Uživatelské moduly

Tip: Porady běžně mívají pokračování: další porada má stejné účastníky a věnuje se stejným oblastem. Typicky úkoly se na poradách probírají do jejich dokončení. Novou poradu je možné snadno vytvořit vygenerováním z předchozí – příkazem Další poradu případně celou posloupnost porad příkazem Opakovaná porada. Automatické generování opakované porady zahrnuje:

zkopírování seznamu účastníků
zařazení neuzavřených bodů z minulé porady k jednání
pokud je součástí minulé porady i termín další porady, tak naplánování na tento termín a naplánování dalšího konání o stejnou dobu dále; pokud ne, je třeba termíny opakování zadat.

Pozvánka na poradu a zaslání podkladů

Účastníci porady dostanou pozvánku, ze které si mohou otevřít pracovní stůl porady. Na stole uvidí všechno, co se na poradě bude probírat, takže mají možnost se předem připravit.

Pokud je potřeba agendu poslat externím účastníkům, kteří přístup do AyMINE nemají, je možné ji vygenerovat jako zápis z porady i před zahájením porady a vygenerované PDF rozeslat.

Omluva z porady

Účastník může předem zaslat omluvu z porady tak, že u své účastni na poradě vytvoří omluvu s textem omluvy.

Realizace porady

Účast na poradě

Pro každého účastníka je možné potvrdit jeho účast na poradě nebo omluvu.
Poradu je možné zrušit s udáním důvodu a to před konáním i po zahájení. Typickým důvodem zrušení může být nedostatečný počet členů pro přijímání rozhodnutí.

Projednání bodů

Průběh porady je podporován pracovním stolem porady. Na tomto stole jsou všechny body porady a podpora práce s nimi

K informacím a úkolům je možné přidat záznam z porady. Současně se uloží informace, že byly probrány
Úkoly je možné na poradě prohlásit za ukončené (může udělat odpovědná osoba nebo organizátor porady v případě, že odpovědná osoba je mezi účastníky)
Rozhodování je možné vést v souladu s jeho vnitřním procesem. V rámci porady je možné uložit záznam o jeho přípravě

Ze všech kroků a záznamů na poradě je následně generován zápis v PDF formátu. O zápise může vedoucí porady rozeslat informaci. Zápis se stává dokumentem uloženým u porady.

Ikony na pracovním stole

Ikony u objektů na pracovním stole pomáhají orientaci. Standardně jsou u objekty ikony daného objektu, ale v průběhu porad se mění

Stavy objektů na poradě

V rámci zpracování se objekty – body programu – na poradě dostávají do různých stavů vyjádřených ikonou:

– Zařazeno do porady k řešení
– Vyřešeno a uzavřeno. Objekt (bod programu) je poradou uzavřen a nebude se mu věnovat ani další porada
– Přesunuto do další porady. Bod bude znovu řešen na další poradě.
– Nové – vzniklé nově na poradě

Účastník porady

Některé porady mohou vyžadovat, aby byly zaznamenány všechny osoby, které se porady plně nebo částečně účastnily (např. u porad, kde jsou projednávány utajované informace). Proto AyMINE umožňuje definovat více rolí účastníka:

– řádný účastník
– Řečník Účastník pozvaný, aby přednesl stanovisko; účastník není řádným účastníkem, typicky ani není na celé poradě, nehlasuje a v zásadě obsah porady není pro něj pracovním tématem. Může jít o navrhovatele řešení, kterého se porada týká, který není hlasujícím členem.
– Zapisovatel, sekretář nebo někdo jiný, kde se stará o zajištění procesů souvisejících s poradu
– Návštěvník je pozvaný na poradu z libovolného důvodu, ale není řádným účastníkem. (Např. tlumočník)
– Tisk Host, který informuje širší komunitu o dění a výsledcích setkání

Stav řádného účastníka na poradě vyjadřují ikony:

– Přítomen celou dobu porady
– Přítomen pouze část doby
– Porady se neúčastní
– Účast není zaznamenána

Stav samotné porady

– porada je připravována a dosud nebyla oficiálně oznámena. Účastníci pozvánky nedostali
– byly rozeslány pozvánky
– porada probíhá
– porada proběhla
– porada byla zrušena (neproběhla a není plánována)

Schválení zápisu

Pokud má být schválení zápisu z porady formálně zaznamenáno, doporučujeme jako poslední bod porady zařadit hlasování o zápisu. Zápis je okamžitě vidět v detailu, každý si jej může zobrazit a vyjádřit se k němu.

Pokud je třeba zápis dopracovat ručně a následně schválit, je možné i dodatečně otevřít poradu a zápis změnit. Formální dokumentované schválení zápisu je možné více způsoby:

Hlasovat o zápisu na následující poradě
Vytvořit hlasování k zápisu mimo poradu a pozvat účastníky, aby se vyjádřili (Vhodné je toto hlasování vytvořit už v rámci porady a nechat jej nevyřešené. Díky tomu bude z porady okamžitě k nalezení.)

Stáhněte si:

Řízení porad – PDF infografika.