Přidělení nového úkolu

Přidelení úkolu v souladu s metodikami znamená jasně stanovit, kdo za co odpovídá, kdy má práci udělat a jak. Automatizací úkolů můžete ušetřit hodně práce, ale hlavně velmi pomoci efektivní práci a spolupráci.

• Přidělení úkolu členovi projektového týmu
• Přidělení úkolu do oblasti firmy

Přidělení úkolu je činností samozřejmou pro každý tým. Ale také je to první a jeden z nejdůležitějších momentů, kdy se rozhoduje o tom, jestli tým dodržuje pracovní postupy, nebo ne. Je zásadní rozdíl, jestli úkol přidělujete v podstatně bez zadání "nějak to udělej", nebo zadání zahrnuje vše všechny poinné části:

• Odpovědnosti v souladu s RACI maticí
• Termíny
• Pracovní postup
• Postup kontroly (checklist)
• Jasný odkaz na to, s čím se má pracovat (dokumenty, výrobky, klienti apod.)

Je samozřejmé, že ruční zadávání všech úkolu se vším, co by k tomu mělo patřit, není jednoduché. Proto se vyplatí zadávání automatizovat - samozřejmě tam, kde to dává smysl. Systémy řízení kvality by měl v pracovních postupech obsahovat všechno, co je součástí správné zadání - a proto AyMINE automatizuje zadávání úkolů právě jejich provázáním s jejich popisem v metodice (SMJ) - SMJ se pak stává základem pro celou automatizaci postupů.

Když systém vytvoří nový úkol z pracovního postupu (vzorového úkolu), přiřazuje správné pracovníky podle RACI - matice odpovědností. Způsob přidělování se liší podle toho, jestli jde o úkol do projektu, nebo ne.

Přidělení úkolu členovi projektového týmu

V projektu většinou nevznikají úkoly automaticky, ale vytváří je projektový vedoucí v rámci plánování a přidělování prací. Správně by měly vzniknout na základě vzorového plánu projektu. Jednotlivé kroky ve vzorovém plánu projektu jsou současně pracovními postupy projektové metodiky.

U projektový úkol má každý úkol stanovené projektové odpovědnosti - RACI matici projektových rolí. Při vytváření úkolu k plnění úkolu přiděleni pracovníci práce podle jejich rolí. (Pokud je v některé roli více lidí, dostane úkol vedoucí týmu, který jej může delegovat.)

Pokud v projektu není pracovník s požadovanou rolí, dostane úkol na starost vedoucí projektu. Po obsazení role správným pracovníkem může úkol na něj převést. Doporučujeme ale vždy obsadit všechny povinné projektové role pracovníky před plánováním dle vzorového projektového plánu.

Poznámka: U projektových týmů se nevyužívá nastavení odpovědné role.

Přidělení úkolu do oblasti firmy

Úkol, zejména když vzniká automaticky, musí mít přiřazeno, kdo jej má dostat na starost ke zpracování. Proto je u úkolu odpovědná role, které je úkol přidělen.

Jak přidělení probíhá?

• Pokud má roli přiřazen jen 1 pracovník, je úkol přidělen jemu
• Pokud má roli více lidí:
  • Má-i role vedoucího, dostane úkol vedoucí
  • Nemá-i role vedoucího, dostane úkol první ve skupině
• Pokud není role stanovena, nebo pokud ji nemá nikdo přiděleny, úkol se nevytvoří!

Poznámka: U úkolů do business oblasti se dosud nevyužívají kvalifikace pro projektové role. Úkol do business oblasti je přidělován pouze jednomu člověku, tým se pro něj nevytváří.