uložen a jeho zabezpečení je proto mnohem vyšší.

Na co odkaz odkazuje

Veřejný link získáte na dokument s tím, že se stahuje rovnou uložený soubor. Stále ale jde o odkaz na dokument. Pokud vyměníte soubor, odkaz zůstává v platnosti a bude vracet nově uložený soubor.

Odkaz není veřejným odkazem na obrázek

Veřejný link, i když je v dokumentu uložen obrázek, není možné použít jako odkaz na veřejně dostupný obrázek. Odkaz nemíří přímo na soubor. AyMINE nejprve vyhodnocuje právo soubor stáhnout. Programy, které po vložení odkazu umí obrázek stáhnout a např. hned vložit do dokumentu (např. Freeplane, editory apod.), neumí s tímto odkazem pracovat, a obrázek tak vložit.

Pro možnost vkládat obrázky do dokumentů AyMINE nabízí použití přímého odkazu na obrázek.

Měli byste vědět

Publikací veřejného dokumentu můžete porušit povinnost ochrany dokumentu. Nenastavujte u dokumentu nikdy právo přístupu veřejné, pokud dokument veřejný být nemá.

Veřejný odkaz, který získáte, je možné použít pro stažení dokumentu, ale současně je to odkaz, který indexovací programy nejsou schopny použít. Soubory takto odkazované internetové vyhledávače nenajdou.

I když obecně odkaz na internetu funguje, v prostředí některých společností fungovat nemusí, protože tomu jejich striktní nastavení politik přístupu k internetu brání. AyMINE s tím nic nenadělá, jde o záležitost společnosti, která brání v přístupu k neznámým odkazům.

Pokud dokument v AyMINE odstraníte, nebo mu změníte práva publikace, odkaz přestane být platný a systém žádný dokument neposkytne.

Pokud použijete odkaz na soubor v rámci informace na veřejně dostupné vývěsce, měli byste dokument označit také jako veřejný. Jinak bude systém čtenáře nástěnky, kteří nejsou přihlášenými uživateli systému, přesměrovávat na stránku pro přihlášení.

Proč nedávat dokumenty do příloh emailu

Dokumenty, které někomu zasíláte, byste neměli vkládat do emailu, pokud nejsou zcela „veřejné“. I když jde o běžnou praxi, není to praxe dobrá:

Naprostá většina lidí nepoužívá šifrované emaily. Dokument proto jde internetem bez jakéhokoli zabezpečení. Z principu nezabezpečené komunikace plyne, že si nemůžete být jisti, kdo se k dokumentu dostane.
Mnoho emailových serverů používá nezabezpečenou komunikace mezi sebou. I když vaše organizace dbá na bezpečnost, nevíte, jak na tom je email druhé strany. V případě dočasného výpadku komunikace mohou být emaily uloženy i na záložních serverech a zůstávat i tam – a to i dlouhodobě v zálohách.
Dokumenty zůstávají vám i druhé straně v emailové schránce v odeslané poště, archivovány ve složce nebo v koši. Jsou tak uloženy na několika dalších místech včetně dlouhodobých záloh. Jsou také snadno dostupné v kopiích složek na lokálních počítačích (Exchange i jiné emailové programy uchovávají emaily i na lokálním disku) a jsou tak dostupné např. i pro viry.
Dlouhodobé uložení dokumentu v emailu zvyšuje riziko, že se útočník, který se nabourá do emailu, dostane k dokumentům. Stejně tak se k nim může dostat např. servisní technik, kterému se dostane počítač do rukou při opravě.
Pokud jsou v souboru osobní údaje – např. podklady pro externí mzdovou účetní, je jejich zasílání emailem přímo v rozporu s GDPR. Takové dokumenty nikdy emailem chodit nemají.
Dokumenty v přílohách jsou drahé i v tom, jak zvyšují celkové nároky na IT. Vaše i adresátova schránka tím bobtná a buď se musí zálohovat mnohem větší objemy dat, nebo musíte svou schránku častěji promazávat a věnovat jí tak další čas.

Z všech uvedených důvodů plyne, že použít odkaz na dokument je výhodnějším řešením, než dokumentem v příloze emailu.