Terminologie a názvosloví

Kvalitní slovník pojmů je nezbytnou součástí systému řízení – bez něj nezajistíte správné pochopení od pracovníků

Význam kvalitní terminologie

Pojem definuje význam slova nebo výrazu používaného v metodice resp. v systému řízení kvality. Slovník pojmů definuje firemní slovník a tak ustálit názvosloví.

Terminologie na úrovni směrnice

V rámci hierarchie dokumentaci v metodickém rámci je dokumentace hned na 2. úrovni směrnic a politik. Zařazení na tuto úroveň má dva pádné důvody:

• Správné používání terminologie je stejně důležité, jako dodržování všech ostatních pravidel, které směrnice stanovují. Slovník pojmů je fakticky druh směrnice.
• Směrnice samotné se terminologií řídí a současně platí, že dokumenty vyšší úrovně stanovují pravidla pro dokumenty nižší úrovně, ale ne naopak.

Hierarchické členění pojmů

Pojmy je možné definovat víceúrovňově. Je to stejné, jako jsou definovány ve slovnících. Můžete definovat

• Strategie – hlavní pojem
  • Obchodní strategie – upřesňující specifický typ
  • Finanční strategie – upřesňující specifický typ

Pojmy ve více jazycích

Pokud používáte vícejazyčnou dokumentaci nebo přímo metodiku, je vhodné i pojmy definovat více jazycích. Velmi vhodné je to i v případě, kdy interně pracujete v jednom jazyce, ale projektovou dokumentaci máte v různých jazycích. Je pak velmi vhodné pro pojmy definovat i jejich správné ekvivalenty ve všech jazycích, které používáte. Nespoléhejte se na to, že pracovníci terminologii z oblasti procesů a kvality v různých jazycích znají. Neznají.

V AyMINE každému pojmu definujete jeho vysvětlení v různých jazycích pomocí jazykových mutací. Použijte pro to tlačítko . Tím umožníte, aby pojmům přesně rozuměli i lidé, kteří neumí dostatečně dobře u vás běžně používaný jazyk. Každému uživateli se pak pojmy zobrazí v originálním jazyce a v překladu do jeho vlastního jazyka.

Upozornění: Celou metodiku pište v jednom jazyce. Nestřídejte základní jazyk, jinak budou mít uživatelé jazyky nepřehledně.

Postavení terminologie vzhledem k metodickým rámcům

I když sytém řízení zahrnuje více metodických rámců, terminologie musí být jednotná v rámci celého systému řízení. Nesmí se stát, aby např. systém řízení kvality rozuměl pojmu funkční test jinak, než systém řízení projektů. Je tedy vhodné, aby byl slovník pojmů spravován jednotně v rámci celého systému řízení.

Na druhou stranu je v praxi nutné rozdělit odpovědnosti za správnou definici každého pojmu mezi manažery metodických rámců. Pokud by stály mimo metodické rámce, nebyl by brzy nikdo, kdo by pojmy spravoval.

Správa pojmů systému řízení v AyMINE

V AyMINE každý pojem patří do některého metodického rámce, ale systém standardně zobrazuje všechny pojmy pohromadě a podporuje jednotný přístup a práci s nimi. Pojmy jsou tedy sdílené, ale současně mají svého správce.

Pokud jsou použity hierarchicky definované pojmy, celá jedna hierarchie patří do jednoho metodického rámce.