Evidence uchazečů o práci

Evidence uchazečů umožňuje sdílení údajů potřebné pro výběrové řízení a současně ochranu v souladu s GDPR

• Evidence uchazečů o práci
• Kontrola nad průběhem výběrového řízení
• Ochrana soukromí personalistů
• Ochrana osobních údajů uchazečů
• Systém pro zaměstnavatele i personální agentury
• Jak správně data o uchazečích zabezpečit

Víte, že posílat ve firmě údaje o uchazečích emailem je porušováním pravidel GDPR?
Údaje zaslané emailem zůstávají lidem ve schránkách, kde být nesmějí!

Evidence uchazečů o práci

Pozice a zařazení uchazeče se vždy vztahuje k pracovní pozici. Pracovní pozici popisuje požadavky a určuje i liniového vedoucího odpovědného za hodnocení uchazeče.

Evidence uchazečů umožňuje

• Bezpečným způsobem sdílet osobní údaje uchazečů
• Přijímat žádosti uchazečů přímo z webového rozhraní na vašich stránkách
• Vytvořit a kontrolovat úkol pro pracovníky, kteří se mají k návrhu uchazeče vyjádřit
• Shromáždit názory více hodnotitelů
• Naplánovat osobní / online jednání s uchazečem a poslat uchazeči pozvánku
• Posílat / přijímat emaily s uchazečem a sdílet komunikaci s kolegy, kteří se výběrovém řízení podílejí.
• Převést údaje o uchazeči na nového pracovníka

Kontrola nad průběhem výběrového řízení

Vedoucí personálního oddělení má možnost plné kontroly, zda výběrové řízení probíhá správně.

• Kontrola, jak probíhá komunikace a zda nezůstali někteří uchazeči opomenutí
• Možnost předat vedení pohovorů jinému personalistovi i s celou historií komunikace
• Možnost spravovat souhlasy uchazečů s uchováváním údajů i po ukončení výběrového řízení pro případné budoucí oslovení jinou nabídkou

Ochrana soukromí personalistů

Personalisté by nikdy neměli komunikovat s uchazeči pomocí svých osobních emailů. Chrání si tím významně soukromí, protože jim nehrozí, že je budou nespokojení uchazeči obtěžovat.

Ochrana osobních údajů uchazečů

Údaje o uchazečích jsou bezpečně chráněny a evidence 100% dodržuje požadavky GDPR legislativy:

• Údaje sdílíte pouze s lidmi, kteří se podílejí na výběrovém řízení
• Údaje nikomu neposíláte emailem, takže nezůstávají v emailových schránkách a nikdy se nedostanou mimo bezpečné prostředí firemního systému
• Údaje jsou po ukončení řízení odstraněny a nezůstanou nikde na discích
• Můžete snadno uchazečům prokázat, že s jejich daty nakládáte bezpečně

Systém pro zaměstnavatele i personální agentury

AyMINE je navržen tak, aby vyhovoval nejen zaměstnavatelům pro jejich interní výběrové řízení, ale i personální agentury.
Personální agentura může údaje o uchazečích sdílet bezpečně přímo prostřednictvím přístupů pracovníků cílové organizace.

Jak správně data o uchazečích zabezpečit

Podívejte se na zabezpečení HR modulu sem.

• Pracovník, který má komunikaci s uchazečem na starost, musí mít roli personalisty.
• Personalista zadává jiným pracovníkům – typicky vedoucím oddělení, do kterého má pracovník nastoupit – úkol vyjádřit se k uchazeči. Zadáním úkolů poskytnou pracovníkovi přístup k údajům o konkrétním uchazeči. Pověřený pracovník nepotřebuje žádná další práva.
• Pověření pracovníci a personalista mohou vést diskuzi o kandidátovi přímo u pracovníka. Údaje o kandidátovi se nikdy nedostanou do emailu.

Nezapomeňte: Firemní emailové servery dávají administrátorům možnost vidět předmět (subject) zpráv, které lidé dostávají a odesílají. V předmětu jsou často důležité informace – např. jméno – které se tak snadno dostane i ke správcům.

Nikdy nepovažujte email za bezpečný. Emaily jsou archivovány, chodí přes cizí servery a často jsou přímo uloženy na serverech jiných firem (např. Google, Microsoft). I tyto servery mají správce, kteří mají přístup k údajům. Používání emailů pro jakoukoli citlivou komunikaci je proto nebezpečné a v rozporu s GDPR. (Pokud používáte šifrované emaily, je situace lepší. Ale ani ty většinou nešifrují předmět emailu.)