AyMINE – Technická dok. (anglicky)
Obchodní procesy
Správa ceníků
Řízení projektů
Komunikace a sdílení informací
Komunikace, porady, rozhodování
Vnitrofiremní procesy
Systém řízení ISM - Integrovaný systém managementu staví pevné základy kvalitnímu vnitřnímu fungování firem
Metodické rámce
Formalizace systému řízení do metodických rámců zakotví systém řízení v popsanýcj pravidlech- Systémy řízení podporující různé standardy
- Dokumentace, která tvoří součást systému řízení
- Odpovědnosti za úrovně systému řízení
- Povinnosti formují metodické rámce
- Politiky a směrnice
- Terminologie a názvosloví
- Vzorový úkol – Pracovní postup
- Objekty vztahující se ke vzorovému úkolu
- RACI matice
- Stanovení odpovědnosti za úkol v metodice
- Řízení posloupnosti úkolů
- Zahajující události
- Aktivace události z úkolu
- Vzor protokolu / záznamu
- Klíčové slova pro automatizaci dokumentů a šablon
- Vzorové riziko
- Řízení zlepšení a preventivních opatření
FMEA & HARA
Správa majetku
- Produkty, aktiva, nákup a prodej
- Sdílený analytický model urychluje a usnadňuje spolupráci
- Dodavatel produktu
- Kategorie produktů
- Vlastnost produktu nebo výrobku
- Cíl projektu
- Přehledy nabídek
- Přepočítat nabídku a objednávku
- Přehledy objednávek
- Produkty a zboží
- Stav produktu a jeho změna
- Původ produktu
- AyMINE | Správa kritérií kvality
- K čemu jsou kritéria kvality
- Správa fyzických i virtuálních prostor
Personalistika
- Modul personalistiky, HR v ekosystému AyMINE
- Správa personálních digitální dokumentů v souladu s GDPH
- Modul Personalistika - uživatelská oprávnění
- Evidence a správa pracovníků
- Role a odpovědnosti pověřeného personalisty
- Osobní pracovní přehled pracovníka
- Přehled vlastních pracovníků
- Synchronizace pracovníků a uživatelů systému
- Evidence pracovních smluv a dohod
- Evidence uchazečů o práci
- Přehledy výkonnosti pracovníků
- Změna vedoucího oddělení
- Právo spravovat kvalifikace uživatelů
- Pracovní pozice a pracovní role v personalistice
- Kvalifikace, schopnost / dovednost
- Evidence úrovní zkušeností pro pracovníky
- Kvalifikace uživatele, pracovníka nebo kontaktu
- Právo spravovat kvalifikace uživatelů
- Kvalifikace uživatele nebo kontaktu
- Správa údajů o oddělní / divizi
- Bezpečnost modulu personalistiky
Technická podpora – helpdesk
CRM & Správa kontaktů
- Uživatelská dokumentace k modulu CRM
- Správa a ochrana adresářů ve firmě
- Seznam a správa adresářů
- Správa kontaktů podporuje bezpečnost i sdílení dat
- Skupina kontaktů v adresáři
- Přehled zákaznických objednávek
- Skupiny kontaktů pomáhají členění adresáře a obchodu
- Ochrana osobních a obchodních údajů
- Generování automatických zpráv ze CRM i s pomocí AI
- Přehled informací o přijatých a odeslných zprávách
- Hromadná komunikace s členy, klienty a akcionářit
- Odkaz v hromadné zprávě pro nastavení preferencí
- GDPR: Zapomenutí subjektu
Systémové moduly
Správa systému
Multitenant administrace
Rozhraní na jiné systémy
Konfigurace web služeb
Nastavení web konektorů a služeb pro komunikace s web portály a externími systémyKonektor na ERP Abra Gen
Sabre: webDav, calDav
Konektor na Enterprise Architect
Integrovaný systém řízení
- Co je systém řízení
- Příklady metodických rámců, které tvoří systém řízení
- ITIL - Příklad zpracovaného metodického rámce
- Více informací
Co je systém řízení
Integrovaný systém řízení je nástrojem, kterým stanovujte cíle, definujete co je správné a co ne a standardizujete způsob práce. Systémem řízení vede pracovníky k tomu, aby dodržovali cíle, které vedení firmy dodržovat chce a používali k tomu vyzkoušené postupy a nástroje.
Příklady metodických rámců, které tvoří systém řízení
Metodické rámce obvykle implementují oblasti kolem některé z norem, které dávají ve firmě smysl:
- Metodický rámec řízení kvality; za základ bude mít standard ISO 9001.
- Systém řízení projektů (běžnější název bude: Projektová metodika) podle standardů ISO 26262 / Automotive SPICE, Často se používá i PMBOK nebo Prince 2, které sice nejsou ISO normami, ale plní podobou úkolu.
- Systém řízení informatiky (IT) - Výchozím metodickým rámcem bude ITIL, který je promítnout do interního systému
- Systém hodnocení vnitřní úrovně managementu a strategie (EFQM Model)
- Systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví (OHSAS 18001)
- Systém enviromentálního managementu (ISO 14001 / EMS)
- Systém řízení bezpečnosti informací (ISMS / ISO 27000)
Externí standardy stanovují požadavky na metodické rámce. Interní systém řízení ale musí stát na interních pravidlech, standardech a postupech, které tvoří vlastní systém řízení – směrnice, procesy, metodické postupy. Každou z nich vytváří vlastníci procesů, většinou manažeři.
Má smysl zakoupit hotový metodický rámec?
Metodický rámec můžete mít zakoupený od externí firmy. Před nasazením do praxe je třeba pečlivě revidovat, kde odpovídá vašim potřebám a kde ne. Normy a standardy, které jsou certifikované (např. ISO 9001, částečně ITIL) jsou vytvářeny tak, aby definovaly požadavky, ale ne postupy. Komerční zpracované metodické rámce naopak definují způsob práce a rozdělení odpovědností, tedy oblasti, kterým se standardy záměrně vyhýbají. Ke komerčním metodickým rámcům je proto třeba přistupovat jinak, než k normativním metodikám a upravit je tak, aby práce u vás byla efektivní.
Hlavní specifika firem
Každá firma je v něčem specifická. Z hlediska metodických rámců mají největší vliv:
- Styl práce – zejména zda preferuje firma týmovou spolupráci nebo individuální úkoly
- Způsob přidělování odpovědností a kompetencí. Ten hodně souvisí s:
- Odbornou úrovní pracovníků, která zase nepřímo souvisí s tím, jaký typ manažerů firma preferuje, protože ti zas formují, jakému typu lidí je v jejich týmech dobře.
- Způsob operativního řízení vychází i určuje odbornost lidí na různých úrovních
Přímo v AyMINE jsou metodické rámce odpovídající různým normám k dispozici. I zde se počítá s tím, že si je upravíte nebo vám pomůžeme je upravit pro vaše potřeby. Můžeme provést kvalitní popis vašich současných procesů a přesně upravit procesy v AyMINE aby odpovídaly vašim týmům
Jak si k sobě stojí Systém řízení a SMJ
SMJ, tedy systém řízení kvality (někdy také QMS) stojí na standardu ISO 9001. Jak název napovídá, zabývá se „pouze“ oblastí kvality. ISM je širší pojetí kvalitního řízení společnosti. Kvalitním řízením se v rozumí široké použití pojmu kvality na všechny oblasti fungování firmy, kdežto ISO 9001 potažmo SMJ se soustředí na cíl kvalitních výrobků (a částečně i služeb), které firmu opouští směrem k zákazníkovi.
Systém řízení s pomocí AyMINE
AyMINE nabízí správu metodických rámců, ale také technologii pro efektivní řízení, ktré metodické rámce vyžadují:
- Řízení procesů, porad a projektů
- Zabezpečení informací
- Zajištění vzdělávání a distribuci informací
- Automatizaci nevýrobních procesů, která zvyšuje rychlost, přesnost a opakovatelnost činností
- Automatickou reakci na business i systémové události
Vytvoření ISM – videonávod
Školení, jak se metodický rámec vytváří, je na videu. Celé ho můžete shlédnout zde.
(Poznámka: Samotný AyMINE systém se stále vyvíjí, takže video neodpovídá současným možnostem, ale principy ukáže.)
Jak se tvoří metodický rámec a celý systém řízení
Každý metodický rámec může obsahovat všechny potřebné typy záznamů. Na pracovní ploše máte rozpracované záznamy, ale celý systém tvoří záznamy od směrnic po pracovní postupy a šablony.
Přechod z metodického rámce se k systému znamená začlenění technologií, které jsou pro efektivní naplnění požadavků potřebné. Tento přechod je v praxi zásadní. Bez něj zůstanou sebelepší dokumenty jenom dokumenty ve složkách, protože jim bude chybět uvedení do praxe.
AyMINE zásadním způsobem pomáhá, aby se z teorie, jak by se věci dělat měly, stala praxe, jak se věci skutečně dělají.
Systém řízení, který obsahuje nástroje, pomáhá prosadit cíle vedení
- Napomáhá jejich plnění
- Brání lidem, aby je neplnili. Ideálně jinou cestu, než cíle plnit buď znemožní, nebo rychle odhalí
Ukázka systému řízení v souladu s ISO 26262
Obrázek níže ukazuje náhled na rozpracovanou systém řízení podle ISO 26262:
Automatizace procesů řízení
Automatizace procesů je klíčovým prvkem, který metodické požadavky uvádí do praxe:
- Práci zjednodušují
- Poskytují lidem ke každému úkolu přímo návodku, jak postupovat, takže umožňují zrušit velkou část školení
- Usnadňují zavádění změn
- Sbírá potřebné podklady potřebné pro audit, vyhodnocování a zlepšování činností
Unikátním přístupem AyMINE sjednocuje tvorbu metodického rámce a automatizace úkolů. Správa systému řízení je tak současně přímo i cestou k automatizaci.
Obrázek níže ukazuje, co všechno do řízení kvality patří (kliknutím přejdete na stránku, které jednotlivé prvky rozebírá).
ITIL - Příklad zpracovaného metodického rámce
ITIL je komplexní sadou pravidel, doporučených návodů a postupů, jak spravovat informační technologie.
ITIL verze 5 můžete vzít a říct, Toto budeme dělat. Nemůžete ale říct: Takto to budeme dělat. ITIL, stejně jako jiné metodiky, nejde do dostatečných detailů, aby byl přímým pracovním postupem. Snadno podle něj připravíte politiky i směrnice a definuje vám, jaké máte mít procesy. Ale pracovní postupy musí vycházet na jedné straně ze směrnic, ale na druhé z technologií a nástrojů, které máte, nebo které si pro dodržování ITIL pořídíte.
Aby ITIL ve vaší firmě „fungoval“, musíte pořídit technologie
Technologie, které z ITIL metodiky udělají systém řízení IT
V podstatě nezbytnými technologiemi jsou:
- Nástroj pro správu incidentů
- Systém řízení úkolů s kontrolou jejich plnění
- Nástroj pro řízení helpdesk tiketů
- Nástroj pro ochranu a zabezpečení přístupových údajů
- Technologie hodnocení provozu a zabezpečení IT infrastruktury
Firmy, které používají ITIL, mají většinou i vývoj, takže potřebují i:
- Nástroj pro správu požadavků
- Nástroj pro řízení projektů
- Systém pro správu verzí, dokumentace a testů
AyMINE je řešením pro ITIL
V AyMINE máte většinou potřebných technologií, takže s ním vybudujete informační a procesní řízení IT i spolupráce IT týmů s uživateli a dodavateli. V jednom uceleném řešení je podpora všech procesů, správy informací a vyhodnocování dat potřebné pro řízení.
Více informací
Odkazy na související stránky: