Pracovník

Bez evidence zaměstnanců se žádná firma neobejde

• Příbuzné odkazy
• Možnosti personalistiky
• Možnosti pracovníka
• Pracovník HR
• Vedoucí HR
• Časté otázky
  • Musí být zaměstnanec uživatelem systému?
  • Je možné rušit a obnovit záznam o pracovníkovi?
• Personalistika nejsou jenom data
  • Slouží AyMINE i jako digitální archiv osobních údajů?

Evidence pracovníků umožňuje evidovat potřebné a užitečné informace o zaměstnancích, spolupracovnících, jednatelích a jiných lidech, kteří mají s organizací smlouvu. Registrovaný pracovník může, ale nemusí být uživatelem systému, ale pokud jím je, dává evidence výrazně větší možnosti automatizace personální agendy.

Příbuzné odkazy

• Více o rolích podporovaných modulem.
• Více o bezpečnosti dat personalistiky.
• Osobní složka zaměstnance.
• Jednoduchý návod pro založení nového pracovníka – PDF infografika
• Přehled personálních informací pro pracovníka

Možnosti personalistiky

Evidenci zaměstnanců si udržuje personální oddělení, ale je přístupná každému zaměstnanci pro jeho vlastní přehled

U zaměstnance je možné

• Evidovat pracovní vztahy, které má a historicky měl
• Evidovat dovolené a pracovní volna
• Udržovat přehled vzdělání, kvalifikace a školení
• Udržovat přehled hodnocení od vedoucího
• Držet elektronicky všechny dokumenty
• Udržovat přehled o čerpaných benefitech

Možnosti pracovníka

Pracovník, který je uživatelem systému, má možnost:

• Vidět přehled své dovolené (čerpání a nároku na dovolenou)
• Zaslat žádost o dovolenou
• Nahlížet do složky své dokumentace (v souladu s GDPR právem)
• Vznášet připomínky, pokud dokumentace není správná
• Vznášet žádosti na benefity

Pracovník HR

• Má možnost evidovat vybrané zaměstnance
• Přidávat nové zaměstnance a zřizovat jim účty v systému
• Blokovat uživatele (blokování je určeno pro případy, kdy pracovník např. oznámí ztrátu notebooku nebo narušení bezpečnosti na služební cestě)
• Zasahovat do složky dokumentů zaměstnance

Pracovník HR vidí informace pouze o zaměstnancích, které má na starost. Jednoho zaměstnance může mít na starost více pracovníků HR (důležité pro zajištění zastupitelnosti).

Vedoucí HR

Vedoucí má stejná možnosti, jako pracovník HR, kromě toho má možnost určovat, který pracovník HR smí pracovat se složkami kterých pracovníků.
Vedoucí má právo generovat sestavu s přehledem pracovníků pro účely vstupu do mzdového systému.

Vedoucí HR má možnost udělit pověřit personalistu správou pracovníka. Více k tématu viz oddíl Odpovědný personalista.

Časté otázky

Musí být zaměstnanec uživatelem systému?

Zaměstnanec nemusí mít účet a nemusí být uživatelem systému. Nebude samozřejmě možné využívat nástrojů komunikace s ním a dokumentace např. seznámení se s povinnou dokumentací, hodnocením školení apod.

Pokud zaměstnanec je současně uživatelem, umožňuje systém plnou podporu funkcí, které zjednodušují administrativu i dávají zaměstnancům užitečné přehledy.

Je možné rušit a obnovit záznam o pracovníkovi?

Ano, záznam o pracovníkovi je možné zrušit nebo i smazat. Je ale nutné, aby u pracovníka nebyly registrovány žádné aktivní smlouvy.

Systém podporuje stavy:

• Aktivní pracovník – v tomto stavu je možné vytvářet a měnit záznamy o smlouvách
• Připravený – záznam je připravován, ale pracovník ještě není aktivní.
• Všechny smlouvy ukončeny – byl ukončen poslední kontrakt pracovníka
• V koši – složka je odstraněna v koši, není viditelná ani mezi uzavřenými složkami. Odstranit je možné pouze uzavřenou složku, nebo složku v přípravě (neaktivní). Stav odpovídá vyřazení z archivu

Zcela odstranit je možné složku, která byla předtím smazána do koše. Teprve skutečné odstranění z koše je ekvivalentem skartace.

Personalistika nejsou jenom data

Systém vám poskytuje mnohem více, než jen data o vzdělání pracovníků.

• Vedoucí mají kvalitní přehled, jak lidé v jejich týmu pracují
• Práce s pracovníkem začíná už před jeho přijetím. Systém vám proto poskytuje kompletní podporu pro práci s uchazeči o zaměstnání.
• Celý tým s vámi i spolu může diskutovat pomocí otevřených i uzavřených interních diskuzí.

Slouží AyMINE i jako digitální archiv osobních údajů?

Ano, o digitálním archivu personalistiky je více zde. AyMINE je plně v souladu s GDPR.