Dokumenty a soubory

Soubor je tím, kvůli čemu se zřizuje správa dokumentů i spisová služby

• O uchovávaném souboru
• Bezpečnost souborů
  • Ochrana přístupu
  • Fyzická bezpečnost
• Zpřístupnění souboru
  • Zveřejnění uživatelům
  • Zveřejnění mimo uživatele
• Prezentace obrázku
  • Platnost trvalého a veřejného odkazu
• Měli byste vědět
  • Velikost souboru
  • Objem souborů
  • Typy souborů
  • Doplňkové funkce

AyMINE plní roli spisovky resp. DMS (systému správy dokumentů) a umožňuje kromě informací přímo v systému spravovat i dokumenty. Dokumenty jsou uchovávány vždy u nějakého objektu.

O uchovávaném souboru

Soubory jsou v systému uchovávány u jednotlivých objektů jako samostatné soubory. Dostupné jsou vždy od daného objektu v AyMINE. Pokud máte aktivní funkci fulltextového vyhledávání, je možné k souborům přistupovat i přes toto vyhledávání.

Bezpečnost souborů

Ochrana přístupu

K souboru u objektu smí přistupovat pouze ti uživatelé, kteří mají přístup přímo k objektu. Pokud má někdo přístup k objektu, má podobná práva i k souborům – pokud tedy má např. pouze právo náhledu (čtení), může přistupovat i k souborům, ale nemůže je měnit.

Práva k souboru je možné omezit příznaky Zámek / Ochrana smazání a Skrytý. Typ příznaky ale mohou měnit uživatelé s právem měnit objekt; nejsou tedy zásadní ochranou před uživateli, jsou ale ochranou např. proti mylné manipulaci.

Fyzická bezpečnost

Soubory jsou, stejně jako všechna data AyMINE, uložena v odděleném datovém prostoru. Do prostoru nemá nikdo přístup, je provozován v izolovaném prostředí. Samotné soubory jsou tak chráněny např. před ransmoware útoky, které by napadly vaše firemní prostředí.

Spolu s celým systémem jsou také trvale zálohovány, ale nejsou archivovány – pokud si z AyMINE soubor fyzicky odstraníte nebo nahradíte jiným, získání souboru zpět je velmi obtížné. Pokud soubor odstraníte v rámci AyMINE do koše, je sice logicky odstraněn, ale je možné se k němu po určitou dobu (cca 3 měsíce) vrátit. Soubory z koše jsou po čase odstraňovány.

Zpřístupnění souboru

Poznámka: V závislosti na vašich právech nemusíte mít dále uvedenou funkcionalitu dostupnou.

Zveřejnění uživatelům

Uživatelům by měl být soubor zpřístupňován tak, že si v detailu souboru "vezmete" trvalý odkaz a ten kolegovi pošlete.

Trvalý odkaz uživateli otevře přístup k souboru, ale předtím bude požadovat přihlášení a ověří jeho právo soubor otevřít.

Zveřejnění mimo uživatele

Soubor je možné zpřístupnit uživatelům, kteří k objektu obecně nemají přístup. Pomocí funkce Veřejný odkaz nebo Odkaz pro markdown získat odkaz, kterým je možné přímo získat daný soubor. Funkce vám vrátí odkaz na soubor, který je možné poskytnout a tak soubory zpřístupnit. Více o odkazech na dokumenty je popsáno zde

Odkaz na soubor můžete vložit do popisu objektu a ten zveřejnit na veřejné nástěnce. Tím zpřístupníte informace z objektu a připojené soubory. (Odkaz do markdown vám dá stejný odkaz, ale formátovaný tak, aby bylo snadné jej vložit do markdown dokumentu.)

Získání odkazu je protokolováno Zpřístupnění souboru cizí osobě může být porušením firemních předpisů a nesete za to odpovědnost. Odkazy jsou generovány tak, aby je nebylo možné dohledat, ale pokud jej umístíte do veřejně dostupného dokumentu, čtenář dokumentu se k souboru dostane i bez uživatelského účtu do AyMINE.

Proč jsou odkazy nesrozumitelné?
Odkazy obsahují náhodně vygenerované posloupnosti znaků a není možné je odvodit. Tento postup je záměrný, aby nebylo možné obrázky vyhledávat pomocí prohledávání adresářů. Významně se tím zvyšuje jistota, že obrázky uvidí pouze ti, komu jste zpřístupnili dokument. Zároveň se takto pojmenované obrázky nedostávají do databází vyhledávačů.

Prezentace obrázku

Systém umožňuje (v závislosti na vašich právech)publikovat obrázky ze systému.

Platnost trvalého a veřejného odkazu

Trvalý odkaz platí tak dlouho, dokud není dokument odstraněn. Pokud vyměníte soubor v rámci dokumentu, odkaz zůstává platit a bude vracet vyměněný dokument.

V závislosti na právech vašeho administrátora je možné, aby administrátor odkazy kontroloval. Může zjistit, kdo, kdy a na co požadoval trvalý odkaz. Může platnost odkazu zrušit. U trvalého odkazu je možné sledovat, kdy byl naposledy použit.

Měli byste vědět

Velikost souboru

Systém není určen pro ukládání velkých příloh typů videozáznamů nebo archivů. Velikost souboru, kterou smíte uložit, se řídí nastavením pro každého klienta, může se lišit i podle typu soboru nebo pro individuálního uživatele. Obecně ale je v rozsahu 1 – 20MB.

Objem souborů

Systém může v závislosti na vašem účtu hlídat i maximální povolený objem souborů, které do systému uložíte, nebo které uložíte k objektu. I tato nastavení jsou individuální a závisí na typu vašeho účtu.

Typy souborů

Systém se snaží soubory indexovat a tak umožnit vyhledávání. Proto je vhodnější volit soubory ve formátech, které indexaci umožňují: pdf, formáty kancelářských aplikaci Word, Excel, PowerPoint nebo LibreOffice. Limit pro velikost souborů je (5 – 10 MB může se lišit podle nastavení pro vaši organizaci.)

Doplňkové funkce

Doplňkové funkce se soubory