Administrace uživatele

Informace o administraci uživatelů

• Stavy uživatelů
• Vytvoření uživatelského účtu
• Automatická registrace členů sdružení a organizací
• Nastavení oprávnění
• Případná změna hesla
  • Přístpová práva externích pracovníků
• Nastavení práv uživatele
  • Systémová práva
  • Práva vyplývající ze vztahu k objektu
  • Automatická správa a možnost ručního spuštění
• Může vás zajímat

Upozornění: Stránka je určena pro administrátory. Ostatní pracovníci nemají k informacím zde popisovaným přístup.

Administrace uživatele zahrnuje kroky:

• Vytvoření uživatelského účtu
• Nastavení oprávnění
• Případná změna hesla

Stavy uživatelů

Základní přehled přes uživatele poskytuje stav. Uživatelský účet může být v několika stavech:

• Aktivní Uživatel, který má možnost se do systému přihlásit a pracovat
• Pozvaný Uživateli byla zaslána pozvánka, aby si v systému vytvořil účet, ale ten si jej dosud nevytvořil (nevyužil pozvánku). Pozor, pozvánka platí max. 48h. Pokud byl uživatel pozván před více než 2 dny, zůstává pozvaným, ale bez opakovaného zaslání pozvánky nemůže svůj účet aktivovat.
• Blokovaný je účet uživatele, pokud jej zablokoval administrátor nebo se uživatel opakovaně neúspěšně přihlašoval. Uživatel nemá možnost si samostatně odblokovat účet a musí požádat administrátora. Odblokování je možné v rámci detailu uživatele, nebo i hromadně v přehledu uživatelů. Blokovaní jsou standardně uživatelé, pokud jejich účty byly založeny bez zaslání pozvánky.

Zablokování uživatele neodstraňuje žádné jeho osobní a soukromé informace ze systému a po odblokování se účet vrátí do stejného stavu, jako před zablokováním

• Odstraněný Účet uživatele, který ukončil činnost. K účtu není možné se přihlásit.

Odstraněním účtu jsou ze systému odstraněny všechny osobní informace uživatele (např. osobní poznámky u objektů), uživatelské nastavení a další osobní data. Účet ale není anonymizován a nadále je možné identifikovat, které činnosti uživatel vykonal.

Odstraněný účet je možné obnovit, ale není možné obnovit odstraněné osobní informace.

• Zapomenutý Účet byl anonymizován a byly odstraněny osobní údaje v souladu s GDPR

Vytvoření uživatelského účtu

Účet vytvoříte založením uživatele. Je třeba zadat email uživatele i telefonní číslo.

Uživatel dostane registrační email s výzvou, aby se přihlásil a vyplnil si email. Registrační email je platný pouze 2 dny, proto neposílejte uživatelům emaily, pokud nevíte, kdy se zaregistrují.

Automatická registrace členů sdružení a organizací

Systém umožňuje i automatickou registraci, kdy můžete uživatelům sdělit registrační kód, se kterým si mohou vytvořit účet sami. Registrační kód může přidělit správce systému a je platný pro konkrétní společnost.

Registrační kód doporučujeme používat tam, kde je uživatelů velké množství a není organizačně vhodné se starat o přístupy centrálně. Typicky využití kódů slouží k připojování členů spolků, sdružení a politických stran. V jejich případě:

• Vytvořte pro každou jednotku (oddíl, středisko, jedna buňka) systémovou skupinu a skupině zadejte přihlašovací kód
• Vedoucí skupinky může kód v systému vidět (ale standardně nemá právo ho změnit)
• Vedoucí kód sdílí s členy.
• Když se nový člen bude registrovat s kódem své skupinky, bude do ní automaticky zařazen, takže už žádná další administrace není potřebná.

Poznámka: Stejné využití registračních kódů v běžné firmě nebo malé skupině je potenciálně také možné, ale nedává většinou smysl.

Nastavení oprávnění

Uživateli je třeba přidělit oprávnění. Měl by být přiřazen na konkrétní roli. Oprávnění uživatel dostává na základě skupin, do kterých je zařazen.

Případná změna hesla

Pokud uživatel zapomene heslo, mohou mu administrátoři na základě žádosti poslat email, kterým si heslo uživatel sám znovu nastaví. Uživatel sám si tento email vygenerovat z bezpečnostních důvodů nemůže (díky tomu nehrozí přístup do systému, pokud někdo zneužije email uživatele.)

Administrátoři mohou uživateli rovnou nastavit heslo. Uživatel jej může použít bez registračního emailu. Při změně hesla je uživatel emailem informován, že jeho heslo bylo administrátory změněno; samotné nové heslo ale není emailem zasíláno.

Přístpová práva externích pracovníků

Pokud vaše společnost spolupracuje s pracovníkem, který má vlastní účet (např. volný účet), není možné, aby byl tento účet využíván pro přístup do prostředí společnosti, a je nutné, aby byl uživateli zřízen jeho vlastní účet.

Nastavení práv uživatele

Systémová práva

AyMINE nepřiřazuje nikdy systémová oprávnění přímo uživateli. Oprávnění se vždy vztahují k roli nebo skupině osob. Uživateli proto nastavujete systémová práva výhradně jeho zařazení do skupiny nebo přidělením role.

Práva vyplývající ze vztahu k objektu

Uživatel může získat práva na základě své role k určitému objektu (např. právo vedoucího porady ukončit poradu). Tato práva nejsou spravována administrací, ale vznikají na základě práce v systému.

Automatická správa a možnost ručního spuštění

Systémová práva se pracovníkovi mohou nastavovat automaticky na základě správy personalisty – Nastavují automaticky po změně smlouvy nebo stavu pracovníka (např. po zrušení jeho poslední pracovní smlouvy).
Více o správě viz dokumentace k pracovníkovi.

Může vás zajímat

• Administrace VOIP pro volání a SMS ze systému
• Stránky o uživatelích obecně
• Jak spravovat uživatelské účty v souladu s GDPR