Co tvoří metodiku / SMJ

Systém řízení kvality se skládá z řady typů záznamů. Na jednotlivé se podíváme samostatně

• Typy záznamů
• Povinnost (Obligation)
• Pojem ze slovníku pojmů (Term, Phrase)
• Směrnice (Policy, Regulation)
• Vzorový plána (Default plan template)
• Vzorový pracovní postup (Working Procedure, Task Pattern)
• Process
• Vzorový protokol (Record template)
• Kvalifikace (Competency & Qualification)
• Business události (Business Event)
• Projektová role
• Vzorový projekt
• Více informací

Typy záznamů

Schéma níže ukazuje obvyklé vrstvy, které tvoří metodiku. U vrstev jsou uvedeny záznamy, které jsou ve vrstvě.
cV pravém sloupci jsou hlavní záznamy, které vznikají při používání metodiky.

Metodika tvoří ISMJ nebo jeho část. Obecně ale metodika standardizuje určitou oblast činností. Obsahuje proto všechny záznamy, které jsou potřeba pro popis, co znamená vykonávat činnost kvalitně. Metodika poskytuje základ pro automatizované řízení procesů (workflow). Objekty proto podporují nejenom popis kroků, ale jejich automatizaci.

Každá součást metodiky má svou vlastní stránku s dokumentací, klikněte si proto na detail pro více podrobností.

V závorce za českým názvem SMJ prvku je pro přehlednost uveden i anglický název.

Povinnost (Obligation)

Povinnosti, které musí metodika naplňovat, nebo se jimi řídit. Povinnosti jsou typicky „vstupními požadavky“, stojí trochu mimo, ale to neznamená, že nejsou důležité, naopak.

Pojem ze slovníku pojmů (Term, Phrase)

Slovník je nezbytnou součástí každé normy i standardu a neměl by chybět ani v interních metodikách. Ideálně je společný slovník pro všechny metodiky společnosti.

Slovníky podporují vícejazyčné definice pojmů, v rámci jednoho slovníku můžete proto uvádět český překlad i originální definici. (Obecně můžete mít libovolný počet jazyků.)

Možnost vícejazyčné definice se netýká jenom slovníků, ale zejména i pracovních postup. V rámci jedné metodiky proto můžete definovat systém řízení kvality a bezpečnosti současně česky a anglicky a mít jej tak srozumitelný pro místní pracovníky, zahraniční kolegy i auditora od klienta.

Směrnice (Policy, Regulation)

Směrnice tvoří většinu páteř celého systému kvality i jiných metodik.

Směrnice na různých úrovních řízení mají různé pojmy – nařízení, policy / politiky apod. Konkrétní typy dokumentů je možné v systému definovat.

Vzorový plána (Default plan template)

Vzorové plány jsou základem zejména pro projektové plánování, ale nejenom pro něj; obecně poslouží všude, kde je plánování potřeba a metodika jej standardizuje.

Příklady vzorových plánů jsou

• Vzorový plán projektu
• Master Test Plan – Strategie testování

Vzorový pracovní postup (Working Procedure, Task Pattern)

Pracovní postup je ekvivalentem pracovních postupů ze systému řízení kvality.

Zásadní výhodou a rozdílem automatizované metodiky oproti dokumentům je, že na základě vzorových úkolů z metodiky jsou přímo vytvářeny úkoly skutečné. Systém tak ušetří mnoho práce a pracovníkům nutnost znát všechno do detailu nebo pracovní postupy hledat. Pracovní postup v metodice může být součástí systému řízení kvality a současně je definicí kroku ve workflow systému. Více o využití pracovních postupů je i zde (PDF infografika).

Vzorové pracovní postupy mohou být hierarchické a tvořit tak ucelený pracovní postupy včetně tzv. WBS – Work Brakedown Structure. Příkladem komplexního kroku je etapa projektu

Process

Proces popisuje posloupnost operací. Sklácdá ze kroků realizovaných lidmi i automatických kroků.
Proces je klíčovým při automatizace činností. Je ale mnoho situací, kdy kvalitně popsaný pracovní postup má význam samostatně, bez procesu. Příklady:

• Postup odblokování bezpečnostního zařízení
• Nouzové otevření serverovny při výpadku proudu
• Otestování konektivity na informační systém
• Kontrola platnosti osvědčení u hasicích přístrojů

Metodiky řízení kvality ani ISO 9001 nevyžadují, aby pracovní postupy byly v procesech. AyMINE umožňuje oba přístupy a je vhodné zvážit, zda proces nebude používání naopak komplikovat. Naopak u samostatných pracovních postupů je důležité, aby bylo správně nastaveno, k čemu se vztahují. Pak bude snadné je najít a použít.

Vzorový protokol (Record template)

Vzorový protokol je předlohou pro záznamy které je třeba při práci vytvářet a není možné zůstat u automaticky generovaných záznamů.

Typicky se vzorový protokol používá v případě, kdy je třeba jej předložit schvalovacímu orgánu. Naopak se nepoužívá tam, kde jde o interní dokumentaci děje a jeho výsledku.

Kvalifikace (Competency & Qualification)

Kvalifikace definují, co musí umět pracovníci, kteří úkoly vykonávají. Kvalifikace rozhodně nenahrazují organizační role a jsou pro kvalitní metodiku, která skutečně řeší kvalitu, zcela nezbytné. I když jsou součástí metodik, jsou i důležitým základem pro evidenci schopností pracovníků a proto je využívá i HR modul.

Business události (Business Event)

Události slouží jako podpora automatizace činností. Díky událostem může jedno zpracování procesu aktivovat další a tak automatizovat komplexní činnost.

Projektová role

Projektová role věcně vzato definuje, jaké kompetence musí mít člověk, který se na projektu podílí. Projektové roli jsou současně vzorovými pracovními postupy přidělovány vzorové úkoly.

Projektové role mají pochopitelně smysl pouze v metodikách, které se vztahují k projektovému řízení. Mimo projekty se nevyžívají.

Vzorový projekt

Vzorový projekt definuje, jaké všechny součásti musí mít projekt určitého typu. (Pro každý typ projektu je možné definovat vlastní typ).
Na základě vzorového projektu může být nový projekt v souladu s metodikou zahájen snadno během minuty.

Více informací

O metodikách a jejich významu pro řízení kvality se dočtete více zde.