Výkaz práce

Záznamy o aktivitách jsou společně s výkazy práce a standardně vznikají najednou. Díky tomu má vedoucí dokonalý přehled, jakou práci pracovníci skutečně odvedli. Systém výrazně zjednodušuje vykazování práce a přitom vytváří přesné záznamy, které kontrolu usnadňují.

• K čemu se výkaz práce vztahuje
• Výkaz má vazbu na úkol i na předmět úkolu
• Kontrola výkazů práce
• Co se stane s výkazem práce, když odstraníte hlavní záznam?
  • Odstraňování s aktivním modulem Balance Scorecards
• Automatická kontrola přiměřenosti výkazů práce

K čemu se výkaz práce vztahuje

Výkazy práce nikdy není samostatný zázname, vždy se musí vázat na své zadání, což je typicky jeden ze záznamů:

• Úkol
• Požadavek
• Problém
• Klient

Systém umožňuje vázat i k jiným záznamům, např. k aktivitě nebo poradě. Vždy ale platí, že u výkazu je zřejmé, na čem pracovník pracoval. Většinou by se ale měly vázat přímo k úkolu.

Výkaz má vazbu na úkol i na předmět úkolu

Většina úkolů má vazbu i na jeden nebo více objektů, které jsou úkoly zpracovávány, např. k jednomu úkolu se vážou všechny požadavky z projektu, který je třeba analyzovat.

Většina pracovníků pracuje na základě úkolu a i když se v rámci úkolu zpracovává třeba 30 hovorů se zákazníky, pracovník vykáže práci k úkolu a nemusí rozepisovat 30 výkazů práce. I přesto je v systému zaznamenáno, s kým volal a na kterých hovorech vykázaný čas strávil.

Více i tématu záznamů vázaných na úkolu je u popisu úkolu.

Kontrola výkazů práce

Díky provázanosti výkazu práce přímo s úkolem a se zpracovávanými záznamy má vedoucí při schvalování přehled:

• Kolik hodin pracovník vykázal
• Jaký úkol přitom řešil
• Čeho se úkol týkal
• Zda je úkol dokončený
• Kdo další se na úkolu podílel

Co se stane s výkazem práce, když odstraníte hlavní záznam?

Výkazy práce jsou vždy vázány k objektu, kterého se činnost týkala – nejčastěji k úkolu. Pokud by byl úkol smazán a výkaz s ním, narušilo by to výkaznictví. Proto:

• Objekty u kterých jsou vykázané hodiny není možné odstraňovat (Je možné je nastavit jako zrušené)
• Je možné smazat celé oblasti a projekty, pokud už ztratí smysl. V tom případě se smažou i úkoly a další objekty v nich, ale všechny dokončené výkazy práce jsou přesunuty do speciální oblasti – skladiště. Ztratí pochopitelně vazbu na činnost.

Odstraňování s aktivním modulem Balance Scorecards

Pokud je aktivní modul BSC – Balanced Scorecards, nejsou výkazy starší než 1 rok relevantní pro výkazy práce. BSC modul je nahrazuje analytickou statistikou. V takovém případě jsou výkazy odstraňovány spolu s hlavním objektem bez náhrady.

Automatická kontrola přiměřenosti výkazů práce

Systém může porovnávat výkazy práce na stejné nebo srovnatelné úkoly a upozornit, když se některé výrazně odlišují od ostatních. Důsledné využivání systému umožňuje získat dostatečná data, aby mohl systém automaticky srovnávat a tak kontrolu zkvalitnit.

Automatická kontrola upozorní

• Na chybějící výkazy, tedy riziko, že některá práce raálně nebyla udělána
• Nepřiměřeně vysoké výkazy, které svědčí o tom, že někdo si s prací neví rady nebo vykazuje hodiny neoprávněně.