Osobní složka zaměstnance

Každý zaměstnanec má zákonné právo nahlížet do své osobní složky.

Digitální složka dává pracovníkovi možnost přístupu ke všem údajům – povinným i volitelným. Nejenom, že díky tomu je povinnost firmy splněna bezpracně, možnost snadné kontroly navíc pomáhá udržovat důležití data aktuální.

• Co osobní složka poskytuje zaměstnanci
  • Základní údaje personalistiky
  • Firemní odpovědnosti
  • Čerpání firemních benefitů
  • Přehled plnění
• Proč je osobní složka nutná pro firmu
• Jak se k osobní složce dostat
• Hodí se vědět
  • Osobní složku vidí nadřízený pracovník
  • Osobní složku vidí personalista
• Osobní složka a legislativa
  • Povinná evidence
  • Osobní složka a GDPR
  • GDPR a hodnocení pracovníka vedoucím pracovníkem
• Osobní složka zaměstnance = kvalitní pracovní zázemí

Co osobní složka poskytuje zaměstnanci

Zaměstnanec má přes osobní složku přístup k informacím, které se týkají jeho pracovních smluv a plnění zákaldních pracovních povinností:

Základní údaje personalistiky

• Pracovní smlouvy
• Dokumenty potřebné pro výpočet mezd a daní
• Výkazy práce
• Pracovní doba
• Dohodnuté osobní cíle
• Hodnocení od vedoucích pracovníků

Všechny údaje jsou pouze pro náhled, pracovník nemá právo žádný z údajů měnit osobně, ale může žádat svého personalistu o opravu.

Firemní odpovědnosti

• Nafasovaná zařízení ve správě (např. notebook)
• Odpovědnost za lokality (např. odpovědnost za místnost, stroj, budovu)

Čerpání firemních benefitů

Pokud poskytujete firemní benefity, v rámci osobní složky má zaměstnanec vždy aktuální informaci, jaké firemní benefity má dostupné a zda je čerpá:

• Čerpání příspěvku na stravování (měsíční útrata za obědy ve firemní kantýně)
• Uhrazené příspěvky na důchodové připojištění
• Čerpání sportkarty
  Dostupnost údajů závisí na dostupnosti dat (např. napojením na data od poskytovatele karet.)

Přehled plnění

• Plnění úkolů na vzdělávání a dlouhodobý rozvoj (obecně dlouhodobé úkoly)
• Základní statistiku počtu zpracovaných úkolů zpráv
• Výkazy práce - Zaměstnanec si může snadno zkontrolovat, jak je na tom s pracovními výkazy a plnění úkolů.
  Dle zaměření společnosti mohou být doplněny další statistiky, např. počty zpracovaných nabídek, vyřízených reklamací apod.

Proč je osobní složka nutná pro firmu

Osobní složka významně šetří práci i firmě:

1. Údaje, které osobní složka poskytuje, mustí být dle GDPR legislativy pracovníkovi k dispozici. Jejich zpřístupnění tak zajišťuje povinnost, kterou by jinak muselo zajistit personální oddělení
2. Pro firmu je důležité, aby personální data byla aktuální. Tím, že jsou pracovníkovi dostupná, je může snadno zkontrolovat. V rámci automatizace úkolů je možné pracovníkovi automaticky pravidelně zadat, aby si ověřil, že má vše v pořádku.

Jak se k osobní složce dostat

Osobní složka je dostupná každému uživateli přímo z hlavního pracovního stolu. V nabídce na hlavním stole je pod jménem pracovníka volba Osobní složka, kterou do ní vstoupí.

Hodí se vědět

Osobní složku vidí nadřízený pracovník

Přímý vedoucí má omezený náhled do osobních složek pracovníků svého oddělení. Z obsahu složky nevidí personální data (chráněna dle pravidel GDPR), ostatní údaje vidí. Má tak stejnou možnost kontroly, jako pracovník sám.

Náhledem do osobní složky může vedoucí např. v případě nemoci nebo jinému výpadku pracovníka rychle zjistit, kde je třeba zajistit zástup.

Osobní složku vidí personalista

Personalista, který má zaměstnance na starost, má k osobní složce stejný přístup, jako pracovník. Údaje, které jsou na ní uvedeny, zpracovává a jeho přístup

Osobní složka a legislativa

Povinná evidence

Evidenci údajů o zaměstnancích vyžaduje v legislativě řada zákonů

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

• Informace o pracovních smlouvách
• Dovolené
• Překážky v práci
• Školení a rozvoj zaměstnanců

Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení,

• Údaje pro stanovení výše pojistného (slevy)

zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění,

• Údaje o pobíraném důchodu
• Další údaje pro požebné pro výpočet pojištění

zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění,

• Informace o zdravotní pojišťovně zaměstnance

zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů

• Informace o dětech pro účely odpočtů
• Informace o spoření a pojištění
• Informace o srážkách ze mzdy (např. výživné, exekuce apod.)

I v případě dokladů, které neposkytl zaměstnanec - např. exekuce vyžádaná exekutorem, jde o dokument, který je pro zaměstnance dostupný (pro náhled).

Osobní složka a GDPR

Zaměstnavatel má zákonnou povinnost zpracovávat osobní údaje zaměstnanců nezbytné pro dodržení zákonných povinností. Všechny uvedené údaje proto spravovat musí. (A není důvod kvůli tomu informovat ÚOOÚ).

GDPR dává zaměstnanci právo (a zaměstnavateli povinnost):

• Mít přehled o všech osobních údajích, které zaměstnavatel zpracovává
• Mít možnost požadovat změnu, pokud některý z údajů není pravdivý / platný
• Mít možnost požadovat vysvětlení, proč jsou dané údaje zpracovávány
• Požadovat zapomenutí osobních údajů, pro které není zákonná povinnost

GDPR a hodnocení pracovníka vedoucím pracovníkem

Součástí náhledu v osobní složce mohou být i hodnocení vedoucím pracovníkem. Z principu věci by mělo jít o údaj, který je pro pracovníka důležitý a měl by být dostupný. Z hlediska GDPR je i toto osobní údaj, který má zaměstnanec právo znát. Proto je i hodnocení pracovníku na osobním portále dostupné.

Osobní složka zaměstnance = kvalitní pracovní zázemí

Osobní složkou z AyMINE poskytnete pracovníkům přehled o své práci, splníte zákonné povinnosti a zajistíte, že se lidé budou v práci cítit lépe.

Osobní složka v AyMINE funguje vícejazyčně, takže vám stejně dobře poslouží i pro zahraniční pracovníky