Zaznamenané činnosti

Protokol vždy vzniká na základě činnosti a smyslem protokolu je dokumentovat závěry zjištěné při této aktivitě. Činnost by proto měla být k protokolu připojena, aby bylo snadné ji dohledat.

K protokolu lze připojit činnosti, nikoli objekty. Protokol je proto možné vytvořit k úkolu, ale ne např. k testu. Test je dokumentem – návodem, jak se má testovat, ale samotné testování probíhá na základě činnosti. Ze stejného důvodu se protokol nikdy nevztahuje k osobě, ale vždy k činnostem, které vykonává, nebo oblastem, za které odpovídá.

Protokoly, které vznikají v projektech, se vždy vztahují k činnostem v daném projektu nebo oblasti; protokol by nikdy neměl být připojen k úkolu z jiného projektu.

Protokoly z činností vykonávaných na úrovni organizace, probíhají v rámci oblasti controllingu nebo kontroly kvality. Typicky se vztahují i k objektům, které do controllingu nepatří (útvar takto nekontroluje primárně sám sebe). Může se vztahovat např. k projektu, který v rámci organizačních vazeb s controllingem přímo nijak nesouvisí.