Porada

Digitalizace řízení porady je klíčovou cestou k efektivní práci s informacemi v celé firmě

• Příprava na poradu
  • Generování přípravy
  • Pozvánka na poradu a zaslání podkladů
  • Omluva z porady
• Realizace porady
  • Účast na poradě
  • Projednání bodů
  • Ikony na pracovním stole
• Schválení zápisu
  • Stáhněte si:

Příprava na poradu

Příprava na poradu spočívá ve vytvoření nového záznamu (objektu) Porada v rámci kterého je se připraví vše, co je pro poradu potřeba:

• seznam účastníků
• stanovení termínu porady
• informace, které se mají probrat (např. zápis z minula)
• úkoly, jejichž stav se mát zhodnotit
• rozhodnutí, která se mají provést

Po přípravě systém pošle všem účastníkům pozvánky.

Generování přípravy

Tip: Porady běžně mívají pokračování: další porada má stejné účastníky a věnuje se stejným oblastem. Typicky úkoly se na poradách probírají do jejich dokončení. Novou poradu je možné snadno vytvořit vygenerováním z předchozí – příkazem Další poradu případně celou posloupnost porad příkazem Opakovaná porada. Automatické generování opakované porady zahrnuje:

• zkopírování seznamu účastníků
• zařazení neuzavřených bodů z minulé porady k jednání
• pokud je součástí minulé porady i termín další porady, tak naplánování na tento termín a naplánování dalšího konání o stejnou dobu dále; pokud ne, je třeba termíny  opakování zadat.

Na stole uvidí všechno, co se na poradě bude probírat, takže mají možnost se předem připravit.

Pozvánka na poradu a zaslání podkladů

Pozvánku s přístupem k podkladům je možno zaslat e-mailem.

Agendu je možné vygenerovat jako zápis z porady ve formě pdf i před zahájením porady.

Omluva z porady

Účastník může předem zaslat omluvu z porady tak, že u své účastni na poradě vytvoří omluvu s textem omluvy.

Realizace porady

Účast na poradě

Pro každého účastníka je možné potvrdit jeho účast na poradě nebo omluvu.
Poradu je možné zrušit s udáním důvodu a to před konáním i po zahájení. Typickým důvodem zrušení může být nedostatečný počet členů pro přijímání rozhodnutí.

Projednání bodů

Průběh porady je podporován pracovním stolem porady. Na tomto stole jsou všechny body porady a podpora práce s nimi

• K informacím a úkolům je možné přidat záznam z porady. Současně se uloží informace, že byly probrány
• Úkoly je možné na poradě prohlásit za ukončené (může udělat odpovědný pracovník nebo organizátor porady v případě, že odpovědná osoba je mezi účastníky)
• Rozhodování je možné vést v souladu s jeho vnitřním procesem. V rámci porady je možné uložit záznam o jeho přípravě

Ze všech kroků a záznamů na poradě je následně generován zápis v PDF formátu. O zápise může vedoucí porady rozeslat informaci. Zápis se stává dokumentem uloženým u porady.

Ikony na pracovním stole

Ikony u objektů na pracovním stole pomáhají orientaci. Standardně jsou u objekty ikony daného objektu, ale v průběhu porad se mění

Stavy objektů na poradě

V rámci zpracování se objekty – body programu – na poradě dostávají do různých stavů vyjádřených ikonou:

• – Zařazeno do porady k řešení
• – Vyřešeno a uzavřeno. Objekt (bod programu) je poradou uzavřen a nebude se mu věnovat ani další porada
• – Přesunuto do další porady. Bod bude znovu řešen na další poradě.
• – Nové – vzniklé nově na poradě

Účastník porady

Některé porady mohou vyžadovat, aby byly zaznamenány všechny osoby, které se porady plně nebo částečně účastnily (např. u porad, kde jsou projednávány utajované informace). Proto AyMINE umožňuje definovat více rolí účastníka:

• – řádný účastník
• – Řečník Účastník pozvaný, aby přednesl stanovisko; účastník není řádným účastníkem, typicky ani není na celé poradě, nehlasuje a v zásadě obsah porady není pro něj pracovním tématem. Může jít o navrhovatele řešení, kterého se porada týká, který není hlasujícím členem.
• – Zapisovatel, sekretář nebo někdo jiný, kde se stará o zajištění procesů souvisejících s poradu
• – Návštěvník je pozvaný na poradu z libovolného důvodu, ale není řádným účastníkem. (Např. tlumočník)
• – Tisk Host, který informuje širší komunitu o dění a výsledcích setkání

Stav řádného účastníka na poradě vyjadřují ikony:

• – Přítomen celou dobu porady
• – Přítomen pouze část doby
• – Porady se neúčastní
• – Účast není zaznamenána

Stav samotné porady

• – porada je připravována a dosud nebyla oficiálně oznámena. Účastníci pozvánky nedostali
• – byly rozeslány pozvánky
• – porada probíhá
• – porada proběhla
• – porada byla zrušena (neproběhla a není plánována)

Schválení zápisu

Pokud má být schválení zápisu z porady formálně zaznamenáno, doporučujeme jako poslední bod porady zařadit hlasování o zápisu. Zápis je okamžitě vidět v detailu, každý si jej může zobrazit a vyjádřit se k němu.

Pokud je třeba zápis dopracovat ručně a následně schválit, je možné i dodatečně otevřít poradu a zápis změnit. Formální dokumentované schválení zápisu je možné více způsoby:

• Hlasovat o zápisu na následující poradě
• Vytvořit hlasování k zápisu mimo poradu a pozvat účastníky, aby se vyjádřili (Vhodné je toto hlasování vytvořit už v rámci porady a nechat jej nevyřešené. Díky tomu bude z porady okamžitě k nalezení.)

Stáhněte si:

Řízení porad – PDF infografika.
Návod pro začátečníky – PDF infografika.