Digitální personální archiv

Digitální archiv osobních složek

• Základní pojmy personálního archivu
  • Živá složka
  • Archivovaná složka
  • Umístění složek
• Ochrana osobních údajů v digitálním archivu
  • Zajištění ochrany u stávajících pracovníků
  • Zabezpečení archivovaných složek
• Podpora práce s osobními složkami
  • Práce s živými složkami
  • Práce s archivovanými složkami
• Povinnost archivovat osobní složky.
  • Ochrana osobních údajů
  • Jak zajistit bezpečnost personálního archivu
  • Ochrana před ztrátou dat

AyMINE vám zajistí digitální archiv personální dokumentace. Můžete tak mít vše řádně uloženo a přitom plně v souladu s GDPR.

Základní pojmy personálního archivu

Živá složka

Živé složky se týkají pracovníků a pracovních poměrů, které jsou aktuální nebo ukončené nejpozději v předchozím kalendářním roce.
Živá složka se týká i uchazečů o práci v době, kdy se sbírají podklady pro jejich zaměstnání. V případě, že nakonec uchazeč nenastoupí, je složka skartována (nestává se z ní archivovaná).

Archivovaná složka

Archivovaná složka se týká pracovníků a pracovních poměrů ukončených před více než jedím rokem.
I současný pracovník může mít vedenou archivovanou složku, pokud měl dříve pracovní poměr, který už byl ukončen více než před rokem.

Umístění složek

Živé a archivované složky jsou vedeny samostatně. Samostatně jsou i spravovány přístupy k živým a archivovaným složkám. Pro pracovníky, kteří mají obě složky, jsou složky vnitřně propojeny (u živé je příznak, že existuje archivní), ale propojení nedává personalistovi možnostmi přímo do archivní složky nahlížet. Pokud vznikne potřeba do archivní složky vsoupit, musí požádat správce archivu o výpis.

Ochrana osobních údajů v digitálním archivu

Zajištění ochrany u stávajících pracovníků

U stávajících pracovníků staví systém ochranu především na kombinaci systémových práv a přidělené odpovědnosti. Data a soubory z personální složky jsou dostupné:

• Personalistovi, který má pracovníka na starost
• Dočasně zastupujícími personalistovi, který dostává přístup na omezený čas
• Vedoucímu personálního oddělení (může být nastaveno, zda toto právo je či není, ale z hlediska řešení případných stížností i pro provádění kontrol práce personalistů je právo pro vedoucího většinou nezbytné)
• Pracovník, které se údaje týkají

Samotné digitální kopie smluvních dokumentů standardně nejsou šifrovány (pak by je nemohl vidět pracovník), ale při požadavku na maximální ochranu mohou být šifrovány i "živé" smlouvy.

Zabezpečení archivovaných složek

U archivovaných složek je situace odlišná. Organizace je povinna je skladovat, ale přístup k nim je maximálně omezen. Data ze smluv - i ta, která byla původně v systému - jsou převedena do dokumentů a uložena do archivní složky. Složky jsou celé šifrovány, takže se k nim dostanou pouze pracovníci s přístupem k datovému trezoru.
Kromě samotného šifrování jsou data i nadále chráněna přístupovými právy. Datový trezor ale výrazně zvyšuje úroveň ochrany, protože i v případě kybernetického útoku, který by pronikl přímo na server archivu nebo k zálohám, nemůže dojít ke zneužití.

Podpora práce s osobními složkami

Práce s živými složkami

Živé složky se týkají pracovníků a pracovních poměrů, které jsou aktuální nebo ukončené nejpozději v předchozím kalendářním roce.

Práce s archivovanými složkami

Archivované složky vznikají archivací živé složky. V případě následných pracovních poměrů je složka doplňována o nové archivní záznamy.
Ke složkám v archivu je nutné oprávnění správě personálního archivu. Běžný personalista toto právo nemá.

Povinnost archivovat osobní složky.

Organizaci je povinna údaje o pracovnících archivovat až 30 let. Objem takových dat – pokud by byly v papírové podobě – je veliký. S AyMINE můžete ušetřit hodně místa, zvýšit bezpečnost

Ochrana osobních údajů

Povinnost chránit osobní údaje pracovníků se týká jak aktuálních pracovníků, tak těch, co už z firmy odešli. Digitální archiv by nikdy neměl být dostupný širšímu okruhu lidí – ani všem personalistům – a rozhodně ne firmám, které se vám starají o IT.

Jak zajistit bezpečnost personálního archivu

Archivované osobní složky jsou dostupné výhradně na speciální přístupové právo. Právo je nastavováno nezávisle na ostatních právech personalistiky (ale pracovník musí být personalista). Máte tak jistotu, že personalisté nemohou dohledávat nebo z firmy vynést jakékoli informace o bývalých pracovnících.

Informace o pracovnících, kteří odešli před více než 1 rokem není možné dohledat mezi běžnými údaji, ale je nutné otevřít archivované údaje. Přístup do archivu je zaznamenáván a podle nastavení může být i vyžadováno, aby přistupující pracovníků uvedl důvod, proč do archivu přistupuje.

Ochrana před ztrátou dat

Celý digitální archiv je pravidelně archivován a jeho obsah uložen i v off-line zálohách. Máte tak jistotu, že sebevětší útok nenaruší plnění dokumentační povinnosti.