Správa jedinečných identifikátorů

Systém vám umožňuje nastavit jedinečné identifikátory pro objekty

• Zkratka pro značky
• Režim značek
  • Úpravy povoleny
  • Uživatelsky definované značky
  • Úpravy nepovoleny
  • Nelze odblokovat
  • Nepoužívají se
• Zamknout značkované objekty
• Nastavení značek v hierarchii oblastí
• Kdy musí mít objekty jedinečné identifikátory
  • Jedinečný identifikátor a zákony

Nastavení se musí řídit účelem oblasti a metodikou, která bude v projektu či oblasti uplatňována. Značky mohou fungovat plně jako jedinečné identifikátory, ale nemusí.

Pokud chcete vědět, jak z čeho se jedinečný identifikátor může skládat, podívejte se do oddílu sem.

Zkratka pro značky

Zkratka je textová zkratka, která označuje oblast, projekt či metodiku. Zkratka je pak standardní součástí značek (v rámci šablony je zástupným symbolem @amark).

Režim značek

Úpravy povoleny

Pokud jsou určeny značky pouze pro uživatelské využití a nejsou stanovena pravidla pro spolehlivou identifikaci objektů, je nejvýhodnější nechat povoleny úpravy.

V rámci této volby budou novým objektům přidělovány značky, ale uživatel má právo je případně upravit. Umožňuje to např. změnit značku nového objektu na starý a starý smazat. Hlavně to ale umožňuje nastavit důležitým objektům značky snadno zapamatovatelné.

Uživatelsky definované značky

Při tomto nastavení systém značky nepřiděluje a jsou plně ve správě uživatelů. Nastavení je vhodné použít zejména v případě, kdy objekty dostávají značky mimo systém a jsou přenášeny do AyMINE.

Doporučujeme režim použít např. dočasně, když je třeba zadat externí objekty (např. uživatelské požadavky zadané zákazníkem. Následně je možné nastavení změnit a interní objekty číslovat systémově.

Úpravy nepovoleny

Značky jsou přidělovány systémem a uživatel je nemůže měnit. Režim tak dává jistotu, že jednou přidělená značka označuje vždy tentýž objekt.

Režim je vhodný zejména v situacích, kdy ze systému generujete textovou dokumentaci např. dodavatelům. Ti dostávají vaše značky a je důležité, aby se nemohly změnit poté, co byly jednou předány.

Nelze odblokovat

Jde o režim velmi podobný předchozímu – Úpravy nepovoleny. Tento režim, navíc, když je jednou nastaven, není možné změnit. Cílem je zablokovat nastavení a zabránit, aby jej mohl, byť dočasně, někdo vypnout.

Pokud je tento režim nastaven, změnu může provést pouze pracovník s právy správce oblastí projektů.

Nepoužívají se

Značky v tomto režimu není možné zadávat.

Zamknout značkované objekty

Check-box nastavuje, že objekty, které mají značku, není možné smazat.

Nastavení check-boxu zámku společně s režimem Nelze odblokovat vytváří režim podle pravidel spisové služby – objekt jednou vložený do oblasti (spisu) není možné přečíslovat ani odstranit.

Zámek dává jistotu, že v oblasti nikdo ani omylem nic neodstraní.

Pokud je nastaven režim značek Nelze odblokovat, není možné ani měnit nastavení tohoto check-boxu.

Nastavení značek v hierarchii oblastí

Nastavení režimu značek platí vždy pro oblast, projekt či metodiku, ve které je nastaveno.

Kdy musí mít objekty jedinečné identifikátory

Dle zkušenosti považujeme za vhodné, aby objekty měly značky nastavené tak, aby tvořily jedinečné identifikátory. Kdy to je ale nezbytné?

Jedinečný identifikátor a zákony

Jedinečný identifikátor mohou vyžadovat normy nebo standardy:

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě vyžaduje, aby každý spis měl svou značku. Když je AyMINE používán jako elektronická spisovna, je nutné nastavení v souladu s tímto zákonem
• Normy jako ISO 26262, ISO 21434 a další vyžadují, aby bylo možné provést audit, že se neztratil žádný záznam, např. požadavek. Je proto nezbytné, aby měly jedinečnou číselnou řadu, která kontrolu umožňuje. Pro plnění těchto norem není rozhodující, jako formu mají přesně identifikátory formu, kromě toho, že musí obsahovat pořadové číslo.