Moduly

Tip: Porady běžně mívají pokračování: další porada má stejné účastníky a věnuje se stejným oblastem. Typicky úkoly se na poradách probírají do jejich dokončení. Novou poradu je možné snadno vytvořit vygenerováním z předchozí – příkazem Další poradu případně celou posloupnost porad příkazem Opakovaná porada. Automatické generování opakované porady zahrnuje:

zkopírování seznamu účastníků
zařazení neuzavřených bodů z minulé porady k jednání
pokud je součástí minulé porady i termín další porady, tak naplánování na tento termín a naplánování dalšího konání o stejnou dobu dále; pokud ne, je třeba termíny opakování zadat.

Na stole uvidí všechno, co se na poradě bude probírat, takže mají možnost se předem připravit.

Pozvánka na poradu a zaslání podkladů

Pozvánku s přístupem k podkladům je možno zaslat e-mailem.

Agendu je možné vygenerovat jako zápis z porady ve formě pdf i před zahájením porady.

Omluva z porady

Účastník může předem zaslat omluvu z porady tak, že u své účastni na poradě vytvoří omluvu s textem omluvy.

Realizace porady

Účast na poradě

Pro každého účastníka je možné potvrdit jeho účast na poradě nebo omluvu.
Poradu je možné zrušit s udáním důvodu a to před konáním i po zahájení. Typickým důvodem zrušení může být nedostatečný počet členů pro přijímání rozhodnutí.

Projednání bodů

Průběh porady je podporován pracovním stolem porady. Na tomto stole jsou všechny body porady a podpora práce s nimi

K informacím a úkolům je možné přidat záznam z porady. Současně se uloží informace, že byly probrány
Úkoly je možné na poradě prohlásit za ukončené (může udělat odpovědný pracovník nebo organizátor porady v případě, že odpovědná osoba je mezi účastníky)
Rozhodování je možné vést v souladu s jeho vnitřním procesem. V rámci porady je možné uložit záznam o jeho přípravě

Ze všech kroků a záznamů na poradě je následně generován zápis v PDF formátu. O zápise může vedoucí porady rozeslat informaci. Zápis se stává dokumentem uloženým u porady.

Ikony na pracovním stole

Ikony u objektů na pracovním stole pomáhají orientaci. Standardně jsou u objekty ikony daného objektu, ale v průběhu porad se mění

Stavy objektů na poradě

V rámci zpracování se objekty – body programu – na poradě dostávají do různých stavů vyjádřených ikonou:

– Zařazeno do porady k řešení
– Vyřešeno a uzavřeno. Objekt (bod programu) je poradou uzavřen a nebude se mu věnovat ani další porada
– Přesunuto do další porady. Bod bude znovu řešen na další poradě.
– Nové – vzniklé nově na poradě

Účastník porady

Některé porady mohou vyžadovat, aby byly zaznamenány všechny osoby, které se porady plně nebo částečně účastnily (např. u porad, kde jsou projednávány utajované informace). Proto AyMINE umožňuje definovat více rolí účastníka:

– řádný účastník
– Řečník Účastník pozvaný, aby přednesl stanovisko; účastník není řádným účastníkem, typicky ani není na celé poradě, nehlasuje a v zásadě obsah porady není pro něj pracovním tématem. Může jít o navrhovatele řešení, kterého se porada týká, který není hlasujícím členem.
– Zapisovatel, sekretář nebo někdo jiný, kde se stará o zajištění procesů souvisejících s poradu
– Návštěvník je pozvaný na poradu z libovolného důvodu, ale není řádným účastníkem. (Např. tlumočník)
– Tisk Host, který informuje širší komunitu o dění a výsledcích setkání

Stav řádného účastníka na poradě vyjadřují ikony:

– Přítomen celou dobu porady
– Přítomen pouze část doby
– Porady se neúčastní
– Účast není zaznamenána

Stav samotné porady

– porada je připravována a dosud nebyla oficiálně oznámena. Účastníci pozvánky nedostali
– byly rozeslány pozvánky
– porada probíhá
– porada proběhla
– porada byla zrušena (neproběhla a není plánována)

Schválení zápisu

Pokud má být schválení zápisu z porady formálně zaznamenáno, doporučujeme jako poslední bod porady zařadit hlasování o zápisu. Zápis je okamžitě vidět v detailu, každý si jej může zobrazit a vyjádřit se k němu.

Pokud je třeba zápis dopracovat ručně a následně schválit, je možné i dodatečně otevřít poradu a zápis změnit. Formální dokumentované schválení zápisu je možné více způsoby:

Hlasovat o zápisu na následující poradě
Vytvořit hlasování k zápisu mimo poradu a pozvat účastníky, aby se vyjádřili (Vhodné je toto hlasování vytvořit už v rámci porady a nechat jej nevyřešené. Díky tomu bude z porady okamžitě k nalezení.)

Stáhněte si:

Řízení porad – PDF infografika.
Návod pro začátečníky – PDF infografika.