Adresář

Adresáře slouží k ukládání kontaktů na firmy i lidi

• Aktivní správa kontaktů
• Adresář v mobilu
  • Použití adresářů a GDPR
• Nastavení sdílení do zařízení nebo externí aplikace
• Hodí se vědět
  • Zákaznické skupiny

Kontakty v adresářích jsou členěny do jednotlivých adresářů zejména kvůli ochraně informací. Umožňují tak řídit, kdo má k informacím přístup a kdo ne. Nastavení přístupů ať už kvůli ochraně cenných obchodních informací, tak kvůli legislativě GDPR.

V systému můžete vytvářet libovolný počet adresářů a ke každému řídit práva přístupu. Můžete mít např. adresář obchodních kontaktů viditelný pouze pro obchodní oddělení a jiný adresář pracovních kontaktů vytvořený pro konkrétní projekt.

Aktivní správa kontaktů

Adresář je business oblast a kromě kontaktů i úkoly. Můžete díky tomu přímo v adresáři evidovat úkoly, které je třeba s kontakty provést (např. jejich opravy, obvolání zákazníků s novou nabídkou apod.)

Adresář v mobilu

Adresáře je možné pomocí modulu Sabre synchronizovat i do mobilu nebo s jinou aplikací, např. MS Outook, Thunderbird, emClient apod. Díky tomu můžete kontakty používat okamžitě pro emaily nebo telefonáty. Současně je možné je sdílet s těmi, kdo je potřebují.

Použití adresářů a GDPR

Adresáře splňují GDPR, zejména podporují ochranu dat, bezpečné uchování informací a zaznamenání způsobů zpracování údajů.

Příklad: Pro projekt vytvoříte adresář všech, kdo na projektu spolupracují. Adresář poslouží po dobu projektu všem a mohou si tak snadno zavolat.

Když někdo v projektu přestane pracovat, vyřadíte jeho kontakt z adresáře. Současně se přestane synchronizovat do zařízení všech ostatních a tak kontakt z firemní evidence stáhnete, jak GDPR požaduje. Na spolupracovníka si ale můžete nechat uložený kontakt v jiném adresáři.

Když projekt skončí, adresář zrušíte. Přestane se synchronizovat lidem do zařízení. Snadno tak zrušíte všechny sdílené kontakty.

Poznámka: Pro synchronizaci adresáře s mobilním telefonem nebo externími aplikacemi je nutné mít aktivní Sabre modul v AyMINE.

Nastavení sdílení do zařízení nebo externí aplikace

Sdílení dat z adresáře si mohou nastavit pracovníci, kteří mají adresář povolený k aktivní práci. Sdílení je pro každého formou individuální přístupové adresy. Pracovníci mají možnost adresáře sdílet jako jednotlivé adresáře nebo všechny společně jako jeden firemní adresář.

V uživatelském nastavení (Hlavní stůl > Mé nastavení) má uživatel možnost si sdílení nastavit a zkopírovat si připojovací adresy.

Nezapomeňte: I bez synchronizace kontaktů do mobilu můžete kontakt využít a volat buď přímo z AyMINE v prohlížeči na mobilu nebo z AyMINE aplikace.

Hodí se vědět

Zákaznické skupiny

Členění kontaktů do adresářů slouží zejména k řízení přístupových práv. Jeden kontakt nemůže být ve více skupinách. K obchodnímu členění kontaktů jsou určeny zákaznické skupiny. V popisu zákaznických skupin ji podrobnější popis rozdílů.