Záznam aktivity

Záznamy aktivit jsou důležitým dokladem o tom, jak byly zpracovávány úkoly a činnosti, které vykonáváte.

• K čemu vznikají záznamy
• Kdy vznikají záznamy
• Jak upravovat záznamy
  • Co dělat s chybným záznamem
• Záznamy vs protokoly
  • Záznamy slouží jako výkaz práce

Aktivitou se rozumí obecně cokoli, co se s objektem (např. úkolem) událo a stojí za poznamenání.

Záznamy tvoří doklady pro audity i pro interní doložení průběhu činností. Záznamy jsou vytvářené automaticky, můžete je ale vytvářet i vy sami. Vzhledem k jejich významu pro doložení průběhu není možné záznamy odstraňovat.

K čemu vznikají záznamy

Záznamy mohou vznikat k záznamům, u kterých probíhá zpracování. Kromě úkolů jde i např. o požadavky (doklad o jejich zpracování), projekty (Projektový deník, tzv. „Daily log“ požadovaný metodikami i předpisy), ale i další záznamy.

Kdy vznikají záznamy

Záznamy vznikají, když se mění stav objektu, probíhá o něm rozhodování nebo jiná důležitá změna.

Nezapomeňte:

• Pokud nastane důležitá událost, která se nepromítá do změn v AyMINE, je důležité, abyste ji poznamenali do nového záznamu. Tím ji dostanete do deníku pro pozdější připomenutí.
• Vaše interní metodika pravděpodobně stanovuje, jaké události je třeba zaznamenat. Nezapomeňte se s metodikou seznámit; AyMINE nemůže všechny události zaznamenat automaticky!

Jak upravovat záznamy

Záznamy, které vznikly automaticky, není možné upravovat.
Záznamy, které jste vytvořili, je možné upravovat pouze cca 1h po vytvoření. Nemusíte se proto bát si např. uložit rozpracovaných záznam v průběhu psaní. Počítejte ale s tím, že např. druhý den už záznam neupravíte.

Záznamy mají datum, ke kterému se událost vztahuje. Datum můžete nastavit při vytváření záznamu na datum, kterého se událost skutečně týká. Můžete tak např. zaznamenat události druhý den, nebo později. (Kromě tohoto data je v databázi uloženo i datum vytvoření záznamu. Toto datum u žádného objektu, ani u záznamů upravovat nelze.)

Co dělat s chybným záznamem

Záznam můžet opravit krátce po jeho vytvoření. Později je možné zaznamenat jeho opravu formou jiného záznamu. (Stejnou logiku mají např. účetní záznamy.)

Záznamy vs protokoly

AyMINE umožňuje tvorbu protokolů – formalizované dokumentace průběhu činností. Více se o protokolech píše zde. Protokoly jsou automatické a manuální; automatické protokoly jsou vytvářeny jako záznamy aktivit – jde o automaticky vytvořený záznam, který obsahuje podrobnosti o zpracování tak, aby sloužil i jako protokol.

Záznamy slouží jako výkaz práce

Současně se zázanem činnosti je možné vyplnit i strávený čas – záznam se tak stává součaně výkazem práce. Výkazy práce jsou podrobněji popsány zde.