AyMINE – Technická dok. (anglicky)
Uživatelské moduly
Řízení úkolů, projektů a kvality
Kvalifikace, schopnost / dovednost
Kvalifikace uživatele nebo kontaktu
Právo spravovat kvalifikace uživatelů
Úrovně kompetencí a kvalifikací
Metodika a systém řízení kvality
Co tvoří metodiku / SMJ objectsSVG
Adminitrace oblastí, projektů, kalendářů
Správa jedinečných identifikátorů
Šablony pro jedinečné identifikátory
Problémy, tickety a jejich řízení
Objekty, kterých se problém týká
Problémy, incidenty, helpdesk tikety
Řízení incidentů, neshod v kvalitě
Tým projektu nebo tým k pracovnímu postupu
Vrátit plán projektu podle baseline
Vzorové úkoly a metodiky oblasti
Vzorový úkol – Pracovní postup
Objekty vztahující se ke vzorovému úkolu
Proč nejdou některé údaje smazat
Souhlas vedoucího s výkazem práce
Vliv úkolu na právo měnit připojené objekty
Kontakty, adresáře
Ochrana osobních a obchodních údajů
Přehled objednávek pro zákaznické skupiny
Správa a automatizace webu
Nastavení základních web služeb
Uložit přístup k webové stránce
Odpovídací formulář – nastavení
Uživatelská dokumentace AyMINE
Modul Personalistika
Bezpečnost modulu personalistiky
Firemní oddělení a jejich správa
Synchronizace pracovníků a uživatelů systému
Produkty, aktiva, nákup a prodej
Přepočítat nabídku a objednávku
Přístupová práva k nabídkám a cenám
Přijatá objednávka na zboží nebo služby
Technické moduly
Modul Sabre
Konektor mezi AyMINE a Enterprise Architect
Databázový link do databáze Enterprise Architect
Systémové moduly
Framework – systémový základ
Nastavte si, jak váš systém vypadá a funguje
Soukromé poznámky a značky k objektům
Správa systému
Kopírování a přesouvání souborů mezi objekty
Nastavení brán pro externí zprávy
Nastavení IMP brány pro emailovou komunikace
Nastavení brány pro internetové volání
Skupiny, týmy a pracovní pozice (role)
Vožení podřazené skupiny / role
Porada
Digitalizace řízení porady je klíčovou cestou k efektivní práci s informacemi v celé firmě
jednoduchý návod pro první přípravu porady – infografika
Příprava na poradu
Příprava na poradu spočívá ve vytvoření nového záznamu (objektu) Porada v rámci kterého je se připraví vše, co je pro poradu potřeba:
- seznam účastníků
- stanovení termínu porady
- informace, které se mají probrat (např. zápis z minula)
- úkoly, jejichž stav se mát zhodnotit
- rozhodnutí, která se mají provést
Po přípravě systém pošle všem účastníkům pozvánky.
Generování přípravy
Tip: Porady běžně mívají pokračování: další porada má stejné účastníky a věnuje se stejným oblastem. Typicky úkoly se na poradách probírají do jejich dokončení. Novou poradu je možné snadno vytvořit vygenerováním z předchozí – příkazem Další poradu případně celou posloupnost porad příkazem Opakovaná porada. Automatické generování opakované porady zahrnuje:
- zkopírování seznamu účastníků
- zařazení neuzavřených bodů z minulé porady k jednání
- pokud je součástí minulé porady i termín další porady, tak naplánování na tento termín a naplánování dalšího konání o stejnou dobu dále; pokud ne, je třeba termíny opakování zadat.
Pozvánka na poradu a zaslání podkladů
Účastníci porady dostanou pozvánku, ze které si mohou otevřít pracovní stůl porady. Na stole uvidí všechno, co se na poradě bude probírat, takže mají možnost se předem připravit.
Pokud je potřeba agendu poslat externím účastníkům, kteří přístup do AyMINE nemají, je možné ji vygenerovat jako zápis z porady i před zahájením porady a vygenerované PDF rozeslat.
Omluva z porady
Účastník může předem zaslat omluvu z porady tak, že u své účastni na poradě vytvoří omluvu s textem omluvy.
Realizace porady
Účast na poradě
Pro každého účastníka je možné potvrdit jeho účast na poradě nebo omluvu.
Poradu je možné zrušit s udáním důvodu a to před konáním i po zahájení. Typickým důvodem zrušení může být nedostatečný počet členů pro přijímání rozhodnutí.
Projednání bodů
Průběh porady je podporován pracovním stolem porady. Na tomto stole jsou všechny body porady a podpora práce s nimi
- K informacím a úkolům je možné přidat záznam z porady. Současně se uloží informace, že byly probrány
- Úkoly je možné na poradě prohlásit za ukončené (může udělat odpovědná osoba nebo organizátor porady v případě, že odpovědná osoba je mezi účastníky)
- Rozhodování je možné vést v souladu s jeho vnitřním procesem. V rámci porady je možné uložit záznam o jeho přípravě
Ze všech kroků a záznamů na poradě je následně generován zápis v PDF formátu. O zápise může vedoucí porady rozeslat informaci. Zápis se stává dokumentem uloženým u porady.
Ikony na pracovním stole
Ikony u objektů na pracovním stole pomáhají orientaci. Standardně jsou u objekty ikony daného objektu, ale v průběhu porad se mění
Stavy objektů na poradě
V rámci zpracování se objekty – body programu – na poradě dostávají do různých stavů vyjádřených ikonou:
– Zařazeno do porady k řešení
– Vyřešeno a uzavřeno. Objekt (bod programu) je poradou uzavřen a nebude se mu věnovat ani další porada
– Přesunuto do další porady. Bod bude znovu řešen na další poradě.
– Nové – vzniklé nově na poradě
Účastník porady
Některé porady mohou vyžadovat, aby byly zaznamenány všechny osoby, které se porady plně nebo částečně účastnily (např. u porad, kde jsou projednávány utajované informace). Proto AyMINE umožňuje definovat více rolí účastníka:
– řádný účastník
– Řečník Účastník pozvaný, aby přednesl stanovisko; účastník není řádným účastníkem, typicky ani není na celé poradě, nehlasuje a v zásadě obsah porady není pro něj pracovním tématem. Může jít o navrhovatele řešení, kterého se porada týká, který není hlasujícím členem.
– Zapisovatel, sekretář nebo někdo jiný, kde se stará o zajištění procesů souvisejících s poradu
– Návštěvník je pozvaný na poradu z libovolného důvodu, ale není řádným účastníkem. (Např. tlumočník)
– Tisk Host, který informuje širší komunitu o dění a výsledcích setkání
Stav řádného účastníka na poradě vyjadřují ikony:
– Přítomen celou dobu porady
– Přítomen pouze část doby
– Porady se neúčastní
– Účast není zaznamenána
Stav samotné porady
– porada je připravována a dosud nebyla oficiálně oznámena. Účastníci pozvánky nedostali
– byly rozeslány pozvánky
– porada probíhá
– porada proběhla
– porada byla zrušena (neproběhla a není plánována)
Schválení zápisu
Pokud má být schválení zápisu z porady formálně zaznamenáno, doporučujeme jako poslední bod porady zařadit hlasování o zápisu. Zápis je okamžitě vidět v detailu, každý si jej může zobrazit a vyjádřit se k němu.
Pokud je třeba zápis dopracovat ručně a následně schválit, je možné i dodatečně otevřít poradu a zápis změnit. Formální dokumentované schválení zápisu je možné více způsoby:
- Hlasovat o zápisu na následující poradě
- Vytvořit hlasování k zápisu mimo poradu a pozvat účastníky, aby se vyjádřili (Vhodné je toto hlasování vytvořit už v rámci porady a nechat jej nevyřešené. Díky tomu bude z porady okamžitě k nalezení.)