Emailové zprávy

Emailové zprávy stále zůstávají jedním z nejčastějších způsobů komunikace

Emailové zprávy vždy odchází/přichází přes bránu propojující systém s emailovým serverem. Buď má vaše firma vlastní emailový server, nebo můžete mít emaily poskytované společně s AyMINE.

Nastavení propojení na emailový server probíhá přes IMAP bránu.

Způsoby připojení

Adresa podle typu procesu

Obvyklým připojením je využití brány s vazbou, na konkrétní proces, tedy typicky:

• helpdesk@vasefirma.cz
• obchod@vasefirma.ce
• press@vasefirma.cz

Zprávy, které jsou napojeny na proces, jsou automaticky směrovány ke zpracování lidem, kteří je mají na starost.

Soukromá adresa

Systém můžete propojit s konkrétní složkou vlastního emailu. Do systému jsou pak automaticky ukládány emaily, které přesunete do této složky. Snadno tak můžete předávat zprávy, které dorazí na váš email, ke zpracování dalším lidem.

Výhodou tohoto nastavení je, že:

• Nemusíte zprávy nikam přeposílat – nevzniká tedy zmatek v tom, jestli jste odpovídali, nebo ne
• Zprávy zůstávají ve vašem mailboxu – po stažení je systém přemístí do složky zpracovaných zpráv, ale nesmaže je
• Jejich zpracování můžete předat komukoli a odpovídat bude z vlastního emailu nebo z emailu, který pro daný proces zvolíte
• Nikde se nedostane k jiným emailům z vaší schránky, než z té, kterou nastavíte. Můžete tak snadno a rychle předávat zprávy ke zpracování a nemusíte s nikým (např. sekretářkou) sdílet přístup ke všem emailům.

Proč archivovat komunikaci v AyMINE

Archiv zpráv v AyMINE vidí ti pracovníci, kteří potřebují. Dostanou se archivovaným emailům bez ohledu na to, komu přišly.

Sdílené zpracování a archivace emailů přináší zásadní úspory:

• Zprávy nemusíte přeposílat ostatním na vědomí nebo k uložení, protože se k nim dostanou, když je budou potřebovat
• Jasně oddělíte zprávy podle jejich významu jejich zařazením k obchodním případům, nebo příslušným procesům
• Ušetříte nemálo diskového prostoru, když budete zprávy a přílohy archivovat jedno a ne v mnoha kopiích v emailových schránkách všech, kdo zprávu dostali

Nezapomeňte, že email není bezpečný

Emailem byste neměli posílat žádné obchodní nebo jakkoli jinak citlivé zprávy a dokumenty. Pokud komunikujete s obchodními partnery, např. externími spolupracovníky, laboratořemi apod. měli byste si vyměňovat veškerou dokumentaci pouze bezpečnými cestami.

Pro bezpečnou komunikaci doporučuejme bezpečnou bránu..