Uživatelské moduly

U úkolu je možné definovat tým lidí, kteří spolupracují
Týmové úkoly si mohou mezi sebou lidé z týmu předávat.
Úkol je možné delegovat na někoho jiného – u úkolu se samostatně sleduje, kdo za něj odpovídá a kdo jej vykonává

Specifické vlastnosti osobního úkolu

Osobní úkol

Není možné nikomu předat
Není veřejně vidět

Osobní úkol je více soukromý – nevidí jej kolegové, pouze vedoucí, Je tak možné zadat snadno úkol, o kterém nikdo jiný nemá vědět. Příkladem využití jsou úkoly týkající se personálních záležitostí.

Osobní úkoly mohou být plánovány na konkrétní čas v rámci dne. Týmové úkoly jsou plánovány na dny, ale osobní úkol je možné naplánovat i na konkrétní hodinu.

K osobnímu úkolu se nepřikládají soubory. Pokud k úkolu přidáte soubor, zařadí se automaticky k objektu, který zpracovává. Pokud se např. úkol týká objednávky, nahraný soubor bude uložen u objednávky. Díky tomu je snazší ukládat soubory tam, kde mají skutečně být.

Kdo vidí osobní úkoly

Vaše osobní úkoly vidí pouze váš přímý nadřízen příp. ještě ten, kdo vám úkol zadal. Nadřízený navíc nevidí podrobnosti úkolu, pokud vám jej sám nezadal.

Příklad: Pokud dostanete od personalisty osobní úkol (např. posudek na nového uchazeče o zaměstnání), vidí úkol váš nadřízený a personalista, který vám úkol zadal. Nikdo jiný o úkolu nebude vědět.

Proč se hodí osobní úkoly

Běžné úkoly jsou obecně vždy viditelné pro celý tým, se kterým spolupracujete. Např. úkol řešit problém, který dostanete v oddělení kvality, vidí celé oddělení kvality. Můžete díky tomu na úkolu snadněji spolupracovat, nebo může úkol někdo převzít, když se mu nemůžete věnovat.

Naproti tomu osobní úkol můžete splnit a dokončit jenom vy. Úkoly z oblasti personalistiky, přípravy nových strategií, obchodních jednání apod. je vhodné držet v soukromí.

Proč úkol vidí přímý nadřízený

Váš přímý nadřízený je odpovědný za efektivní využití vaší pracovní doby a musí vědět, na čem pracujete. I v případě, že vám úkol zadá někdo jiný, nadřízený musí vědět, na čem pracujete. Nemusí ale znát podrobnosti úkolu. V úkolu proto nevidí záložku kroky s podrobnostmi.

Zadávejte osobní úkoly správně

Jakožto vedoucí byste měl vědět:

Osobní úkoly se hodí zadávat jen pro ty úkoly, kde je důležité, aby o nich tým nevěděl. Nezapomeňte, že pokud někomu zadáte osobní úkol, nemůže ho nikomu předat a ani vy nemůžete úkolem pověřit někoho jiného.
Na osobním úkolu nelze spolupracovat. Nezadávejte jako osobní úkol činnosti, na kterých má pracovat více lidí. Pokud taková situace nastane, musíte zadat každému úkol jednotlivě. Pokud to tak je pravidelně, zvažte vytvoření oblasti, ve které budete takové úkoly zadávat, aby na nich bylo možné spolupracovat v rámci oblasti
Podrobnosti o úkolu piště do části body, která zůstává skryta

Založení úkolu

Založení úkolu má 3 kroky:

Vyberte, zda zakládáte soukromý úkol nebo skupinový
Vyberte oblast nebo projekt, do kterého úkol patří
V detailu okna popište, co je třeba udělat

Hodí se vědět

Jak je to s viditelností úkolů

Týmový úkol je více "veřejný", ale to rozhodně neznamená, že by o něm věděli všichni.

Každý úkol je v projektu nebo v oblasti. U týmových úkolů vždy platí, že o úkolech vědí všichni, kdo jsou aktivními pracovníky – tedy členové projektového nebo organizačního týmu. Týmový úkol není možné skrýt před skupinou, ale mimo tuto skupinu o něm nikdo vědět nebude.

Konkrétně tedy např. týmové úkoly v personalistice mezi sebou vidí personalisté, ale nedozví se o nic nikdo, kdo v personálním oddělení nepracuje (a nemá tedy přístup do oblasti personalistiky).

A jak je to s osobním úkolem

U osobního úkolu záleží na jeho nastavení. Podle toho může být

Viditelný stejně, jako týmové úkoly
Viditelný pouze pro nadřízené pracovníky
Zcela utajený – viditelný pouze pro pracovníka, který si úkol sám vytvořil.