Tým úkolu a člen týmu

Ke každému úkolu je možné "tým ukolu" – definovat tým zodpovědný za daný úkol

• Role člena
• Zapojení člena
• Výstupy práce člena
• Opakované členství
• Výkaz práce a plán kapacit
• Člen týmu bez konkrétního člena

Členové týmu řešícího úkol jsou všichni, kdo se podílejí na splnění úkolu – jeho dotažení do konce.

Úkoly které byly vytvořeny na základě vzorového úkolu, mají tým vytvořený automaticky podle týmu předepsaného vzorem.

Členy do týmu může zařazovat vedoucí projektu nebo vedoucí oblastí do které spadá. Další členy může podle potřeby a povahy úkolu přidat pracovník který je za úkol odpovědný.

Role člena

Při zařazení člena do týmu je nutné určit v jaké roli je zařazen:

• Spolupracuje je každý, kdo se podílí na vzniku výstupů vlastním dílem
• Radí / konzultuje jsou lidé, kteří jsou přizvání pro své odborné znalosti
• Rozhoduje typicky vedoucí, ale třeba i pracovník jiného oddělení, od kterého se vyžaduje v rámci realizace úkolu rozhodnutí (např. schválení investice, schválení dodavatele atd.)
• Ověřuje pracovník, který musí ověřit výstupy úkolu, než bude možné označit jej za dokončený.
• Jiné pokud je třeba jiná role, než uvedená, je možné použít tuto volbu.

Zapojení člena

Uživatel se automaticky stává členem týmu ve chvíli, kdy mu úkol přiřadí odpovědný pracovník, nebo mu někdo jeho řešení předá (tlačítkem Předat ).
Člen týmu může být nominován i ručně tlačítkem přidat u týmu (na této záložce). Jmenování ručně má smysl především pro odpovědného pracovníka, který jmenováním určuje, kdo se má na úkolu podílet, i když aktuálně není danému členovi úkol přidělen.)

Po zařazení člena do týmu se daný pracovník stává členem týmu, má ale právo svou roli odmítnout; typicky proto, že po seznámení s úkolem zjistí, že mu role nepřísluší, nebo by byl zbytečným členem. Úkol se pak mezi jeho úkoly nezobrazuje. Poté, co svou roli v úkolu dokončí, označí svou účast za dokončenou. Člen týmu vidí úkoly na svém stole pouze tehdy, když je mu současně přidělen. O svém jmenování se proto typicky dozví ve chvíli, kdy mu je úkol předán.

Žadatel může do zapojení dopsat upřesnění požadavku, aby bylo zřejmé, proč je účast daného pracovníka požadována. (Poznámka: Normy kvality vyžadují, aby rozhodnutí týmu verifikovalo několik lidí a každý se zaměřil na některou z oblastí. Pro korektní doložení plnění normy je proto důležité, aby odpovědnosti jednotlivých členů byly upřesněny. Díky tomu bude jejich role doložena i pro audit.)

Výstupy práce člena

Člen týmu může:

• k úkolu přidávat dokumenty, např. podklady pro rozhodnutí, písemné rozhodnutí atd.
• Napsat písemný komentář k svému rozhodnutí nebo i odmítnutí své role. Odpověď člena týmu nemůže nikdo jiný změnit a člen týmu ji nemůže změnit poté, co svou účast označil za ukončenou.
• Své rozhodnutí jednoznačně dokladuje nastavením volby rozhodnutí (Souhlas, Vráceno k dopracování, Zamítnuto). Dokud člen svou účast neukončí, může toto rozhodnutí změnit. Proto může např. vrátit podklady k dopracování a následně v druhém kole schválit. Pokud by ale po vrácení svou roli ukončil, už schválit nemůže.

Opakované členství

Člen týmu může být o účast požádán opakovaně. Pokud např. zamítl svou účast nebo dal odmítavé rozhodnutí, zpracovatel může znovu požádat o součinnost.

Výkaz práce a plán kapacit

(Plánování kapacity a Využívání sledování času je doplňkovou funkcí systému.)
Členové týmu mohou u úkolu zaznamenávat všechny aktivity, které vykonali a vykazovat odpracované hodiny. Díky tomu je možné podrobně sledovat, kolik realizace úkolu vyžadovala času a naopak, na čem pracovníci skutečně pracovali.

Člen týmu bez konkrétního člena

V rámci vzoru úkolu může být definováno, že je požadováno zapojení určité role jako člena týmu včetně upřesnění jeho role. Při vytvoření úkolu podle vzoru se pro úkol vytvoří i odkaz na člena týmu, ale bez konkrétního člena, kterého musí řešitel týmu vybrat. Proto mohou být v nových úkolech i předpřipravené pozice členů týmu, i když konkrétní členové nebyli vybráni.

Více o významu úkolových týmů pro zjednodušení workflow najdete zde (PDF infografika).