Moduly

Systém umožňuje vázat i k jiným záznamům, např. k aktivitě nebo poradě. Vždy ale platí, že u výkazu je zřejmé, na čem pracovník pracoval. Většinou by se ale měly vázat přímo k úkolu.

Výkaz má vazbu na úkol i na předmět úkolu

Většina úkolů má vazbu i na jeden nebo více objektů, které jsou úkoly zpracovávány, např. k jednomu úkolu se vážou všechny požadavky z projektu, který je třeba analyzovat.

Většina pracovníků pracuje na základě úkolu a i když se v rámci úkolu zpracovává třeba 30 hovorů se zákazníky, pracovník vykáže práci k úkolu a nemusí rozepisovat 30 výkazů práce. I přesto je v systému zaznamenáno, s kým volal a na kterých hovorech vykázaný čas strávil.

Více i tématu záznamů vázaných na úkolu je u popisu úkolu.

Kontrola výkazů práce

Díky provázanosti výkazu práce přímo s úkolem a se zpracovávanými záznamy má vedoucí při schvalování přehled:

Kolik hodin pracovník vykázal
Jaký úkol přitom řešil
Čeho se úkol týkal
Zda je úkol dokončený
Kdo další se na úkolu podílel

Propojení výkazů odhalí podvody i zanedbání

Podvod se typicky ukazuje tak, že pracovník nebo spíše externí spolupracovník vykazuje hodiny nepřiměřené rozsahu úkolu. Schované to je např. tím, že vykazuje hodiny u úkolu, který ve skutečnosti dělal někdo jiný. Díky tomu, že u kontroly se vážou k úkolu, duplicitní výkazy jsou ihned zřetelné a upozorní na problém.

V přehledu realizovaných úkolů se zobrazuje přehled hodin. To umožňuje rychle identifikovat nejenom úkoly s podezřele mnoha hodinami, ale i úkoly, které jich mají nedostatek.

Vedoucí pracovníci by měly tyto kontroly provádět nejenom proto, aby neplatili pracovníky a externisty za práci, která skutečně nebyla vykonána, ale i pro kontrolu, že práci byl věnován čas, který měl. Předejde tím problémům při pozdějším auditu, který by úkoly bez reálně odpracovaného času oprávněně zamítl.

Co se stane s výkazem práce, když odstraníte hlavní záznam?

Výkazy práce jsou vždy vázány k objektu, kterého se činnost týkala – nejčastěji k úkolu. Pokud by byl úkol smazán a výkaz s ním, narušilo by to výkaznictví. Proto:

Objekty u kterých jsou vykázané hodiny není možné odstraňovat (Je možné je nastavit jako zrušené)
Je možné smazat celé oblasti a projekty, pokud už ztratí smysl. V tom případě se smažou i úkoly a další objekty v nich, ale všechny dokončené výkazy práce jsou přesunuty do speciální oblasti – skladiště. Ztratí pochopitelně vazbu na činnost.

Odstraňování s aktivním modulem Balance Scorecards

Pokud je aktivní modul BSC – Balanced Scorecards, nejsou výkazy starší než 1 rok relevantní pro výkazy práce. BSC modul je nahrazuje analytickou statistikou. V takovém případě jsou výkazy odstraňovány spolu s hlavním objektem bez náhrady.

Automatizujte kontroly práce: využijte umělou inteligenci

Systém pomocí umělé inteligence rozpozná, zda některé úkoly nebo některé pracovní skupiny vykazují nepřiměřené hodiny. Je tak možné odhalit neefektivní práci nebo i podvody ve výkazech práce. Na druhou stranu systém odhalí úkoly, které pravděpodobně nebyly udělány pořádně, protože u nich výkazy chybí.

Jak umělá inteligence u kontroly výkazů funguje

Samoučící algoritmus vyhodnocuje všechny úkoly a kategorizuje je podle typu a zadání. V prvních týdnech používání sbírá data a učí se na nic.

Po první etapě je možné spustit automatickou kontrolu, která vedoucí pracovníky automaticky upozorňuje ne anomálie. Vedoucí přispívá k učení schvalováním výkazů nebo jejich odmítáním. Tím dává učícímu algoritmu zpětnou vazbu, podle které se dlouhodobě zdokonaluje.

Umělá inteligence rozpozná i nekvalitní kontrolu ze strany vedoucího

Pokud se vedoucí pracovník některé skupiny kontrole nevěnuje i přes identifikované anomálie, umělá inteligence pozná, že systém schvalování nevede k reálné kontrole. V rámci auditu na to může upozornit vyšší vedení společnosti

Umělá inteligence brání šikaně

Drobná šikana na pracovišti se často projevuje neadekvátním úkolováním jedněch pracovníků na úkor druhých. Výchylky jsou na obě strany – vedoucí může některou četu protěžovat, jinou přetěžovat.

Sytém umožňuje odhalovat i anomálie na úrovni přidělování práce a upozornit na nerovnováhy. Nikdy přitom sám nerozhoduje, co je nepřiměřené a co v pořádku, ale na nestandardní odchylky upozorní vrcholové vedení, které se samo rozhodne, zda má anomálie zřejmé zdůvodnění, nebo je třeba mu věnovat pozornost.