Digitální personální archiv

Digitální archiv osobních složek

• Povinnost archivovat osobní složky.
  • Ochrana osobních údajů
  • Jak zajistit bezpečnost personálního archivu
  • Ochrana před ztrátou dat

AyMINE vám zajistí digitální archiv personální dokumentace. Můžete tak mít vše řádně uloženo a přitom plně v souladu s GDPR.

Povinnost archivovat osobní složky.

Organizaci je povinna údaje o pracovnících archivovat až 30 let. Objem takových dat – pokud by byly v papírové podobě – je veliký. S AyMINE můžete ušetřit hodně místa, zvýšit bezpečnost

Ochrana osobních údajů

Povinnost chránit osobní údaje pracovníků se týká jak aktuálních pracovníků, tak těch, co už z firmy odešli. Digitální archiv by nikdy neměl být dostupný širšímu okruhu lidí – ani všem personalistům – a rozhodně ne firmám, které se vám starají o IT.

Jak zajistit bezpečnost personálního archivu

Archivované osobní složky jsou dostupné výhradně na speciální přístupové právo. Právo je nastavováno nezávisle na ostatních právech personalistiky (ale pracovník musí být personalista). Máte tak jistotu, že personalisté nemohou dohledávat nebo z firmy vynést jakékoli informace o bývalých pracovnících.

Informace o pracovnících, kteří odešli před více než 1 rokem není možné dohledat mezi běžnými údaji, ale je nutné otevřít archivované údaje. Přístup do archivu je zaznamenáván a podle nastavení může být i vyžadováno, aby přistupující pracovníků uvedl důvod, proč do archivu přistupuje.

Ochrana před ztrátou dat

Celý digitální archiv je pravidelně archivován a jeho obsah uložen i v off-line zálohách. Máte tak jistotu, že sebevětší útok nenaruší plnění dokumentační povinnosti.