Správa a ochrana adresářů ve firmě

Adresáře slouží k ukládání kontaktů všeho druhu, jsou tak jednou z nejcennějších evidencí většiny firem. Proto je třeba jim věnovat odpovídající pozornost a zabezpečení

• Bezpečnost firemních adresářů
  • Klíčové nástroje ochrany adresářů
  • Ochrana zápisu a změny dat
  • Ochrana polí v evidenci
  • Dobrá provázanost údajů vyžaduje silnou ochranu
  • Adresář v mobilu
  • Použití adresářů a GDPR
  • Nastavení sdílení do zařízení nebo externí aplikace
• Hodí se vědět
  • Zákaznické skupiny

Bezpečnost firemních adresářů

Pro většinu firem jsou zákazníci a nezřídka i dodavatelé klíčovým know-how. Přehled zákazníků je tím, o co konkurence většinou stojí nejvíc. A tomu musí odpovídat ochrana adresářů.

Klíčové nástroje ochrany adresářů

Zabezpečení adresářů musí kombinovat na jednu stranu dobrou použitelnost, na druhou ochranu. Na čem stojí ochrana:

• Běžní pracovníci nemají možnost exportu dat nebo tisku kontatků
• Pracovníci mohou mít omezeno, kolik kontaktů vidí najednou, takže není možné ani hromadné nafocení na mobil
• Systém podporuje režim, aby se pracovník dostal pouze ke kontaktu, se kterým má pracovat a k žádnému jinému. Konkrétně může mít přístup jen ke kontaktům, na který se vztahuje pro něj úkol.

Ochrana zápisu a změny dat

Často jsou problémem i neodpovědné zásahy do adresářů, kdy pracovníci přepíšou údaje např. z nepozornosti. V AyMINE můžete přesně nastavovat, kdo smí data použít a kdo je smí upravovat.
Právo úpravy je běžně také vázáno pouze na úkol; opravit tak uživatel může pouze záznam, se kterým pracuje.

Ochrana polí v evidenci

Pro jednotlivé informace v systému existují samostatná práva, takž je možné přesně nastavit, jaké údaje kdo může vidět. Např marketingový pracovník může pracovat s evidencí kontaktů, u kterých je souhlas GPDR, ale nevidní z nich nic, než email a datum poslední zprávy, která byla na kontakt zaslána.

Dobrá provázanost údajů vyžaduje silnou ochranu

U kontaktů v adresáři je možné zobrazit u klientů i dodavatelů mnoho důležitých informací (více viz kontakt). Provázané údaje dávají obchodníkům silné nástroje pro práci s klienty, ale současně s nimi AyMINE poskytuje ochranu i pro provázané údaje. Typicky tak key account manager vidí podrobné informace pouze o klientech, které má na starost. Pro ostatní kontakty vidí pouze základní informace

Adresář v mobilu

Adresáře je možné pomocí modulu Sabre synchronizovat i do mobilu nebo s jinou aplikací, např. MS Outook, Thunderbird, emClient apod.
Díky tomu můžete kontakty používat okamžitě pro emaily nebo telefonáty. Současně je možné je sdílet s těmi, kdo je potřebují.

Na druhou stranu sdílení omezuje i bezpečnost dat, protože jiné nástroje neomezují další práci s daty a do adresářů v mobilech vstupují i další aplikace např. WhatsApp. Proto synchronizaci obchodních kontaktů do mobilních zařízení nedoporučujeme.

Použití adresářů a GDPR

Adresáře splňují GDPR, zejména podporují ochranu dat, bezpečné uchování informací a zaznamenání způsobů zpracování údajů.

Příklad: Pro projekt vytvoříte adresář všech, kdo na projektu spolupracují. Adresář poslouží po dobu projektu všem a mohou si tak snadno zavolat.

Když někdo v projektu přestane pracovat, vyřadíte jeho kontakt z adresáře. Současně se přestane synchronizovat do zařízení všech ostatních a tak kontakt z firemní evidence stáhnete, jak GDPR požaduje. Na spolupracovníka si ale můžete nechat uložený kontakt v jiném adresáři.

Když projekt skončí, adresář zrušíte. Přestane se synchronizovat lidem do zařízení. Snadno tak zrušíte všechny sdílené kontakty.

Nastavení sdílení do zařízení nebo externí aplikace

Sdílení dat z adresáře si mohou nastavit pracovníci, kteří mají adresář povolený k aktivní práci. Sdílení je pro každého formou individuální přístupové adresy. Pracovníci mají možnost adresáře sdílet jako jednotlivé adresáře nebo všechny společně jako jeden firemní adresář.

V uživatelském nastavení (Hlavní stůl > Mé nastavení) má uživatel možnost si sdílení nastavit a zkopírovat si připojovací adresy.

Hodí se vědět

Zákaznické skupiny

Členění kontaktů do adresářů slouží zejména k řízení přístupových práv. Jeden kontakt nemůže být ve více skupinách. K obchodnímu členění kontaktů jsou určeny zákaznické skupiny. V popisu zákaznických skupin ji podrobnější popis rozdílů.