Co tvoří systém řízení

Systém řízení se skládá z řady různých záznamů. Následující přehled je stručně pojmenovává, řada z nich je podrobněji popsána na samostatných listech.

• Systém řízení vs. metodický rámec
  • Metodický rámec
  • Systém řízení
  • Systém je víc, než dokumenty
• Typy záznamů
• Součásti ISM / Metodických rámců
  • Externí součásti
  • Interní součásti
  • Úroveň šablon a vzorů
• Více informací

Typy záznamů

Schéma níže ukazuje obvyklé vrstvy, které tvoří systéme řízení (ISM). U vrstev jsou uvedeny záznamy, které jsou ve vrstvě.

V pravém sloupci jsou hlavní záznamy, které vznikají při používání metodiky.

Integrovaný systém řízení sdružuje několik propojených systémů, který se každý věnuje určité oblasti, například:

Každá z oblastí je popsána samostatným metodickým rámcem, který obsahuje všechny záznamy potřebné pro standardizaci a popis, co znamená, že se firma na všech úrovních chová v souladu s cíli, které oblast naplňuje.

Součásti ISM / Metodických rámců

Externí součásti

Povinnosti, které musí metodika naplňovat, nebo se jimi řídit. Povinnosti jsou typicky „vstupními požadavky“, stojí trochu mimo, ale to neznamená, že nejsou důležité, naopak.

Povinnosti definují vnější vlivy a většinou se do ISM neřadí.

Interní součásti

Úroveň směrnic

Definice systému řízení – dokument, který celý systém řízení zastřešuje. Většinou má formu politiky, vyjadřuje se výhradně k cílům a globální strategii. Pokud organizace splňuje pouze ISO 9001, roli hlavního dokumentu zajišťuje Příručka kvality. Kompletní systém řízení má většinou úvodní směrnici řízení, která sdružuje principy a vymezuje vztahy mezi metodickými rámci.

Politiky definují obecné principy a cíle, kterým se věnuje systém řízení. Většinou bývá jedna pro jeden metodický rámec, ale žádný obecný standard pro to neexistuje. Menší firmy často nemají politiku žádnou, nebo je součástí příručky kvality.

Směrnice tvoří páteř celého systému řízení. Směrnice jsou na různých úrovních řízení často označovány různými pojmy – směrnice, metodické postupy. Mají vždy za cíl obecně stanardizovat, jaké cíle se naplňují a kdo je za oblast jako celek odpovědný. Stanovují pravidla, která definují, co je obecně správné, kvalitní, bezpečné, enviromentálně přijatelné a co už naopak ne.

Terminologie a významy pomů je nezbytnou součástí každé normy i standardu. Logicky patří na úroveň směrnic, protože spolu s nimi vytváří celý systém řízení.

Úroveň procesů

Proces popisuje posloupnost operací. Skládají ze kroků (popsaných pracovními postupy) realizovaných automaticky i ručně.
Procesy jsou klíčovým nástrojem popisu, jak probíhají komplexní činnosti. Příklady:

• Postup odblokování bezpečnostního zařízení
• Nouzové otevření serverovny při výpadku proudu
• Otestování konektivity na informační systém
• Kontrola platnosti osvědčení u hasicích přístrojů

Procesy jsou často napříč několika útvary v organizaci. Zatímco směrnice definují standardy, procesy popisují, jak práce probíhá. je proto typické, že procesy sice musí dodržovat směrnice, ale nejsou přímo směrnicím podřízeny. (Např. proces řízení zakázky musí splňovat i směrnici o bezpečosti a účtování.)

Pracovní postup je návod pro konkrétní činnost, krok v procesu. Více o využití pracovních postupů je i zde (PDF infografika). Vzorové pracovní postupy jsou většiou zařazeny do procesů, ale mohou být i samostatné pro konkrétní činnost. V procesně orientované firmě je to ale spíše výjimečné.

Kvalifikace definují, co musí umět pracovníci, kteří úkoly vykonávají. Kvalifikace rozhodně nenahrazují organizační role a jsou pro kvalitní metodiku, která skutečně řeší kvalitu, zcela nezbytné. I když jsou součástí metodik, jsou i důležitým základem pro evidenci schopností pracovníků a proto je využívá i HR modul. Kvalifikace vznikají současně s procesy a musí být v souladu s pracovními postupy.

Projektové a procesní role definují, jaké kompetence musí mít člověk, který se na projektu nebo procesu podílí a zajišťuje konkrétní kroky. Lidé na základě svých vlastních kvalifikací mohou konkrétní role zastávat. V rámci neprojektových procesů je možné stanovovat povinné kompetence přímo pro pracovní postupy (dává smysl, pokud se nemění procesí role mezi instancemi procesů.)

Metodika / Metodický postup popisuje pravidla práce na úrovni pracovních postupů (ne nutně jednoho). Na rozdíl od směrnic jsou zcela konkrétní a návodné.

Úroveň šablon a vzorů

Vzorové plány jsou základem pro plánování, např. plán projektu.

Příklady vzorových plánů jsou

• Vzorový plán projektu
• Vzorový plán investic
• Master Test Plan – Strategie testování
  Specifickými případy plánu jsou plán minimalizacie a řešení rizik, které jsou popsány spolu s riziky.

Vzorový protokol je předlohou pro záznamy které je třeba při práci vytvářet a není možné zůstat u automaticky generovaných záznamů. Typicky se vzorový protokol používá v případě, kdy je třeba jej předložit schvalovacímu orgánu. Naopak se nepoužívá tam, kde jde o interní dokumentaci děje a jeho výsledku.

Vzorový projekt definuje, jaké všechny součásti musí mít projekt určitého typu. (Pro každý typ projektu je možné definovat vlastní typ).
Na základě vzorového projektu může být nový projekt v souladu s metodikou zahájen snadno během minuty.

Více informací

Odkazy na související stránky:

• O systému řízení, metodických rámcích a jejich významu pro řízení se dočtete více zde.
• Modul systému řízení v AyMNE
• Automatizace řízení pracovních úkolů a porad