Systém řízení kvality

• Co je systém řízení kvality
  • Automatizace procesů řízení kvality
• Příklady standardů, které tvoří SMJ
• Vytvovření SMJ a metodiky - videonávod
  • Jak se tvoří metodika a SMJ
  • Zakoupit hotovou pracovní metodiku?
• Více informací o SMJ

Co je systém řízení kvality

Systém řízení kvality (SMJ, nebo také ISMJ, QMS) je nástrojem, kterým standardizujete způsob práce a vede pracovníky k tomu, aby používali vyzkoušené a osvědčené postupy a nástroje.

SMJ kromě standardizace přímo definuje řadu povinných procesů, mezi nimi je povinnost kvalitu kontrolovat. V podstatě všechny normy kvality a priori předpokládají, že firmy mají systém řízení úkolů a sledování činností. A to je přesně to, kde vám AyMINE zásadně ulehčí práce.

Automatizace procesů řízení kvality

Automatizace všech procesů má stejný cíl: Co nejvíce práce udělat automaticky a tu zbývající organizovat tak, aby běžela plynule a stála co nejméně úsilí.
Automatizace v AyMINE sbírá všechny potřebné podklady, hlídá dodržování termínů a všeho dalšího. Zajistí správu úkolů a jejich plnou shodu s pracovními postupy.
AyMINE vám sloučí dohromady řízení úkolů a správu SMJ, protože úkoly v AyMINE přímo vycházejí z dokumentace SMJ.

Obrázek níže ukazuje, co všechno do řízení kvality patří (kliknutím přejdete na stránku, které jednotlivé prvky rozebírá).

Metodika naopak není jeden dokument, ale celá sada objektů, z nichž jedním je např. směrnice

Příklady standardů, které tvoří SMJ

SMJ obvykle implementuje vybrané normy, které dávají ve firmě smysl.

• Systém řízení jakosti podle ISO 9001 - Bez něj (nebo jeho varianty) se žádný SMJ neobejde
• Projektová metodika podle standardů ISO 26262 / Automotive SPICE, Často se používá i PMBOK nebo Prince 2, které sice nejsou ISO normami, ale plní podobou úkolu.
• Systém řízení IT v souladu s ITIL

Standardy vytváří procesní rámec, ale hlavní část SMJ musí tvořit kvalitní metodické postupy, vytváří vlastníci procesů, většinou manažeři. Příklady metodický postupů jsou

• Zpracování neobvyklých účetních případů (akontace)
• Zpracování helpdesk požadavků – metodika helpdesku (správná reakce na potřeby pracovníků, zjištěné nebo nahlášené závady)
• Postupy řešení reklamací (postupy řešení typových zákaznických problémů)

Přehled povinností, směrnic a dalších součástí tvoří dohromady metodiku. Z praktických důvodů jsou metodiky rozděleny podle účelu použítí, např.:

• Metodika řízení projektů
• Metodika Helpdesku
• Metodiku Správního oddělení

Za každou metodiku bude odpovídat vedoucí divize / oddělení, kterého se týká. SMJ je zastřešením všech metodik.

Vytvovření SMJ a metodiky - videonávod

Školení, jak se metodika vytváří, je na videu. Celé ho můžete shlédnout zde. AyMINE systém se stále vyvíjí, takže video je v něčem pozadu, ale principy ukáže jistě dostatečně.

Jak se tvoří metodika a SMJ

Každá metodika může obsahovat všechny potřebné typy záznamů. Na pracovní ploše metodiky máte rozpracované záznamy, ale celou metodiku tvoří záznamy od směrnic po pracovní postupy.
Práce na metodice typicky vychází buď z povinnosti (vnější normy) nebo z potřeby (řešené úlohy).
Když vyjdete z povinnosti, začnete směrnicí, která povinnost aplikuje do vašich podmínek a postoupíte k šablonám, pracovním postupům a doporučením.
Když začínáte z potřeby, bude prvním krokem pracovní postup odpovídající řešení potřeb. Buď už bude existovat směrnice, pak pracovní postup vytvoříte v souladu se směrnicí, nebo shromáždíte postupy a obecné zásady shrnete do směrnice.

Ukázka metodiky ISO 26262

Obrázek níže ukazuje náhled na rozpracovanou projektovou metodiku ISO 26262:

Zakoupit hotovou pracovní metodiku?

Metodiku můžete mít zakoupenou od externí firmy. V takovém případě metodiku netvoříte, ale pouze užíváte. I když využíváte, měli byste vždy pečlivě revidovat, kde odpovídá vašim potřebám a kde ne. Normy a standardy, které jsou certifikované (např. ISO 9001, částečně ITIL) jsou vytvářeny tak, aby definovaly požadavky, ale ne postupy, komerční metodiky naopak definují i postupy. Proto je třeba k nim přistupovat jinak, než k normativním metodikám a upravit je tak, aby práce u vás byla efektivní.

V AyMINE jsou metodiky pro řadu norem k dispozici. Vždy se počítá s tím, že si je upravíte nebo vám pomůžeme je upravit pro vaše potřeby.

Více informací o SMJ

• O metodikách a jejich významu pro řízení kvality se dočtete více zde
• Záznamy, které tvoří systémy řízení kvality - firemní metodiky.
• Klíčová slova vám pomohou v automatizaci práce podle metodiky.