Jak korektně zapomenout údaje o osobě

AyMINE podporuje procesy požadované GDPR pravidly včetně správného zapomenutí

• Co znamená zapomenutí kontaktu
• Proč je zapomenutí důležité
• Proč se zapomenutí neprovede automaticky
• Jak se liší smazání kontaktu od zapomenutí
• Smazat či zapomenout?
• Kam dál

Co znamená zapomenutí kontaktu

Když je kontakt na osobu zapomenut, jsou automaticky odstraněny všechny osobní údaje:

• Vymazány všechny soubory s údaji u kontaktu
• Odstraněny všechny přílohy v emailových zprávách, které vám zapomínaný člověk napsal.

Proč je zapomenutí důležité

Podpora zapomenutí v souladu s GPDR zajistí, že vám skutečně nikde v systému nezůstanou údaje, které byste mít neměli. Pokud jste si např. vyměňovali podklady pro smlouvu a poskytování služby, budete mít pravděpodobně v komunikaci zprávy, které už byste po zapomenutí mít neměli.

Zapomenutí uchová záznamy nutné např. pro doložení komunikace pro fakturaci nebo výkaz práce, ale odstraní z nich data, která by vytvářela evidenci osobních údajů.

Zapomenutí nemaže údaje v poště, kterou jste odeslali vy osobě. Pokud jste např. dříve zasílali nabídku nebo fakturu za služby, informace o jejich zaslání vám zůstává ve zprávách. Je tomu tak záměrně, protože v odchozí poště jsou často důležité doklady. Naopak v nich spíše nebudou osobní údaje adresáta.

Proč se zapomenutí neprovede automaticky

Je běžné, že člověk požádá o zapomenutí i v případě, kdy ho není možné zapomenout. Např. mu poskytujete služby nebo údaje o něm potřebujete ze zákonných důvodů. V takovém případě se člověk odhlásí ze všech skupin a máte jistotu, že jeho požadavek dodržíte, ale nesmaže údaje, které může být nezbytné uchovávat. Rozhodnutí, že je odstranění nebo zapomenutí možné, zůstává na vás či vašem pracovníkovi. Nemusíte se ale bát, že byste na to zapomněli; systém vás upozorní přímo na hlavním stole
Zapomenutý kontakt bez podrobností může zůstat na černé listině – pokud z jiných důvod

Jak se liší smazání kontaktu od zapomenutí

Mezi zapomenutím kontaktu a jeho odstraněním jsou důležité rozdíly:

• Když smažete kontakt z adresáře, smažete ho i z černé listiny. Ztratíte tedy i informaci, že i když např. od zprostředkovatele dostanete znovu kontakt, nemáte se ozývat.
• Při běžném odstranění kontaktu se nemažou soubory v emailech komunikace s člověkem. V doručené poště tak zůstávají údaje, které by tam být neměly.

Smazat či zapomenout?

Pokud vám někdo zrušil souhlas a nemáte jiný právní důvod jeho údaje uchovávat, je správné kontakt smazat. Pokud si s lidmi píšete emaily, je vhodné nejprve zapomenout a následně údaje odstranit.

Pokud je pro dodržení vztahu s klientem důležité držet jej na černé listině, je správné ho zapomenout, ale údaje nemazat a smazat je, až když pro uchování není žádný důvod.

Kam dál

• Odhlášení z hromadné pošty
• GDPR a hromadné e-maily