Správa informací

Efektivní sdílení a ochrana informací je důležitou součástí firemní kultury. Možnosti umělé inteligence na správu informací vytváří zcela nové požadavky

• K čemu slouží správa informací
  • Typy záznamů sloužící k dokumentaci
  • Význam správy v době umělé inteligence
• Jak bezpečně informace chránit
  • Úrovně ochrany
• Funkce pro práci s informacemi
  • Diskuze a příspěvky
  • Sledování historie
  • Publikace informace na nástěnce
  • Automatické překlady
  • Dokument a přílohy
• Struktura informací
  • Hierarchie
  • Balíky dokumentace
• Formáty informací

K čemu slouží správa informací

Správa informací umožňuje vytvářet strukturované poznámky a dokumentaci. Uplatnění je široké a různorodé:

• Interní týmy podpory: Knowledge base, doporučení a návody pro řešení různých typů úkolů
• Projektové a vědecké týmy: Poznatky, poznámky, otevřená témata
• Vývojové týmy: Dokumentace vyvíjeného produktu, výrobku

Typy záznamů sloužící k dokumentaci

Informační záznam je obecným záznamem, ale pro lepší orientaci i ochranu informací se hodí používat i další typy záznamů:

• Tajemství pro bezpečnější uložení hesel a přístupových údajů
• Protokol pro dokumentaci průběhu zpracování činnosti (např. testu, experimentu, zkoušky atd.)
• Pracovní postup pro pracovní postup

Význam správy v době umělé inteligence

AI pomáhá rychle najít cenné informace v obecně dostupných informacích. Pokud napojíte AI na vlastní knowledgebase (AyMINE podporuje), můžete využívat jejích možností i s vlastními informacemi. (Napojení dává smysl, pokud je informací tolik, že nepostačí fulltextové vyhledávání.)

AI interní správu informací nenahradí. Doporučené postupy, citlivé informace i výsledky výzkumu potřebujete naopak chránit a cenné informace vám AI ani nenahradí ani nedodá.

Jak bezpečně informace chránit

Informace pro mnoho týmů tvoří tu nejcennější hodnotu. Ochraně je proto třeba věnovat pozornost odpovídající jejich významu.

Úrovně ochrany

Systém podporuje několik úrovní ochrany informací

• Přístupová práva: Každá informace patří do nějaké oblasti. K oblastem jsou stanovena přístupová práva na základě uživatelských skupin. Skupinu může kontrolovat příp i spravovat vlastník oblasti
• Ochrana balíku: Informace vložená do balíku může být chráněna a zpřístupněna podle práv stanovených balíkem. Typicky balík omezuje právo úpravy, ne čtení.
• Ochrana diskuze: Diskuzní příspěvky u informace jsou obecně dostupné všem, kdo mají přístup k informaci, ale autor může dostupnost příspěvku dále omezit (pouze pro sebe nebo pouze pro vybranou skupinu lidí)
• Koncové šifrování: Citlivé informace je možné vkládat do datových trezorů. Trezor zajistí jejich bezpečné šifrování a dostupnost pouze pro uživatele, kteří mají k trezoru přístup.

Funkce pro práci s informacemi

Diskuze a příspěvky

U každé informace mohou lidé vést diskuzi a přidávat připomínky.

Diskuze je vedena samostatně od informace, do informace samotné nezasahuje. Diskutovat mohou i lidé, kteří nemají právo do informace zasahovat. (Právo vstupovat do diskuze je možné omezit globálně i na úrovni jednotlivých oblastí).

Sledování historie

Pokud u informace zaškrtnete, že se mají uchovávat změny (nastavuje se v rámci vlastností), bude při každém uložení vytvořena kopie obsahu informace. Je možné následně sledovat změny, nebo se vrátit k předchozí informaci.

Historie změn je uchovávána pouze po dobu cca půl roku. Není náhradou verzování. Pokud vytváříte novou verzi a chcete dlouhodobě starou i novou verzi uchovat, použijte funkci Vytvořit novou verzi

Publikace informace na nástěnce

Informace je možné publikovat na veřejných nástěnkách, které jsou dostupné buď na intranetu nebo i veřejném portále. Informace tak můžete sdílet i s lidmi zcela mimo váš tým, nebo lidmi, kteří systém nepoužívají.

Automatické překlady

Inforamci můžete uchovávat v různých jazykových mutacích i vyžádat automatický překlad.

Překlady jsou uchovávány společně, takže v přehledech vidíte informaci pouze jednou. V závislosti na nastavení se uživatelům zobrazuje rovnou i překlad.

Dokument a přílohy

K informaci (stejně jako k mnoha jiným objektům) je možné připojit soubory. Pokud proto chcete v AyMINE uložit dokument. Více o souborech se píše zde.

AyMINE slouží jako DMS pro správu souborů, k informacím je vhodné ukládat soubory, které chcete sdílet a archivovat, tedy po jejich dokončení.

Struktura informací

Hierarchie

Všechny typy informací podporují hierarchickou strukturu. Samozřejmě nejeno v dokumentu, ale i přímo strukturu záznamů.

Hierarchie umožňuje strukturovat do oddílů a tak zlepšit orientaci.

Balíky dokumentace

Dokumentaci můžete skládat do balíků podle tématu. Jedna informace tak může být v různých balících. Balíky vytvářejí tematicky orientovatnou strukturu dokumentace.

Formáty informací

Pro informace je možné využivat několik různých formátů:

• Markdown je výchozím formátem, povoluje práci se styly i obrázky i vkládání speciální formátovaných bloků. Při zobrazování se automaticky číslují kapitoly.
• HTML + TeX je vhodný v případě, kdy potřebujete matematické zápisy nebo složitější formátování.
• Soubory přiložené k informacím umožňují libovolný souborový formát. Doporučené je používání PDF.